使用简单查询向导创建选择查询，查询性别为女的字段和记录

所谓选择查询，就是在已建立的“表”或“查询”数据源中查询出符合某些条件的记录，或对数据源中的字段进行有选择的查询。

1.使用“简单查询向导”创建一个不带任何条件的查询

【例5.1】在学生信息管理数据库中，使用向导创建查询，对学生信息表中的字段进行选择。

注意：本例题的操作，主要体现操作步骤，即创建一个不带条件的简单查询。

操作步骤如下：

（1）打开“简单查询向导”对话框。

①启动Access，打开“学生信息管理数据库”，将对象选定为“查询”，如图5-4所示。在数据库窗口中，双击“使用向导创建查询”选项，弹出“简单查询向导”对话框（一），如图5-6所示。

②还可以单击数据库工具栏上的“新建”按钮，在“新建查询”对话框中（见图5-5），再双击“简单查询向导”选项，也会弹出“简单查询向导”对话框（一），如图5-6所示。

图5-4 查询对象窗口

图5-5 “新建查询”对话框

图5-6 “简单查询向导”对话框（一）

（2）在图5-6所示的对话框中可对数据源的字段全部选择或有所选择。

·“表/查询”下拉列表框：可选择表或查询，这里选择“学生信息表”。

·“可用字段”列表框：选择创建的查询所需要的字段。

·“＞＞”按钮：如果选择全部字段，则可单击“＞＞”按钮。

·“＞”按钮：若选择其中某些字段，则在“可用字段”列表框中选定某一个字段后，双击该字段或单击“＞”按钮，选定字段将自动移到“选定的字段”列表框中。

·“＜＜”按钮：反之，也可使用“＜＜”将“选定的字段”列表框中的全部字段退至“可用字段”列表框中。

·“＜”按钮：将不需要的字段由“选定的字段”列表框中退至“可用字段”列表框中。

完成选择后，单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（二），如图5-7所示。

图5-7 “简单查询向导”对话框（二）

（3）在“简单查询向导”对话框（二）中，选中“明细”单选按钮，单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（三），如图5-8所示。

（4）在图5-8所示的对话框中为查询指定标题，并选中“打开查询查看信息”单选按钮，单击“完成”按钮，则弹出数据表视图下的查询结果，如图5-9所示。

图5-8 “简单查询向导”对话框（三）

图5-9 “简单查询”查询结果

（5）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若需要修改查询名称，可在数据库窗口中使用右键快捷菜单对其进行重命名。

2. 创建一个带条件的查询

创建一个带任意组合条件的查询就是创建一个对记录有选择的查询。在实现过程中，构造一个合理的条件表达式是至关重要的。下面将构造表达式的语法规则列在表5-1中，其规则也适用于SQL命令查询。

表5-1 表达式及运算符列表

注意：创建一个带任意组合条件的查询应首先进入查询设计视图，可以利用向导创建查询或在设计视图中创建查询。

【例5.2】使用“简单查询向导”创建一个选择查询，查询性别为“女”的所有字段和记录。

操作步骤如下：

（1）在数据库窗口中，选择“查询”对象，单击数据库工具栏的“新建”按钮，在“新建查询”对话框中（见图5-5），双击“简单查询向导”选项，弹出“简单查询向导”对话框（一）（见图5-6）。在该对话框中的“可用字段”列表框中，选择创建查询所需的字段。

（2）单击“下一步”按钮，弹出图5-7所示的“简单查询向导”对话框（二），选中“明细”单选按钮，单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（三），如图5-8所示。

（3）在该对话框中，为查询指定标题（这里为默认标题），同时选中“修改查询设计”单选按钮，单击“完成”按钮，打开查询设计视图，即“选择查询”窗口，如图5-10所示。

（4）在“选择查询”窗口中设置查询条件。

“选择查询”窗口分为两部分，一部分是字段列表区，另一部分是设计网格区，两个区域之间的分隔线与字段宽度调整边线，均可自行调整。用鼠标指向边线，当鼠标形状变为十字形时进行拖动，直至理想为止。

在“性别”字段栏对应的“条件”栏中输入“女”，“女”字可加半角的双引号，也可不加。

字段的选择，除了可以利用图5-6所示的“简单查询向导”对话框（一）来选择所需要的字段外，也可在图5-10所示的“选择查询”窗口中进行字段选择。可以直接双击字段列表区中某个字段名完成相应字段的选择。例如，双击窗口中的学生信息表的“电话”字段名，则“电话”字段名进入设计网格区的字段选择列表中。

图5-10 “选择查询”窗口

（5）单击Access工具栏的“！”（运行）按钮，弹出图5-11所示的查询结果。如果需要再次打开该查询（查询保存后），可直接双击该查询的名称。

（6）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若想定义其他名称，可在数据库窗口使用右键快捷菜单进行重命名。

图5-11 选择查询性别为“女”的查询结果

【例5.3】对学生信息表进行选择查询，查询出生日期在1988年1月1日后的所有字段和记录。

操作步骤如下：

（1）操作的前几步与例5.2相同，仅把弹出的“选择查询”窗口中的选择条件设置更改为：在“出生日期”字段对应的“条件”栏中输入条件“＞#1988-1-1#”，如图5-12所示。

图5-12 查询1988年1月1日以后出生的记录

（2）单击Access工具栏中的“！”按钮，则显示查询结果，如图5-13所示。

图5-13 在1988年1月1日以后出生的查询结果

（3）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若定义其他名称，可在数据库窗口使用快捷菜单进行重命名。

【例5.4】对学生信息表选择查询“是否代培”为“代培”（即该字段的属性值为﹣1）的所有记录的学号、姓名与是否代培。

操作步骤如下：

（1）其操作步骤与例5.2大致相同，仅在弹出的“选择查询”窗口中的设计网格区“是否代培”字段对应的“条件”栏中输入条件“﹣1”（表示真值），如图5-14所示。

（2）单击Access工具栏中的“！”按钮，则显示查询结果，如图5-15所示。

图5-14 设置“是否代培”的条件

图5-15 查询结果

（3）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若定义其他名称，可在数据库窗口使用快捷菜单进行重命名。

【例5.5】对学生信息表选择查询“是否代培”为“非代培”（即该字段的属性值为0）的记录，并显示该记录的学号、姓名和是否代培。

操作步骤如下：

（1）其操作步骤与例5.2大致相同，仅在弹出的“选择查询”窗口中的设计网格区“是否代培”字段对应的“条件”栏中输入条件“0”（表示假值），如图5-16所示。

（2）单击Access工具栏中的“！”按钮，则显示查询结果，如图5-17所示。

图5-16 “非代培”的条件选择窗口

图5-17 “非代培”条件的查询结果

（3）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统将自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若定义其他名称，可在数据库窗口使用右键快捷菜单进行重命名。

3.创建一个带“与”条件的查询

【例5.6】使用组合的“与”条件，对学生信息表选择查询“是否代培”为“非代培”（即该字段的属性值为0），同时性别为“男”的记录，并显示该记录的学号、姓名、性别和是否代培。

操作步骤如下：

（1）其操作步骤与例5.2大致相同，仅在弹出的“选择查询”窗口中的“条件”栏中设置选择条件，如图5-18所示。

图5-18 带“与”（And）条件的选择查询窗口

（2）单击Access工具栏中的“！”按钮，则显示查询结果，如图5-19所示。

（3）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统将自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若定义其他名称，可在数据库窗口使用右键快捷菜单进行重命名。

4.创建一个带“或”条件的查询

【例5.7】使用组合的“或”条件，对学生信息表选择查询“是否代培”为“代培”（即该字段的属性值为﹣1），或性别为“女”的记录，并列出该学生的学号、姓名、是否代培和性别。

图5-19 选择“非代培”与性别为“男”的查询结果

操作步骤如下：

（1）其操作步骤与例5.2大致相同，仅在弹出的“选择查询”窗口中做如图5-20所示的处理。在“是否代培”字段对应的“条件”栏中输入条件“﹣1”；在“性别”字段对应的“或”栏中输入条件“女”。

（2）单击Access工具栏的“！”按钮，则显示查询结果，如图5-21所示。

图5-20 社置查询条件：性别为“女”或“代培”的窗口

图5-21 性别为“女”或“代培”的查询结果

（3）保存该查询。关闭数据表视图窗口，系统自动保存该查询，查询名称默认为“数据源的名称”，用户若定义其他名称，可在数据库窗口中使用右键快捷菜单进行重命名。

提示：通过以上的示例可以知道，使用“简单查询向导”或使用“设计视图”创建查询均可实现如下功能。

（1）可对数据源的记录选择各种不同条件的查询，这些条件可以进行“与”或“或”的组合。

（2）可对数据源的字段全部选择或部分选择。

（3）可对创建查询中选择数据源的全部或部分字段的内容实现输出或不输出。(www.xing528.com)

5.查询中条件表达式实例

在使用“简单查询向导”时，需要注意查询中条件表达式的正确使用。下面，依据表5-1中所列的表达式与运算符再举几个例子加以说明“条件”的使用方法，这里略去操作步骤说明，仅注意在选择查询的设计视图中的“条件”栏中的输入内容。

（1）查询学生信息表中“简历”字段为空的记录。

在“简历”字段对应的“条件”栏中输入：Is Nu11

（2）查询学生信息表中“简历”字段不为空的记录。

在“简历”字段对应的“条件”栏中输入：Is Not Nu11

（3）查询学生信息表中“出生日期”在1988-1-1至1988-12-31之间的记录。

在“出生日期”字段对应的“条件”栏中输入：

Between #1988-1-1# And #1988-12-31#

或输入：

＞＝#1988-1-1# And ＜＝#1988-12-31#

（4）查询学生信息表中所有姓张的记录。

在“姓名”字段对应的“条件”栏中输入：Like（"张*"）

注意：在选择查询中，Like中的小括号输入与否均可。

（5）查询学生信息表中所有姓名中有“小”字的记录。

在“姓名”字段对应的“条件”栏中输入：Like"*小*"

（6）查询学生信息表中所有姓名为2个汉字的记录。

在“姓名”字段对应的“条件”栏中输入：Like（"？？"）

（7）查询学生信息表中“民族”为汉族或回族的记录。

在“民族”字段对应的“条件”栏中输入：In（"汉族"，"回族"）

6.在选择查询中实现计算

如果要在字段中显示计算的结果，可以使用Access提供的预定义计算或自定义的计算。

（1）使用聚合函数的预定义计算：在查询设计网格中，也可以指定影响计算和产生不同查询结果的条件。通过添加条件，可以限制。关于在查询设计网格“总计”行中的聚合函数与其他选项的使用说明，如表5-2所示。

表5-2 “总计”中的列表说明

使用聚合函数预定义计算的操作步骤：在创建选择查询的设计视图中，单击工具栏的“∑”（总计）按钮，则在选择查询设计视图下部分的操作框中出现“总计栏”，在该栏的下拉函数列表中列出系统提供的所有计算函数（名称），供用户选择，如图5-22所示，从中选择所需要的聚合函数 “总计”计算可对查询中的记录组或全部记录进行多种数量计算，如总计、平均值、计数、最小值、最大值、标准差和方差，以及“第一条记录”、“最后一条记录”、“表达式”和“条件”。

图5-22 “总计”下拉列表

（2）自定义计算：使用自定义计算，可以用一个或多个字段的数据对每个记录执行数值、日期的和文本计算。例如，使用自定义计算，可以将某一字段值乘上某一数量，找出存储在不同字段中的两个日期间的差别，组合“文本”字段中的几个值，或者创建子查询。

对于自定义计算，必须直接在设计网格中创建新的计算字段。创建计算字段的方法是：将表达式输入到查询设计网格中的空“字段”单元格中。因此，不能手动更新计算结果。

下面通过一些例题来介绍在选择查询中实现计算的功能。

【例5.8】建立一个统计学生信息表中各班人数的查询。（注意使用分组、计数）

操作步骤如下：

（1）查询对象中，单击“新建”按钮，双击“简单查询向导”选项，选择表名与字段。例如，选择了“学生信息表，与字段：班号，学号；

（2）单击工具栏的∑按钮，在班号对应的“总计”下拉列表中选择“分组”，在“学号”对应的“总计”框中的下拉列表中选择“计数”选项，选中“显示”复选框，如图5-23所示，当运行该查询（单击工具栏的运行按钮“！”）后，即可查看结果，如图5-24所示。

提示：在选择运算函数时，一定要使该字段能进行合理的运算。例如，可对奖学金字段进行多种数学运算，如求和，最大等，而不能对“性别”字段进行这些运算。

图5-23 各班人数的查询操作

图5-24 各班人数的查询运行结果

【例5.9】统计查询各个民族的人数分布。（注意分组、计数的使用）

操作步骤同“例5.8”。

在选择查询设计视图中，在“学号”对应的“总计”下拉列表中选择“计数”选项，在“民族”对应的“总计”下拉函数列表中选择“分组”选项，选中“显示”复选框，如图5-25所示。当运行该查询（单击工具栏的运行按钮！）后，即可得出结果，如图5-26所示。

图5-25 统计查询各个民族的人数操作示意

图5-26 统计查询各个民族的人数运行结果

【例5.10】计算查询成绩表的期末成绩，期末成绩＝期中成绩*0.3＋期末成绩*0.7。（注意表达式的用法）

操作步骤同“例5.8”。

在选择查询设计视图中，在“期末”栏的“总计”下拉函数列表中选择“表达式”选项，并在“字段”栏输入计算公式，选中“显示”复选框，如图5-27所示。当运行该查询（单击工具栏的运行按钮！）后，即可得出结果，如图5-28所示。

提示：在“期末”栏的“总计”下拉函数列表中选择“表达式”选项，并在“字段”栏输入计算公式，一定在“期末：”（期末后面输入冒号）后面再输入公式。

图5-27 计算查询成绩表的期末成绩操作示意

图5-28 计算查询成绩表的期末成绩运行结果

【例5.11】查询各个班级的总评成绩的平均值。（注意分组与平均值的应用）

操作步骤同“例5.8”。

在选择查询设计视图中，在“班号”栏的“总计”下拉函数列表中选择“分组”选项，并在“总评成绩之平均值”对应“总计”下拉函数列表中选择“表达式”选项，选中“显示”复选框，如图5-29所示。当运行该查询（单击工具栏的运行按钮！）后，即可得出结果，如图5-30所示。

图5-29 查询各个班级的总评成绩的平均值

图5-30 查询各个班级的总评成绩的平均值的运行结果

【例5.12】以学生信息表为数据源，查询该表中不同班级的人数（注意计数与分组的使用），在查询结果中添加人数字段（注意格式为“添加的字段名：”）。

提示：在添加的字段“人数：（冒号）”，其查询设计视图如图5-31所示，运行结果如图5-32所示。

图5-31 在查询结果中添加人数字段

图5-32 输出不同政治面貌的人数

【例5.13】以学生信息表为数据源，查询学生信息表中各班女生人数。（注意分组的应用）

操作步骤基本同于“例5.12”，该选择查询设计视图中的计算设置如图5-33所示，该查询结果如图5-34所示。

图5-33 查询学生信息表中各班女生人数

图5-34 查询输出各班女生人数

【例5.14】以学生信息表、成绩表为数据源，使用选择查询中的“汇总”，统计各班成绩表中的最好成绩。

操作步骤如下：

（1）在对象“查询”中，单击“新建”按钮，双击“简单查询向导”选项，弹出“新建查询”对话框，如图5-35所示。

（2）单击“确定”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（一），如图5-36所示。

图5-35 ”新建查询”对话框

图5-36 “简单查询向导”对话框（一）

（3）选择学生信息表中的“班号”字段，选择成绩表中的字段，单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（二），如图5-37所示。

（4）选中“汇总”单选按钮，单击“汇总选项”按钮，弹出“汇总选项”对话框，如图5-38所示。

图5-37 “简单查询向导”对话框（二）

图5-38 “汇总选项”对话框

（5）根据需要在方块中选中相应的复选框，单击“确定”按钮，返回“简单查询向导”对话框（二），单击“下一步”按钮，弹出“简单查询向导”对话框（三），如图5-39所示。

图5-39 简单查询向导 对话框（三）

（6）选中“修改查询设计”单选按钮，弹出该选择查询设计视图，如图5-40所示。

图5-40 选择查询设计视图

（7）运行该查询，单击工具栏的运行按钮“！”，则显示出如图5-41所示的查询结果，最后保存该查询。

图5-41 该选择查询运行结果

提示：现将计算中各种计算选项中注意的地方小结如下。

·表达式：当某字段中使用函数或运算公式时，须在总计行选择“表达式”。

·分组：若对某字段分类汇总时，须在总计行选择“分组”。

·计数：一般对“学号”、“人员编号”类字段进行“计数”。

·Where（条件）：一般与“条件栏”合用，使用Where的字段内容不能显示。