创建与取消组合：Word、Excel、PPT高级应用

一些数据是需要分级分组的。例如，广东省下属各市、各市下属各区，其数据关系可以用一个树形结构来表示，或者使用一个分级的列表来显示。如图17-32所示。

图17-32　分组分级的数据结构

这类数据在具有树形结构控件的系统中可以用树形结构的“展开” 与“折叠”功能来方便地显示各层数据之间的关系。但是，当数据被放到Excel数据表中时，如果需要实现“展开”“折叠”功能，就需要进行“创建组”的操作了。

创建组即对Excel表格中的数据通过创建多层次的分组，从而实现数据行的“展开”与“折叠”。

操作步骤

图17-33　分级显示的“设置”对话框和最低数据分组

【Step 1】 在录入所有层次的数据后，首先设置层级关系，即确定高一级的数据处于什么方向。单击“数据”选项卡—“分级显示”组的对话框启动器，弹出“设置”对话框，如图17-33左图所示。其中的“方向”是指高一级数据的放置位置，缺省为“明细数据的下方”“明细数据的右侧”。“明细数据的下方”选项符合向下汇总统计的方向，但不符合上下级结构的方向。所以，取消勾选这一选项，然后单击“确定”按钮。

【Step 2】 在数据表中，通过在行标上按下鼠标进行拖拉的方法，选中某个最低一级的数据组中的所有数据，例如广州市下属的各个区的名单。然后，单击“数据”选项卡—“分级显示”组—“创建组”按钮，在设置之后，可以看到Excel工作表的左侧显示出了分组（折叠）标记“ ”，起始行为“广州市”所在行，终止行为分组的最后一行“从化区”，如图17-33中图所示。单击“ ” （折叠）按钮，则被分组的数据行被折叠起来，折叠标记变为“ ”（展开）标记。(www.xing528.com)

【Step 3】 对数据表中其他最低一级的数据都按照【Step 2】的步骤进行分组。

【Step 4】 将所有最低一级的数据都进行折叠后，选中高一级的数据组中的所有数据，例如广东省下属的各市名单。然后，单击“数据”选项卡—“分级显示”组—“创建组”按钮。可以看到，在Excel工作表的左侧，原来的分组标记变为了2级分组，1级分组为新创建的由各个二级市所组成的组，显示出1级分组“”（折叠）标记，单击此标记，各市将被折叠。

“创建组”功能按钮是用手工的方法明确数据组及其上一级的关系，Excel不会自动建立数据关系。

Excel既可以按行建立分组，也可以按列建立分组（例如将各个月度分组后合计为季度）。

分组后的合计Excel不会自动计算，需要操作者另行插入空行，然后利用SUM( )函数或者合计功能（向下的情况）自行添加合计计算。

一个工作表中只能有一个分级分组，在已经建立的分级分组数据之外再进行分组会造成分组关系的混乱。

选中被分组的任意记录，单击“数据”选项卡—“分级显示”组—“显示明细数据”按钮，会展开所有数据，单击“隐藏明细记录”按钮则隐藏所有数据。

选中被分组的数据后，单击“数据”选项卡—“分级显示”组—“取消组合”按钮，即可取消已经建立的分组。