全球500强企业年报应用示例

获得可以自动编排的目录的前提：对文档进行了段落分级。在6.1章节讨论段落设置的基本要素时我们曾强调：只有进行了段落分级，高于正文级别的段落才能进入导航窗格的标题树，也才能被编入目录。自动编制目录的操作步骤如下：

操作步骤

【Step 1】　在文档中建立适当的标题级别，如果是多级标题，建议辅之以多级列表与不同的字号、段落间距。

【Step 2】　将光标停留在需要建立目录的位置上，例如文档的开头，如果有封面则位于封面之后。然后，单击“引用”选项卡—“目录”组—“目录”下拉按钮，弹出下拉组合列表，如图9-1左图所示。

图9-1　“目录”按钮下拉组合列表和自定义的“目录”对话框

【Step 3】　如果只需要较简单的自动目录，只需在内置的“自动目录1”或“自动目录2”中选择一种即可，无须进入【Step 4】。如果需要特殊定制的目录，则单击列表下端的“自定义目录”选项，弹出“目录”对话框，如图9-1右图所示。

【Step 4】　设置自定义目录的一个关键环节是单击右下角的“选项”按钮，将弹出如图9-2所示的“目录选项”对话框。

图9-2　“目录选项”对话框

【Step 5】　可以在“目录选项”对话框中删除某些不需要的级别标题，或添加所需要的基本标题。Word缺省将三个级别的段落纳入目录。需要删除时，删除“目录级别”输入框中的数字即可；需要添加时，在输入框中输入合适数字即可。

【Step 6】　调整后，单击各个对话框的“确定”按钮，Word则会在指定位置插入自定义目录。(www.xing528.com)

说明：

　有了“文档级别”（标题）与“目录”的对应关系，我们就可以根据需要随意调整章节次序、章节级别这类文档结构。要获得调整后的新目录，只需在目录上单击鼠标右键，然后在右键菜单中选择“更新域”选项，会弹出选择对话框，要求操作者在“只更新页码”和“更新整个目录”之间进行选择。如果你的文档章节次序等结构发生了变化，选择后者；如无变化，选择前者。

　目录就是一种域形成的超链接，按住键盘上的Ctrl键，在生成的目录项上单击鼠标，编辑页面就会转到所链接的章节。

　技术上，目录可以插入到文档任何位置，但一般放置到正文开头之前、封面之后。在目录项上单击鼠标右键，可以有更多位置选项。

　目录一般另外设置页码格式，不参与正文页码计算。

　已经生成的目录，如果需要调整格式，可以单击图9-1右图所示的“修改”按钮，在弹出的对话框中进行修改。

图9-3　新颖的多级符号与目录结构实例

　目录的页面设置可以非常灵活。例如，可以只选择某些特定级别的段落，也可以利用分栏或者在适当的位置插入分隔符等，以便更好地展示文档内容。图9-3是一个全球500强企业的年度报告，左图为目录，右图为文档标题结构片段。可以看到，这一美观大方的目录只显示了第二级标题，而且分成三栏显示，栏内插入了分栏符，每栏上端的每个部分（即A、B、C三部分）及其说明是另外拼接进来的。

　上述设置的动态效果，可参见本书提供的视频演示。