大纲新建幻灯片：Word、Excel、PPT高级应用

建立幻灯片的另一个重要的途径：通过大纲建立。但此时不是新建一张幻灯片，而是新建一组幻灯片，甚至是同时建立整个演示文稿的主要幻灯片。

在编撰演示文稿的前期，我们可以在Word中进行演示文稿内容的整理工作。如果演示文稿本身就来源于某个Word文档，例如某个报告或者讲义。这样，只需将Word文档按照一定的格式整理成大纲形式的文档，即可将其中的内容一键转入演示文稿，并同时建立多张幻灯片。

以Word文档作为大纲新建幻灯片的转换规则如表19-1所示：

表19-1　以Word文档为大纲新建幻灯片的转换规则

根据此规则，Word文档大纲中每一个段落级别为1级的段落，都会触发建立一张新的幻灯片，并将该段落的文字转入新幻灯片的标题之中。大纲中段落级别为2～9级的文本，将生成由大纲新建的幻灯片的文本。而Word文档大纲中的正文文本不会被转入演示文稿。因此，Word文档大纲中有多少个段落级别为1级的段落，就将生成多少张幻灯片。

从Word文档大纲新建幻灯片的操作步骤如下：

操作步骤(www.xing528.com)

图19-2　Word文档大纲的结构和“插入大纲”对话框

【Step 1】　在Word文档中整理演示文稿的大纲（注意：对于需要被转换为幻灯片标题的段落，应在段落设置中将大纲级别设置为“1级”）。一般来说，也可直接选择快速样式中的“标题1”。对于需要纳入幻灯片内容文本的文字，需要将大纲级别设置为“2级”或者更低级别，但是不能保持为“正文文本”级别，因为大纲文档中的“正文文本”级别的文本在转换过程中会被忽略。形成的Word大纲文档的结构在Word的“导航”窗格中如图19-2左图所示。

【Step 2】　在PowerPoint中单击“开始”选项卡—“幻灯片”组—“新建幻灯片”下拉按钮，在下拉的组合列表框中选择倒数第二行的“幻灯片（从大纲）”选项，弹出“插入大纲”对话框。在对话框中选择合适的大纲文档，双击选定的文档，或者单击选定后再单击“插入”按钮，如图19-2右图所示。PowerPoint即会按照上述规则建立多张幻灯片，并将大纲中的文字转入各幻灯片之中。

　如果演示文稿中已经拥有了一些幻灯片，则已有幻灯片不受影响，从大纲中新建的幻灯片会放置于当前幻灯片之后。

　如果在大纲中设置了文本的字体和字体颜色，在转入幻灯片后会保留这些设置选项。但是，字号会按照演示文稿母版设置的字号进行显示。

　如果用文本文件作为大纲，则需要将文本文件保存为Unicode格式而不能保存为常用的ANSI格式。由于文本文件无法进行段落级别设置，因此，文本文件中的每一个段落将形成一页幻灯片，而段落文字转为幻灯片标题。