旅游接待业管理信息系统的运行

系统运行管理的目的就是要确保系统在一定的时期内能够正常发挥作用，产生应有的效益。要想达到这一目的就必须建立正式的信息系统管理机构，指明各部门的工作职能。

（一）信息系统运行的管理结构

1.信息系统管理机构的设置

目前，信息系统管理机构的设置方式有两种。

第一种是在财务部设置单独的机房，计算机管理信息系统的主要任务是协助企业经营部门处理营业款项的收付和计算。这种方式下设置的信息系统管理机构相对简单，运行成本较低，协调部门关系时具有较高的灵活性。但是这种方式往往忽略了信息系统的巨大潜力和功效，很多功能被限制发挥，从长远来看，不利于协调信息系统管理机构与其他业务部门之间的关系，不利于企业未来的发展，旅游酒店和餐饮企业多采用这种方式。

第二种是设置与其他部门平行的信息管理中心，主管企业的信息系统规划、运行维护。计算机管理信息系统通常涉及企业经营管理的方方面面或全过程。因此，当信息系统管理机构处于同其他部门平行的地位时，信息系统的管理职能更加明确，不仅便于协调各部门的工作，而且从长远来看便于信息系统的管理和未来发展。尤其是在互联网高速发展的今天，采用统一规划、统一管理的方式更有利于信息资源的保护和维护。这种方式虽然比第一种方式更加科学合理，但是往往需要耗费大量的人力，运行成本较高，国内大型旅行社多采用这种方式。

随着科学和信息技术的发展，未来信息一定会变得越来越重要。在一些大型企业中，信息被视为最重要的资产和竞争要素，信息系统的开发与管理自然也被视为企业工作的重中之重。有些企业为了营造良好的信息系统开发环境，甚至将信息技术主管的地位提升至副总级别，信息系统管理机构也被赋予极高的权限和重要的职能，这些行为有效地促进了计算机信息系统的发展，对提高企业竞争力也发挥了巨大作用。

2.信息系统管理机构的职能

信息系统管理机构的基本职能就是负责系统的运行、维护与开发管理，承担系统的长远发展和建设任务，推进企业各方面工作的变革与创新，具体有以下几项职能。

第一，从长远角度和战略角度合理规划信息系统发展方向。计算机技术和信息技术的发展和运用一方面推动了企业自动化、信息化办公的程度，另一方面又对传统的工作内容和组织结构提出了新的挑战。企业的各级人员必须及时适应这种变化，尤其是管理信息系统作为企业计算机技术的典型代表，更要对这种趋势有很好的把握，将企业的长期发展观念同计算机的信息处理技术结合起来，正确规划组织未来的发展方向。

第二，制定与企业技术水平和业务范围相匹配的信息系统管理制度。计算机信息处理技术能够提高信息处理的效率，帮助人们制定科学的决策，但是归根结底依赖于人的判断力和对系统的数据输入情况。因此，企业必须制定约束性条款限制员工的操作权限，指导员工正确使用信息系统。例如，酒店和食品制造厂都是向客户提供食物，但是二者的生产过程完全不同，不可能将制造厂的生产管理软件拿到酒店来用。虽然目前计算机越来越智能化和人性化，但是作为一种人造产品，其智能程度仍然不能和人脑相比，仍需要具备一定专业技术水平的人员进行安全操作才能够保证系统的正确运行。

第三，信息系统管理机构还要负责员工的培训工作，维护系统正常运转所需要的设备、软件和数据的安全。培训是培养系统安全意识、普及系统安全知识及操作规范的重要途径，系统管理机构有必要定期开展培训工作。(www.xing528.com)

（二）信息系统运行管理的内容

1.系统运行情况的记录

软硬件及数据的运行情况对分析和解决系统运行过程中出现的问题具有重要的参考价值，因此要对系统运行过程中出现的不正常现象进行记录，包括问题出现的时间、问题描述、可能的原因等信息。该项工作较为烦琐，很少有组织或个人能够严格按照要求进行记录。随着科技的进步，一些企业采用自动记录功能进行记录，该方式适用于多数情况，但是对于一些极其重要的问题，如涉及敏感信息或多人共用仍有必要做出相应的书面记录。

2.系统运行的日常维护

在系统运行中，维护工作主要包括两部分内容：数据和信息的维护，硬件的维护。

数据和信息的维护方式主要有备份、存档、整理和初始化。备份就是对重要文档或数据进行复制，而后存储在与原始数据不同的磁盘或其他存储介质上，当原始数据因某种原因丢失时，备份数据就能够及时补救。存档就是将数据或文档存入数据库，当数据积累到一定程度或经过一段时间的间隔后为保存记录就需要存档。整理就是对数据的索引或记录顺序进行调整，以便日后查阅或引用。初始化是指以年度或月度为时间单位的数据文件或数据表的切换与结转数的预置。

硬件的维护主要包括硬件设施的保养与安全管理、简单故障的诊断与处理、损耗品的更换与安装等。任何一种硬件都有一定的使用年限，在使用的过程中不可避免地会出现故障，为保障设备的正常运转和较长的使用年限就需要对硬件设施进行日常维护。

3.对系统运行中的一些突发事件的处理

系统运行中的突发事件指因为不当的操作引起的误调、误删行为，因计算机病毒感染引起的安全问题，因意外停电引起的计算机数据丢失问题等。突发事件对计算机的影响轻则发生一些小故障，经过简单修复或调试就能够解决，重则导致计算机系统瘫痪，这时就需要专业人士来解决，甚至有的时候还需要系统开发人员或软硬件供应商的协助。

（三）运行管理规章制度

制度是约束行为的有力保障，制度也是保障组织行为方向和思想一致的有效办法。对于旅游接待业来说，管理信息系统的正常、高效、稳定的运行同样离不开规章制度的约束。常见的管理信息系统规章制度主要有系统安全制度、系统维护制度、系统信息安全保密制度、系统运行操作规程、用户使用规程、系统修改规程、系统运行日志及填写规程。