Access数据库应用技术教程教你如何优化报表

1.设置报表格式

为了使报表美观、实用，系统设计了6种报表格式。在创建报表的过程中或报表设计完之后，打开报表的设计视图方式，选择Access的“格式”菜单下的“自动套用格式”命令，弹出如图7-37所示的“自动套用格式”对话框，有6种报表格式供用户从中选择，可在打印预览视图中查看报表设计效果。

图7-37 “自动套用格式”对话框

2. 设置标题格式

【例7.10】优化名为“按班号分组的报表”报表的标题。

参见图7-35，继续下面的操作：

（1）确定标题位置。单击标题，使鼠标箭头变成“小手”，则可在报表页眉的任意处直接拖动标题，也可使用鼠标选择标题边框的“小黑块”，直接拖动，直至适当位置。

（2）若要修饰标题，如改变标题的字体、字型、字号、颜色、标题的背景色、背景样式等，可进行如下操作：

使用鼠标指向选中的标题（见图7-35）并右击，弹出快捷菜单，如图7-38所示。若要了解更多标签属性，还可在该快捷菜单中，选择“属性”命令，弹出图7-39所示的“标签”属性对话框，从中选择合适的参数。

图7-38 标题的快捷菜单

图7-39 标签属性对话框

例如，在“标签”属性对话框中，选择“全部”选项卡中的“字体名称”（单击右侧的下三角按钮）下拉列表中的“宋体”选项。从“字号”下拉列表中选择12号字，打印预览效果如图7-36所示。

3.添加背景图案

在数据库窗口中，复制一个与名为“按班号分组的报表”内容一样的报表，并重命名为“添加背景图案的报表”。

操作步骤如下：

（1）打开名为“添加背景图案的报表”的设计视图，如图7-40所示。

（2）添加背景图案，需对整个报表设置属性。单击报表左上角的小方块，使其弹出黑色小方块，右击黑色小方块，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，弹出“报表”属性对话框，如图7-40所示。

图7-40 “添加背景图案的报表”的设计视图

（3）在“报表”属性对话框中单击“图片”栏，则弹出“插入图片”对话框，单击“图片”栏右侧的“⋯”按钮，弹出“查找图片”对话框，从中指定位置、图片名称，即可将指定图片添加到报表中。还可设置图片类型，如设置图片类型为“嵌入”，“图片平铺”选择“是”，表示图片平铺。关闭该对话框后，再选择“视图”菜单下的“打印预览”命令，则可看到报表的样式，如图7-41所示。

图7-41 添加了背景图案的报表

4.添加日期时间

在数据库窗口中，复制一个与名为“添加背景图案的报表”内容一样的报表，并重命名为“添加日期时间的报表”。

注意：添加日期时间、页码、分页符与计算公式均在名为“添加日期时间的报表”的报表中实现。

【例7.11】在名为“添加日期时间的报表”的报表中添加日期时间。

操作步骤如下：

（1）在“报表”对象下，选定名为“添加日期时间的报表”的报表，双击打开该报表，再使其处于“设计视图”方式，也可以用鼠标指向该报表名并右击，从弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，如图7-42所示。(www.xing528.com)

图7-42 “添加日期时间的报表”的设计视图

（2）选择“插入”菜单下的“日期时间”命令，弹出“日期与时间”对话框，如图7-43所示，从中选择一种日期格式，单击“确定”按钮，则在报表设计视图的报表页眉处，出现了日期时间函数，使用鼠标适当调整其位置。

（3）切换到打印预览视图，可看到效果，如图7-44所示。

图7-43 “日期与时间”对话框

图7-44 “添加日期时间的报表”打印预览

5.添加页码和分页符

一般在报表的页眉或页面页脚处添加页码。分页符的添加是根据报表的需要而定。

【例7.12】在名为“添加日期时间的报表”的报表中添加页码和分页符。

操作步骤如下：

（1）在“报表”对象下，打开名为“添加日期时间的报表”报表的设计视图（见图7-42）。

（2）选择Access“插入”菜单下“页码”命令，弹出“页码”对话框，如图7-45所示，从中选择一种页码格式，单击“确定”按钮，则在该报表设计视图中弹出图7-42所示的页码函数（系统自动使用了函数）。

（3）选择Access“视图”菜单下的“打印预览”命令则可看到图7-43所示的在“添加日期时间的报表”报表标题下方插入了页码（插入位置可随意调整）。

（4）插入分页符。在工具箱中，使用鼠标指向“分页符”工具，并用鼠标拖到报表设计视图中，则出现标示，将其放到一个适当的位置即可（见图7-42）。

图7-45 “页码”对话框

（5）选择“视图”菜单下的“打印预览”命令则可看到报表的设计效果（见图7-44）。如果报表输出时，不只一页，可使用报表最底层的翻页符等，如图7-48所示。分页符的效果只能在打印中看到。

6.添加计算公式

在报表设计中，不仅可以输出报表中各个记录的内容，还可实现一些计算，使得报表可观、实用，这要使用计算控件来实现。

【例7.13】在名为“添加日期时间的报表”报表中的组页脚中插入计算人数的公式。

操作步骤如下：

（1）打开“添加日期时间的报表”的设计视图，单击工具箱的“标签”工具，拖入报表的班号页脚处，在其中输入“人数”，单击工具箱的“文本框”工具，拖入报表的班号页脚处，该“文本框”中显示“未绑定”，可在“未绑定”文本框中直接输入公式“＝Count（*）”。

（2）还可将鼠标指向该文本框右击，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，弹出图7-46所示的“文本框”对话框，在“控件来源”栏直接输入公式，也可单击“控件来源”栏右侧的“⋯”按钮，弹出图7-47所示的对话框，这两种方法的效果是一样的。在该对话框中，还可借助该对话框下面的字段名、函数集来完成计算公式的输入，在该对话框中输入公式“＝Count（*）”，然后单击“确定”按钮。

图7-46 “文本框”对话框

图7-47 “表达式生成器”对话框

（3）选择“视图”菜单下的“打印预览”命令，则可看到报表的效果（见图7-44）。

（4）如果对分组的有关字段完成计算合计，应将公式放在组页眉或组页脚处，若求数据表的总合计，则应将公式放在报表页脚处。