Excel高级应用：序列数据验证、下拉列表创建

序列数据验证就是在录入数据时必须从预定的序列中选择一项。因此，利用序列数据验证，可以为一个单元格的数据录入创建下拉式的选择列表。这是常用的保证数据规范性的数据录入方法。

操作步骤

【Step 1】 准备基础数据，在工作表的某个区域录入将被纳入下拉列表的数据项。例如，一个企业的部门列表，如图17-19表格部分所示。

【Step 2】 选中需要创建下拉列表的单元格。然后，单击“数据”选项卡—“数据工具”组—“数据验证”按钮，在下拉列表中选择“数据验证”选项，弹出如图17-19所示的“数据验证”对话框。

图17-19　利用“序列”数据验证创建下拉列表

【Step 3】 在“数据验证”对话框中将 “验证条件—允许”选择框设置为“序列” 选项。然后，在“来源”输入框中输入或框选在【Step 1】中准备的基础数据区域，例如$A$20:$A$26。最后，单击“确定”按钮，即在录入数据的单元格中创建了下拉列表。在正常工作时，当选中已经创建下拉列表的单元格时，单元格右侧即会出现下拉按钮。单击下拉按钮，即可在设定的数据序列中选择数据。

基础数据列表（即“数据验证”对话框中的“来源”）可以直接是一串由字符串组成的序列，例如“生产部, 财务部, 销售部”。数据项可以直接用半角逗号隔开。(www.xing528.com)

基础数据列表还可以是某个名称定义的列表。由此，可以设计出多层连接形式的下拉列表。如图17-20左图所示。

图17-20　多层连接形式的数据选择下拉列表

● 首先，通过“公式”选项卡—“定义的名称”按钮定义类别名称，如“蔬菜”“水果”和“肉食”。引用位置分别为这三个类别对应的单元格区域，例如$A$2:$A$15。

● 对于需要录入类别的单元格，例如E2或者E5单元格，设定的列表数据来源为“蔬菜”“水果”“肉食”类别名称单元格区域，即$A$1:$C$1。这样，在录入E2或者E5单元格时，即可从类别“蔬菜， 水果， 肉食”中进行选择。

● 对于需要在各类别名称后录入具体品种的单元格，例如F2。可以通过“数据”选项卡的“数据工具”组的“数据验证”按钮下拉列表，打开“数据验证”对话框，在“设置”标签页中设置“验证条件”—“允许”选择框为“序列”选项，在“来源”输入框中输入公式“=INDIRECT（$E$2）”，即用INDIRECT( )函数指定到单元格E2的引用。此时，已经在工作簿中定义的三个类别名称“蔬菜”“水果”和“肉食”即发挥了作用，可以在录入时被指定到相应的单元格区域所对应的列表中。设置完成以后，在录入F2单元格数据时，就可以从三个类别名称之一所对应的某个区域中选择数据，如图17-20右图所示。