学会邮件合并的步骤，以成绩单和通知为例

分步向导操作方式，是一边建立（编辑调整）主文档，一边将包含多个动态域的数据源数据填入主文档，最后根据这些动态域自动生成合并邮件的过程。

典型的应用类型为学生成绩单和通知文档，其中，学生考试成绩一般都被放在一个Excel工作簿中，例如“学生成绩表.xlsx”。现在要将学生姓名、学号和各科成绩等数据合并到成绩单与通知文档中，并且分别为每一位学生家长生成成绩单和通知。这里，我们使用邮件合并的第二种方法“邮件合并分步向导”，如图11-3所示。

图11-3　邮件合并分步向导

操作步骤

【Step 1】　将光标置于文本“尊敬的”和“学生家长”之间，单击“邮件”选项卡—“开始邮件合并”组—“开始邮件合并”下拉按钮，在下拉列表中选择“邮件合并分步向导”命令，启动“邮件合并”任务窗格。

【Step 2】　首先，保持默认设置，文档类型缺省为“信函”，单击“下一步：开始文档”超链接。然后，保持默认设置，单击“下一步：选择收件人”超链接。

【Step 3】　在“选择收件人”中保持选中“使用现有列表”选项，单击“浏览”超链接，启动“选取数据源”对话框，然后利用对话框找到“学生成绩表.xlsx”，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，选中工作表“初三一班期中成绩”，再单击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，保持默认设置，再单击“确定”按钮即可。如图11-4所示。此时，数据源已经被链接到原文档中，“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“地址块”“问候语”“插入合并域”等都变得可操作。但我们还是在“邮件合并”浮动窗格中进行下一步操作。

图11-4　邮件合并—选择收件人

【Step 4】　返回Word文档后，单击“下一步：撰写信函”超链接，进入邮件合并分步向导的第四步。

（1）在“撰写信函”区域中选择“其他项目”超链接，弹出“插入合并域”对话框，在“域” 列表框中选择“姓名”域，单击“插入”按钮，则文档中出现“《姓名》”域，单击“关闭”按钮。(www.xing528.com)

（2）将光标置于“期中考试成绩报告单”表格中与“姓名”对应的单元格上，单击右侧的“其他项目”，弹出“插入合并域”对话框，在“域”列表框中选择“姓名”，单击“插入”按钮，则表格中出现“《姓名》”域，单击“关闭”按钮。

（3）按照同样的方法，将光标置于与“学号”及各科成绩相应的插入域的单元格中，然后插入合并域。

（4）选中“语文”域名，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”。此时域名位置切换为域代码形式，将域代码修改为“{MERGEFIELD"语文"\#"0.00"}”（注意：此处是在英文格式下输入的），复制更新域时需录入字符串“\#"0.00"”，然后右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”选项或使用快捷键“Shift+F9”切换为域名形式，即可设置“语文”成绩值保留两位小数。

（5）利用复制到剪贴板中的字符串“\#"0.00"”，按照同样的方法设置其余各个域名中的域代码。

（6）用Excel打开工作簿“学生成绩表.xlsx”（只读状态），将工作表“初三一班期中成绩”中的最后一行平均分复制到表格与之相应的最后一行单元格中。

【Step 5】　单击“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，取消全选复选框。单击“筛选”超链接，弹出“筛选和排序”对话框，在其中对“班级”域按“等于”关系筛选“一班”。然后，在两个对话框中均单击“确定”按钮。这样就对收件人列表进行了筛选，可以生成“一班”的成绩单了。如图11-5所示。

图11-5　邮件合并收件人筛选

【Step 6】　单击“邮件”选项卡的“完成”组中的“完成并合并”下拉按钮，在下拉列表中选择“编辑单个信函”选项，弹出“合并到新文档”对话框，默认选中“全部”，然后单击“确定”按钮，即生成一个23页的“信函1”文档。

【Step 7】　单击“信函1”文档窗口快速访问工具栏中的“保存”按钮，将文件命名并保存为“家长通知单（一班）”即可。

同理，在【Step 5】中对“二班”进行筛选，按相同的步骤即可获得二班的通知单。