作为群体性机构，会议自然是其履行职能的基本方式。学术委员会是一个利用来自各个院系与学科的教师的集体智慧来参与学校治理的机构，教师之间往往有着不同的知识背景与专长、不同的利益诉求与行为习惯，学术委员会要发挥有效的作用就必须通过有效的方式来保证各教师之间实现不同知识与专长的交流与分享，实现不同利益诉求的沟通与协调，会议无疑是最适切的方式。当然，一个毋庸置疑的事实是，并不是所有的会议都必然会发挥正向作用或功能，在具体实践中，有些会议往往显得无效并产生了一些负面效应。
概括来讲，影响学术委员会会议有效性的因素主要包括7个方面：会议召开的必要性是否能够得到委员的认可，是决定委员们以何种态度（积极态度抑或消极态度）参会的因素；会议准备（包括会议资料、会议设备、会议议程等方面的准备）是否充分，是影响会议是否有效的条件性因素；会前学术委员会成员是否对会议议题有充分的了解，是决定与会成员能否进行有效讨论的前提性因素；是否有足够数量的学术委员会成员参会，是决定会议能否召开、能否进行表决、能否取得高质量成果的合法性因素；会议过程是否有序，是决定会议是否有效的规范性因素；每位与会成员是否能够自由、平等地表达自身意愿，是决定会议是否有效的关键性因素；会议记录是否完整并向特定的人群公开，是影响会议是否有效的后致性因素，这也是对会议过程进行审查和监督的有效方法。(www.xing528.com)
基于此，学术委员会会议制度的设计必须在上述影响因素上做到“趋利避害”，为学术委员会会议的有效进行提供制度依据与保障，具体来说，首先，在会议召开前必须有相应的机构或人员审查会议召开的必要性问题；其次，必须有专人负责会议的准备工作并规定会议准备工作所必须达到的要求；第三，会议通知与材料必须提前通过特定的方式发放到每个学术委员会成员手中，并在遵循保密条款的前提下向全校公开发布；第四，必须设定明确、合理的会议程序、议事规则、表决规则，以及会议记录与公开规则等。
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