企业管理中的控制职能概述

1.控制的概念

控制职能是指检查、监督和确定组织活动的进展情况，纠正偏差，从而确保总的计划及组织目标得以实现的过程。控制工作一般涉及三个基本问题：确定目标、衡量业绩和纠正偏差。控制职能是管理职能的组成部分，它属于保障性职能。没有计划、组织和领导，也就无从实行控制；没有控制，则无法保障计划、组织和领导职能的实施。

控制和计划是密切相关的，它们之间的关系具体体现在以下几个方面：

①计划为控制提供衡量的标准，控制是计划得以实现的保证。

②计划和控制的效果相互依赖、相互保证。

③一切有效的控制方法也是计划的方法，如预算、政策、程序、规则等。

④计划工作需要控制，如对计划的程序和质量实施控制，而控制工作也需要计划，如控制的程序和内容等需要制订计划。

2.控制的目标

控制职能有以下三个方面的目标。

（1）反馈信息。通过控制系统的信息反馈，不断接收企业内外部各方面的信息，企业同经营环境相适应。

（2）纠正偏差。综合性的管理控制，可以随时发现决策与计划中存在的问题，以便采取补救措施或进行必要的调整，从而尽可能减少损失，并为新决策与计划提供资料和依据，最终实现企业的经营目标。

（3）提高效益。通过各种专项控制，生产经营成本降低，质量改善，从而提高企业的经济效益。(www.xing528.com)

3.有效控制的要求

要使控制工作发挥作用，取得预期成效，应注意以下几点要求。

（1）控制系统应切合管理者的个别情况。控制系统和信息是为了协调每个管理者行使其控制职能的。如果所建立的控制系统不为管理者所理解、信任和使用，那么它就没有多大用处。因此，建立控制系统必须符合每个管理者的情况及其个性，使他们能够理解它，进而信任它并自觉地运用它。例如，不同的人提供的信息形式是不同的，统计人员和会计人员喜欢用复杂的表格形式；工程技术人员喜欢用数据或图表形式；甚至还有少数人，如数学家喜欢用数序模型。而对管理者来说，由于知识水平所限，不可能样样精通。因此，提供信息就要注意他们的个性特点，要提供那些能够为他们所理解和接受的信息。同样，控制技术也是如此。不同的管理者适用不同的控制技术。因为即使是很聪明的管理者，也可能由于专家的某些技术而被“难倒”。为此，一些明智的专家是不愿向他人去显耀他自己是如何的内行，而宁愿设计一种使人容易理解的方法，以使人们能够运用它。这样的专家愿意正视这一点，即如果他们能从一个虽然粗糙，但却合理的方法中得到80%的好处，那么总比有一个更加完善，但不起作用，因而一无所获的方法要好得多。

（2）控制工作应确立客观标准。管理中难免有许多主观因素存在，但是对于下级工作的评价不应仅凭主观来决定。在凭主观来控制的那些地方，管理者或下级的个性也许会影响对工作的准确评判。但是如果定期检查过去所拟定的标准和计量规范，并使之符合现实的要求，那么人们客观地控制他们实际执行情况也不会很难。因此，可以概括地说，有效地控制工作要求有客观的、准确的和适当的标准。

客观的标准是可以定量的，例如，每一个预防对象的费用，或工作完成的日期。客观的标准也是可以定性的，例如，一项专门性的训练计划，或者是旨在提高人员素质的专门培训计划。问题的关键在于，在每一种情况下，标准都应该是可以预定和考核的。

（3）控制工作应具有灵活性。控制工作即使是在面临着计划发生了变动，出现了未预见到的情况或计划全盘错误的情况下，也可以发挥它的作用。正如一位管理学家曾经指出的：“在某些特殊情况下，一个复杂的管理计划可能失常。控制系统应当报告这些失常的情况，它还应当含有足够灵活的要素以便在出现任何失常情况下都能保持对运行过程的管理控制。”换言之，如果要使控制工作在计划出现失常或预见性不到的变动情况下保持有效的话，那么所设计的控制系统就要有灵活性。这就要求在制定设计时，要考虑各种可能的情况，拟订各种抉择方案。一般来说，这一要求仅仅是应用于计划失常的情况，而不适用于在正确计划指导下人们的工作不当的情况。

（4）控制工作应讲究经济效率。控制所支出的费用必须是合算的。这个要求是简单的，但做起来却常常很复杂。因为一个管理者很难了解哪一个控制系统是值得的，以及它所花费的费用是多少。所谓经济效益是相对而言的，它随经营业务的重要性及其规模不同而不同，也随在缺乏控制情况下的花费情况与一个系统能够做出的贡献情况而不同。例如，为调查某个产品的质量问题花费大量的人力和时间去拟定调查表格被认为是值得的。但谁也不能说花费同样的费用去拟定一个旨在了解本单位人员技术状况的表格是合算的。

由于控制系统效果的一个限定因素是相对的经济效益，因而自然就在很大程度上决定了管理者只能在他认为是重要的方面选择一些关键问题来进行控制。因此可以断言，如果控制技术和方法能够以最小的费用或其他代价来探讨和阐明偏离计划的实际原因或潜在原因，那么它就是有效的。

（5）控制工作应有纠正措施。一个正确有效的控制系统除了能揭示出哪些环节出了差错，谁应负责外，还应确保能采取适当的纠正措施，否则，这个系统就等于名存实亡。应当记住，只有通过适当的计划工作、组织工作、人员配备工作、领导工作等方法能够揭示或纠正所发生偏离计划的情况，才能保证该控制系统是正确的。

（6）控制工作应具有全局观点。组织的总目标是要靠各部门及成员协调一致的活动才能实现的，然而在实际工作中，许多管理者在进行控制工作时，往往从本部门利益出发，只求能正确实现自己局部的目标而忽视了组织目标的实现。对于一个合格的管理者来说，进行控制工作时不能没有全局观点，他要从整体利益出发来实施控制，将各个局部的目标协调一致。

（7）控制工作应面向未来。一个真正有效的控制系统应能预测未来，及时发现可能出现的偏差，预先采取措施，调整计划，而不是等出现了问题再去解决。