本节重点介绍光标、单元格和数据输入方法。
1.光标定位
Excel 在启动之后，光标自动定位在第一个工作表Sheet1 的A1 单元格，它的周围呈现黑色边框“
”，该单元格称为活动单元格，也称为当前单元格，即当前可以接受数据输入或编辑的单元格，其他单元格为非活动的单元格。
（1）单元格的光标定位
用鼠标单击某单元格，光标就会立即移到那个单元格，使其变成活动单元格。
使用键盘也可以激活某单元格使其成为活动单元格，例如使用上、下、左、右方向键，可使相邻的单元格成为活动单元格。在工作表中使用键盘移动和滚动活动单元格的按键如表5-2-2所示。
表5-2-2 活动单元格的定位按键及其功能
（2）单元格内容的光标定位
用鼠标单击某单元格，使之成为活动单元格，然后按F2 键，或双击单元格，或将光标定位在编辑栏，待出现光标“｜”后，如果该单元格已有数据，则使用键盘左右方向键可以将光标进行定位。
2.选择单元格区域
选择单元格区域主要是指单元格的选择、单元格内容的选择。单元格区域是输入、编辑的基础。
（1）单元格、列与行的选择
选择单个单元格。单个单元格的选择就是激活该单元格，其名称为该单元格的名称，例如B2、F6 等。
行和列的选择。对于行、列的选择，只需单击行标头或列标头，如图5-2-3所示。如果选择连续的行或列，只需拖动行标头或列标头。
图5-2-3 选择连续的行或列
选择一列，然后按下Shift 键的同时，单击其他列标头，也可选择连续的多列；若按下Ctrl 键可选择不连续的列。
一行或多行的选择与列的选择方法一样。
（2）选择连续单元格
连续单元格在选定时，首先将光标定位在所选连续单元格的左上角，然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角，或者按住Shift 键的同时，单击所选单元格的右下角，即为选定的连续区域。
选定区域第一个单元格为活动单元格，其为白色状态，其他选择区域为反黑高亮状态，名称框中显示活动单元格名，如图5-2-4所示。
图5-2-4 选择连续的单元格
（3）选择不连续单元格
按下Ctrl 键的同时，单击所选的单元格，或在其他区域拖动，就可以选择不连续的单元格区域，如图5-2-5所示。
图5-2-5 选择不连续的行或列
（4）选择当前工作表的全部单元格
单击工作表左上角的“全选”按钮，或者按下“Ctrl＋A”键，也可选择当前工作表的全部单元格。
（5）通过“编辑”组选择单元格
打开“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在其下拉菜单中执行“转到”命令。在弹出的“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮，打开如图5-2-6所示的“定位条件”对话框，在其中选择所需的条件。例如选择“常量”项后，其结果将对具有公式项的单元格不予选择。
若要取消对单元格的选择，只需用鼠标单击任一单元格。
图5-2-6“定位”选择对话框及定位条件
（6）单元格内容的选择
对单元格内容进行选择时，首先应处于这个单元格的编辑状态。双击某单元格，或将某单元格选定后，按下F2 键，这时我们看到单元格内有一条不断闪动的竖线。
①使用鼠标方法。在所要选取内容开始处按下鼠标左键不放，然后拖动到所要选择内容结束处。
②利用键盘方法。在所要选取内容开始处按下Shift 键，同时用左/右方向键将光标移到所要选择内容结束处。
3.工作表中的数据输入
在输入数据前，首先在单元格内定位光标，出现光标后即可输入数据。单元格中可以输入字符型、数值型、货币型、日期或日期时间型和逻辑型等多种类型的数据，也可以在单元格中输入批注信息及公式。
当在一个单元格内输入的内容需要换行时，按“Alt＋Enter”键。如果要在同一单元格中显示多行文本，可在“开始”选项卡下的“对齐方式”组中点击“自动换行”按钮即可。
（1）字符型数据的输入
字符型数据是指由首字符为下划线、字母、汉字或其他符号组成的字符串，输入单元格中默认对齐方式为左对齐。
如果输入的字符数超过了该单元格宽度（默认宽度为8 个字符），仍可继续输入，表面上它会覆盖右侧单元格中的数据，而实际上仍属于本单元格的内容。显示时，如果右侧单元格为空，当前输入的数据照原样显示，否则显示本身的内容。
确认单元格输入的数据可以按光标移动键或回车键或用鼠标单击其他单元格。
有时，需要把一些纯数字组成的数字串当作字符型数据，比如身份证号、学号、工号、邮编等。为避免系统把这些数字串误当作数据处理，在输入这些数字串时，前面要添加单引号，如：“’87654321”。
（2）数值型数据的输入
像＋34.56，-123，1.23E-3 等有大小意义的数据，称为数值型数据。对数值型数据的输入要注意以下几点：
①在输入正数时，前面的加号可以省略，负数的输入则要用“（）”或“-”开始，如-110 或（110）。
②纯小数可以省略小数前面的0，如0.8 可输入为“.8”。
③允许添加千分符，如12345 可输入为“12，345”。(www.xing528.com)
④数的前面若加了¥或＄符号就具有货币含义，计算时大小不受影响。
⑤若在数尾加%符号，表示该数除以100。例如12.34%，在单元格内虽然显示为12.34%，但实际值是0.1234。
⑥可以以分数的形式输入数值。一个纯分数输入时必须以0 开头，然后按一下空格键，再输入分数，如输入“1/2”的过程是：先在单元格内输入0，然后按一下空格键，再输入1/2。输入带分数时，先输入整数部分，按一下空格键，然后再输入分数部分。
数值类型的数据在单元格中自动右对齐。
微视频：巧妙输入当前日期
（3）日期与时间型数据的输入
输入日期的格式为年/月/日或月/日，如2004/3/30 或3/30；输入时间的格式为“时：分：秒”，如10：35。
按下“Ctrl＋；”键，则输入当前系统日期。
按下“Ctrl＋Shift＋；”键或按下“Ctrl＋：”键，则输入当前系统时间。
输入的日期与时间在单元格中自动右对齐。
（4）输入逻辑值
可以直接输入逻辑值True（真）或False（假），一般是在单元格中进行数据之间比较运算时，Excel 判断后自动产生结果，居中显示。
（5）插入一个批注信息
在一个单元格中插入批注信息的操作方法是：选定某单元格→单击右键→单击菜单“插入批注”命令→在系统弹出的批注文本框中输入备注信息。单元格一旦输入批注信息，则在单元格右上角会出现一个红色的三角标记，当鼠标指向该单元格时就会显示这些备注信息。利用批注文本框也可以添加、删除这些批注信息。
（6）数据的取消
在输入数据的过程中，如果取消输入，可按Esc 键，或单击编辑栏左侧的取消“
”按钮。
4.Excel 的快速输入数据方法
（1）在连续区域内输入数据
在连续的区域内输入数据的方法为：首先选中所要输入数据的区域，在所选中的区域内：如果要沿着行的方向输入数据，则在每个单元格输入完后按Tab 键；如果要沿着列的方向输入数据，则在每个单元格输入完后按Enter 键。当输入的数据到达区域边界时，光标会自动移动到所选区域的下一行或下一列的开始处。
（2）输入相同单元格内容
内容相同的单元格的输入方法：按下Ctrl 键不放，选择所要输入的相同内容的单元格。单元格选定后，输入数据并按下“Ctrl＋Enter”键，则刚才所选的单元格内都将被填充同样的数据，与此同时，新数据将覆盖单元格中的已有数据。
（3）自动填充
Excel 设置了自动填充功能。利用鼠标拖动填充柄和定义有序系列，用户可以很方便地输入一些有规律的序列值，如1，2，3 等。每个选定单元格或矩形区域都有一个填充柄，把鼠标移动到选定区域的右下角，鼠标就会变成黑“＋”字，这个黑“＋”字就被称为填充柄，如图5-2-7所示。如果选定整行或整列，填充柄处于单元格的右下角。用户可以自定义是否使用填充柄。
微视频：高效的数据输入
图5-2-7 填充柄
选定待填充数据的起始单元格，输入序列的初始值，如1。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值，如2。两个起始数值之差，决定该序列的步长。然后选定这两个单元格，并移动鼠标指针到选定区域的右下角附近，这时指针变为黑“＋”字，按下鼠标左键拖动填充柄至所需单元格，如图5-2-8所示。
若升序填充，则从上向下或从左到右拖动；如果降序排列，则从下向上或从右到左拖动。放开鼠标左键，完成输入。
在拖动鼠标的同时，按住Ctrl 键，将选定的这两个单元格的内容，重复复制填充到后续单元格中。
如果没有在第二单元格输入数据，则在拖动时，将第一个单元格的数据自动填充；按住Ctrl 键进行拖动，将自动增减1。也可以用鼠标的右键拖动填充柄，在出现的快捷菜单中，选择“填充序列”。
（4）使用“填充”命令输入数据
可以使用菜单进行自动填充，其步骤为：
①在序列的第一个单元格输入数据，如输入1，在后面的一个单元格中输入2。
②选定序列所使用的单元格区域，如A3 ∶A5。
③打开“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“填充”按钮，在其子菜单中选择“系列”命令，打开“序列”对话框，如图5-2-9所示。
④在该对话框中选择“列”“自动填充”两个选项→单击“确定”按钮。
执行“编辑”组中的“填充”命令时，可以选择“向上填充”“向下填充”“向左填充”或“向右填充”，则把选定区域的第一个单元格的数据复制到选定的其他单元格中，这样的结果可以当作单元格内容的复制。
图5-2-8 利用填充柄填充数据
（5）自定义序列
如果Excel 提供的序列不能满足需要，这时可以利用Excel 提供的自定义序列功能来建立所需要的序列，操作步骤如下：
①单击“文件”选项卡，选择“选项”命令。在弹出的“Excel 选项”对话框中选择“高级”选项，并单击“编辑自定义列表”按钮。在弹出的“自定义序列”对话框中，选择“新序列”，在“输入序列”框中输入新建立序列的每一项，输入一项敲一下Enter 键。例如输入“春季”“夏季”“秋季”“冬季”序列项，如图5-2-10所示。
图5-2-9“序列”对话框
图5-2-10 用“自定义序列”添加新序列
②单击“添加”按钮，即将自定义的这个新序列添加到“自定义序列”的列表中了，最后单击“确定”按钮完成。
按上述方法建立好自定义序列后，就可以利用填充柄或“填充”命令使用它了。例如用户在某单元格输入了“春季”后，拖动填充柄，可生成序列：春季、夏季、秋季、冬季。
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