演示文稿的第一步，两个规划

基于上述认识，做好演示文稿的第一步是做好两个规划：内容规划和整体风格规划。

1．内容规划

在内容梳理方面，可以按照“5W”，即What、Why、How、When和Where的模式来进行。但是，这只是将问题表述清楚的基本方法，而要达到更好的、更高层次的表达效果，则需要多看、多写、多磨炼。

德国营销家、演说家、作家多米尼克·穆特勒的一本书《清晰表达的艺术：打造高效的职场沟通》，给出了清晰表达的五项原则：

（1）明确：明确的表达来自深思熟虑的观点，只有经过事先思考的人才能做到有话直说。

（2）诚实：没有诚实的品质就没有清晰的表达，因为诚实是所有人际关系的基础。

（3）勇气：只有克服了内心恐惧和不确定性的人，才能更好地应对生活中的难题。

（4）责任：清晰的表达以责任感为前提，如果一个人对一件事持无所谓的态度，他就做不到有话直说。

（5）同理心：表达清晰明确的核心本质是具有同理心，这需要对每个人所面对的心理极限都有足够的了解。

上述五项原则同时也能归纳为演示文稿内容规划的最重要的原则。在此基础上，可以提取出整个演示文稿的内容线索：时间、空间、某种动态的发展或者某种业务的组成及相关业务等。

而内容规划的成果是形成一定的文字大纲。文字大纲是既包含内容线索，又可以区分内容层次的文案。大纲的整理可以使用Word文档完成，在新建了一份演示文稿后，可以通过“开始”选项卡的“幻灯片”组中的“幻灯片（从大纲）”选项将大纲导入PowerPoint。图18-9为一份“商业融资活动计划书”大纲中的一部分（注意：此图分三部分，上图为演示文稿的总目录，中图为演示文稿的第一部分及其内容，下图为演示文稿第一部分的第1项内容及其分项，这样就形成了可以放入一个思维导图的树形结构提纲）。(www.xing528.com)

图18-9　“商业融资活动计划书”大纲

2．整体风格规划

整体风格规划包括演示文稿总体表现风格的选择、色系的选择以及对幻灯片布局的规划等。

（1）整体风格：整体风格的选择需要根据企业（或机构）文化、演示场景、受众及目标等因素进行综合考虑，可供选择的风格类型有中国风格、欧洲风格、北美风格、自然风格、极简风格等，或者政府（大机构）风格、文艺风格、轻松风格等。

（2）颜色体系：根据已有幻灯片元素的颜色，按照色彩和谐与对比的原则，选择合适的主题颜色或者定义合适的颜色体系，以保证演示文稿整体以及各幻灯片颜色的协调性。这里所说的“已有幻灯片元素”往往可能是机构配色体系。例如，需要纳入演示文稿的logo或者介绍部分的页面，也可能是所介绍的产品的颜色。

（3）幻灯片布局规划：演示文稿的幻灯片大致可以分为四类：首页、章节标题页、内容页和归纳页。一般章节标题页、归纳页在内容上起到承上启下的作用，在格式上应该保持一致的布局形式，以保证演示文稿脉络清晰、结构稳固。而内容页可以有多种布局模式，并具有一定的灵活性，但要保持布局比例与结构的和谐，不可有结构件“喧宾夺主”。

（4）幻灯片元素规划：幻灯片元素包括字体、图片素材、线条元素等。各幻灯片元素一方面要保持颜色的整体和谐性，又要保持其布局、大小比例的和谐性。

当然，设计规划阶段只需对主要的幻灯片元素配置进行规划即可，这些元素的应用可以在幻灯片编制的过程中再进行细致的调整。