高级应用：排序与公式（Word、Excel、PPT）

1．表格排序

与Excel表格类似，Word同样可以对表格中的内容进行排序。操作如图10-9所示（注意：图中的对话框是被拼接上来的）。

图10-9　表格排序

操作步骤

【Step 1】　将光标停留在表格中。单击“表格工具—布局”选项卡—“数据”组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框。

【Step 2】　在“排序”对话框中进行设置。例如，可以选择将哪一列设为“主要关键字”，按“降序”排序等，甚至可以选中多个关键字，并确定是否具有标题行。

【Step 3】　单击“确定”按钮，表格即会按照设定进行排序。

2．表格公式

表格中的数据免不了需要进一步的处理、分析，那就要利用表达式和函数等公式来进行了。数据处理与分析当然是Excel的强项，Excel对单元格进行了定位，因此，每一个单元格都可以作为变量来进行计算；并且Excel提供了众多的功能和函数，具有强大的数据处理和分析能力。但是，有时我们并不需要那么复杂的功能，只需进行一些简单的求和、求平均值处理，那么Word表格也是可以胜任的。对于应用Word表格的公式，我们只要知道“三个事实一个技巧”，即可很好地完成。

（1）实质上，Word表格的地址编码方式与Excel完全相同。因此，表10-2所示的“平均值”计算公式即为“=AVERAGE（B2:B5）”，而“合计”的公式为“=SUM（B2:B5）”。(www.xing528.com)

表10-2　表格公式示例

（2）在Word表格中插入公式的方法：将光标停留在存放计算结果的单元格内，然后单击“表格工具—布局” 选项卡—“数据”组—“公式”按钮，弹出如图10-10所示的“公式”对话框。在此对话框中首先需要选择函数并输入正确的公式（与Excel公式的格式相同），然后选择数据格式，单击“确定”按钮，即会计算出结果。公式中的地址可以是实际的单元格区域，甚至可以是LEFT（左侧单元格），或者ABOVE（上面单元格）。

（3）这些公式实际上都是一个计算域。建立这些计算公式的另一个方法是：单击“插入”选项卡—“文本”组—“文档部件”按钮，在下拉列表中选择“域”；然后，在“域”对话框的“域名”中保持选中第一项“=（Formula）”，单击“域属性”中的“公式”按钮，同样也可以打开如图10-10所示的“公式”对话框，在其中输入公式即可。

（4）更新原始数据后需要在计算值上单击右键并选择“更新域”。

图10-10　“公式”对话框

实 用 技 巧

“神奇F4”：在Word表格中，在某个单元格录入公式后，如果下方或者右侧是相同公式（不同的计算区域），只需将鼠标指针移到下一个单元格，然后按键盘上的功能键F4，即会运用与上次相同的公式计算出结果。