分步操作Word、Excel、PPT高级应用

通过分步操作实现邮件合并在总体上可以分为两个步骤：（1）选取数据源；（2）插入动态数据。分步操作实际上是在主文档和数据源都已形成后，只需合并生成邮件的操作。

1．选取数据源

（1）使用现有列表：“使用现有列表”选项支持的数据源多种多样，既可以是Access数据库，还可以是Excel表格、Word文档。而对于Word文档，既可以是一个列表，也可以是一个表格，但列表或表格的第一行都应该是类似于“字段名”（如“姓名”“性别”“单位”“电话”等）这样的标题。

操作步骤

图11-1　邮件合并—选择收件人

【Step 1】　按一定的格式编辑模板文档，例如某种邀请函。

【Step 2】　单击“邮件”选项卡—“开始邮件合并”组—“选择收件人”按钮—“使用现有列表”选项，弹出“选取数据源”窗口，如图11-1所示。

【Step 3】　在“选取数据源”窗口中找到相应的数据源，例如一个Access数据库、Excel工作簿或Word文档，双击打开。对于Excel工作簿，Office还会询问将要打开哪一个工作表，进一步选择合适的工作表即可。由此，就获得了动态数据的来源。

（2）键入新列表：选择“键入新列表”选项后，会打开一个“新建地址列表”对话框，按地址列表的格式生成一个列表后，操作者在其中键入收件人信息，然后单击对话框的“确定”按钮，即会将新键入的列表保存到由操作者命名的Access数据库（.mdb）中，以后还可以通过“使用现有列表” 选项打开。

（3）当然，也可以从Outlook联系人中选择。

在选择了动态数据源后，实际上包含姓名、地址列表的数据源文档已经被打开并与邀请函模板文档形成了链接。即使此时关闭了模板文档，在再次打开时，仍会提示同时打开所链接的数据源文档。而只有打开了适当的数据源后，“邮件”选项卡的“编写和插入域”功能组中的各种功能才会变得可用。(www.xing528.com)

2．插入动态数据

上文【Step 1】编辑的文档成为了一个可以放置动态数据的模板，我们只需将动态数据放置到合适的位置上，并调整好字体、字号即可。

操作步骤

图11-2　插入合并域，根据规则添加称谓

【Step 1】　在模板文档中将光标停留在将放置动态数据的位置上，例如姓名位置。单击“邮件” 选项卡—“编写和插入域”组—“插入合并域”按钮，弹出“插入合并域”对话框。这时，数据源中标题栏的名称已经变成了可以选择的域。然后，选择合适的域，例如姓名，单击“插入”按钮，如图11-2左图所示。这时，模板文档光标的所在位置就会出现一个“《姓名》”域（按“Shift+F9”键可以看到域代码为“{MERGEFIELD 姓名}”）。

【Step 2】　如果需要基于动态数据添加不同的称谓，例如，性别为男则添加“先生”称谓，否则添加“女士”称谓，则单击“邮件”选项卡—“编写和插入域”组—“规则”按钮弹出规则选项列表。选择“如果……那么……否则”规则，弹出“插入Word域：如果”窗口。如图11-2右图所示。

【Step 3】　在“插入Word域：如果”窗口中进行条件选择和添加文字的编辑设置，然后单击“确定”按钮。这时，即在文档中建立了一个基于收件人列表域的条件规则，而Word也会在生成合并文件时，根据所选数据逐条进行判断，自动填写不同的文字。

【Step 4】　单击“邮件”选项卡—“完成”组—“完成并合并”按钮，然后选择“编辑单个文档”选项，会提示“合并到新文档”。这时，可以选择数据源中的全部记录或某几条记录，然后单击“确定”按钮，则会自动生成名为“信函1.docx”的新文档。其中，Word将以原文件为模板，以动态数据为变动数据，生成多份信函。

温馨提示

若在模板文档中添加了姓名、称谓等动态域后，字体受到域的影响而效果不够理想，可以选择包含姓名、称谓的行，然后整体设置合适的字体即可。