Word、Excel、PPT高级应用：公式和函数的使用

图15-1　利用公式生成计算列的值

Excel数据表中的各列之间往往具有某种数据关系，这是最为广泛也最容易使用的一种公式和函数应用。如图15-1所示，需要通过将“单价”列的数值乘以“数量” 列的数值，计算出“金额”列的数值，方法为：（1）建立工作表，录入各列的标题。（2）在计算列或计算行的第一个单元格中输入等号，如在“金额”标题下方的M3单元格中键入“=”。（3）单击相关单元格，如单击“单价”标题下方的K3单元格。（4）键入乘号“*”。（5）单击另一个相关单元格，如“数量”标题下方的L3单元格。（6）按回车键，M3单元格即自动算出“K3*L3”的数值；并且，编辑栏（公式栏）中也出现了“=K3*L3”的公式。（7）用鼠标点击M3单元格右下角的填充柄，向下拉动，M列被填充之处将自动按照上述公式进行计算。例如，M4单元格将变为“=K4*L4”的计算结果。

注意：

公式由运算符、函数组成，公式返回值输出到（名称框指示的）当前单元格之中。

公式可以在输出的单元格中进行编辑，也可以直接在编辑栏（公式栏）中进行编辑，Excel会用有色线框标识相关单元格。

通过填充的方法将公式应用到其他单元格之中，即程序的执行过程。

相对引用（相对地址）会随着公式的复制/填充发生相应变化，但输入单元格与输出单元格的“相对部分”位置不变；绝对引用（绝对地址）的“绝对部分”在复制或填充过程中不会发生变化。

如果数据区域被转换成了Excel表格，则单元格的关系将表现为一定的、具有名称的数据之间的关系。例如，图15-1中M列的值都为“=[@单价]*[@数量]”。

输出单元格数据的显示格式遵守单元格的格式定义，包括自定义数据格式。也可以在单元格（行/列）计算后再设置合适的格式。

录入函数的方法：(www.xing528.com)

● 一般需要记得函数开头的几个字母，在录入时Excel会自动提示相应的函数名称和参数。如图15-2左图所示。

● 单击编辑栏左侧的“插入函数”按钮“fx”；或者单击“公式”选项卡—“函数库”组—“插入函数”按钮；或者使用快捷组合键“Shift+F3”，弹出“插入函数”对话框，如图1 5-2右图所示，在“插入函数”对话框中单击“确定”按钮后，弹出“函数参数”对话框，在其中进行选择或配置参数即可。

图15-2　录入函数的不同方法

实 用 技 巧

在录入函数的过程中，Excel会根据所输入函数的前几个字母，通过下拉框给出开头字母与被输入字母相同的函数列表。这时，可以通过上、下键选择函数；然后，按Tab键完整输入函数，鼠标指针将保持等待录入参数的状态。

● 将鼠标指针停留在需要录入函数的编辑位置上，单击“公式”选项卡的“函数库”组中的某个函数类别，例如“逻辑”。在这个函数类别的下拉列表中选择需要的函数，例如“IF”，如图15-3左图所示。Excel将会把函数添加到鼠标指针停留的位置上，并打开“函数参数”对话框，在对话框中配置相关参数后单击“确定”按钮即可，如图15-3右图所示。

图15-3　通过“公式”选项卡录入函数

配置函数及其参数是一项技术性较强的工作。总体而言，熟悉函数及其参数，然后直接进行录入才是最快捷的方法。