Excel高级应用：数据自动识别与数字格式快速应用

1．录入数据自动识别

总体来说，Excel的数据类型处理趋于“自然流”的形式，即所谓的“键入即所得（What You Type is What You Get）”：

Excel将数据类型分为“常规”“数字”“日期”“时间”“文本”几种基本类型，而对于“数字”又分为“货币”“会计专用”“百分比”“分数”“科学记数”数种，并与“数字”并列。

数字格式（Format）一方面代表了运算方法的数据类型，另一方面代表了数据显示的格式。例如，本质上都是数值型的数据，可以用“常规”“数字”“货币”“会计专用”“百分比”“分数”“科学记数”这些格式显示。可见，“数字格式”中所说的“数字”是一个广义的概念，是对单元格存放的信息的统称，实际上还包括了日期型、时间型和文本型数据的显示格式。

一般来说，Excel将用户输入到单元格中的数据定义为“常规”格式数据，对于未指定数据类型而导入（或者直接粘贴进入）单元格后宽度超过原单元格宽度的数值型数据，直接用科学记数法表示。因此，我们在导入或者粘贴类似身份证号这样的数据时，一定要格外注意指定格式。

这种灵活多变的数据格式和运算方式的设计，为我们做报表提供了极大的方便。

通常，Excel会自动识别我们输入的数据，将其设置为合适的单元格格式，并按一定的格式显示和运算，其基本规则为：

（1）录入满足千分位逗号分隔的数字时，Excel自动识别为“货币”型数据，自动右对齐，按货币类型参与运算；当逗号不满足千分位分隔规律时，系统自动识别为“常规”型数据，自动左对齐，且不能参与数值运算。

（2）录入以半角百分号“%”结尾的数字时，Excel自动识别为“百分比”型数据，自动右对齐，按百分比参与运算。

（3）录入以货币符号半角“$”开头的数字时，Excel自动识别为“货币”型数据，自动右对齐，按货币类型参与运算。但是，录入带货币符号“￥”的数据时，系统并不能识别这一货币符号，单元格数据仍为“常规”类型，且不能按货币或数值类型参与运算。

（4）录入字符型数据时，格式为“常规”，并按照字符串（文本）的“右对齐”来显示。例如，在单元格中录入的“Number”或者“数量”，这些都是文本型数据。

（5）录入以正斜杠“/”和半角连字符“-”连接的数字时，Excel会根据单元格原本设置的格式，获得不同的结果：(www.xing528.com)

如果单元格原格式为缺省的“常规”格式，Excel将自动识别数字大小。如果输入的数字符合月度和日期大小，Excel会自动将其转换为“日期”格式，并自动加上本年度的年份；否则，Excel会将数字保留为“常规”格式，并显示为原样，且不能参与运算。例如，录入“12/31”或者“12-31”时，一般会自动转换为“12月31日”；如果录入“12/32”或“12-32”，则显示为“12/32”或“12-32”，保持“常规”格式，这样的数据也不能参与运算。

如果单元格原格式为“数字”“货币”“会计专用”等数值型格式，当录入以正斜杠“/”连接的数字时，Excel将自动计算（或者约分）并显示为原定义的格式。例如，在原定义为“货币”格式的单元格中输入“12/31”后，单元格将显示为“￥0.39”（设缺省货币符号为“￥”）。如果输入以连字符连接的数字，Excel将不进行计算，并显示为非常规的数值。

2．数字格式快速应用

录入或者导入的数据需要修改类型或格式时，可以直接选中单元格或区域，然后单击“开始”选项卡—“数字”组—“数字格式”输入框下拉按钮，从下拉组合列表框中选择合适的数字格式即可。如图13-20所示。

另外，在“开始”选项卡的“数字”组中，还提供了设置货币符号、百分比、千位分隔符以及增加小数位数和减少小数位数的快捷按钮，可以方便快速地设置数据格式。

图13-20　“数字格式”组合列表框

实 用 技 巧

如果需要录入“文本”型的数字，例如序号“001”，只需在单元格中先键入半角的单引号“ ' ”，再录入数字。此时录入的数字即被强制定义为文本格式，不会舍弃前面的0，然后再通过拖动填充柄将这一格式填充到其他单元格中。

温馨提示

以上规则看似复杂，但在实际应用中非常简单，用户只需运用有关数据的常识去录入数据，大部分问题Excel会自动处理。