Word、Excel、PPT高级应用：如何插入引文与书目？

引文，是指被引用的书籍、期刊、网站等外部文献的内容。在这里，指引用时的标识。

当我们在文章、书籍中引用了他人的字句、资料等信息时，需要说明这些观点、资料的来源。那么，就会在文章最后，或者书籍的每一章最后，附录一个“引文”清单，这在Word中被称为“插入书目”。而在我们文章出现这些字句、资料等信息的地方，就会放置对应这些文献的标识，即“插入引文”。

需要注意引文和参考文献的含义不同但又有关联，特别在格式上是相同的。所以，Word的引文设置和管理模块即可用于参考文献的设置和管理。

因此，对于那些需要编写学术论文的学子与学者而言，会用引文就是一个“必杀技”。

首先要说明各种引文的“样式”，样式的不同决定了引文标识与书目（参考文献）罗列格式的不同。

在学术期刊及书籍的发展过程中，形成了不同流派的引文格式，甚至扩展到了文章的段落、表格、图表、脚注和附录等内容的格式。这些格式各有特点，各自强调的地方也不同，有的在积累之后由某些机构颁布了一定标准。常用的有APA（American Psychological Association）格式，常用于社科领域的文献报告，中国的外语类期刊和某些自然科学类期刊常使用这种格式。其他常用还有MLA格式、GB7714格式、IEEE及ISO690等。Word对这些格式的引文都实现了出色的支持和管理。

在文档中添加引文的操作步骤如下：

操作步骤

【Step 1】　在文档中将鼠标指针停留在引用了某个观点的句子最后，确认你的文档需要采用哪种引文格式，然后单击“引用”选项卡—“引文与书目”组—“样式”下拉按钮，选择合适的样式。

【Step 2】　单击“引用”选项卡—“引文与书目”组—“插入引文”下拉按钮，出现“插入引文”下拉组合列表。如图9-6左图所示。

图9-6　插入引文与创建源(www.xing528.com)

【Step 3】　如果要引用的文献已经在下拉组合列表中（这说明你之前已经创建了源），则直接选择该文献。否则，选择组合列表下方的“添加新源”选项，弹出如图9-6右图所示的“创建源”对话框。

【Step 4】　在“创建源”对话框中录入相关信息，例如作者、标题、年份等。此时需要关注文档需要采用哪种样式的引文格式，因为每种引文格式强调的内容不尽相同，需要配合格式要求将内容信息完整规范地录入。然后，单击“确定”按钮。这时，Word就会按照与所选择的样式匹配的格式，在正文的光标处添加引文标识。例如，按照APA或者GB7714格式，引文为类似“（曾焱，2018年10月）”格式的标识，即“（作者名，　年份）”格式。

　单击上面生成的引文标识，可以看到其实质上是一个占位符形式的域，切换域代码后看到为“{CITARION 1 \1 2052}”。切换回域结果后，单击占位符右侧的下拉按钮，可以看到如图9-7所示的引文维护下拉菜单，在菜单中我们可以进行编辑引文、编辑源等工作，“更新引文和书目”选项指在编辑后进行刷新。

图9-7　引文维护下拉菜单

　单击“引用”选项卡—“引文与书目”组—“管理源”按钮，弹出如图9-8所示的“源管理器”对话框，在这个对话框的中间区域左侧罗列了“主列表”，这是存放于“C:\Users\<用户名>\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Sources.xml”文件中的列表，其中“<用户名>”为登录Windows的用户名，即一直被该用户录入的各类书目的集合地。从主列表中，我们可以选择本文档需要的书目，通过中间的“复制”按钮将书目复制到当前列表之中。

图9-8　“源管理器”选项卡

　最后，将光标停留在适当的位置，单击“引用”选项卡—“引文与书目”组—“书目”下拉按钮，然后选择组合列表下端的“插入书目”选项，则文档中的书目即被插入到了指定位置中。

另外，在编写学术文档时，如果文档不大，引用的文献为二十篇左右，可以直接利用各个学术网站提供的引用格式；如果文献较多，可以利用其他外挂的插件（如加载项）来完成。

　上述设置的动态效果，可参见本书提供的视频演示。