Word、Excel、PPT高级应用：优化页眉和页脚设计

1．Office选项卡配置和使用原则

Office给特殊对象，包括页眉、页脚，设计了“××对象工具”这样的“专属”选项卡，并根据功能划分为“设计”“格式”或“布局”三类选项卡。这些专属选项卡平时不可见，当选中某种对象后，则会自动在功能区右侧打开，我们可以在这些选项卡中设置对象的属性。同时，在文本编辑时正常使用的所有选项卡均正常运行。这样，我们可以照常设置对象中的基本属性。例如，页眉、页脚中的文字的字体、字号以及段落属性，都在“开始”选项卡中的“字体”和“段落”组进行配置。

2．页眉、页脚设计

如图8-3所示，“页眉和页脚工具—设计”选项卡提供了页眉、页脚设置的所有功能，除了页码和文档部件等有专门的对话框以外，页眉、页脚本身甚至不需要其他额外的对话框。

图8-3　“页眉和页脚工具—设计”选项卡

（1）“页眉和页脚”组：其中放置了插入页眉/页脚时使用的下拉组合列表，如图8-1所示，操作方式相同，即可以选择下拉组合列表中的内置或自定义页眉/页脚，并可以执行删除、保存等操作。

（2）“插入”组：可以插入各种对象、构建基块等。实际上，如果需要，可以单击“插入”选项卡，插入各种更为复杂的对象，例如表格（内置的“怀旧”页眉就是由表格构成）。如果喜欢，甚至可以将图片、SmartArt图形放进去。

图8-4　“日期和时间”对话框

在此，讨论一下“日期和时间”对象。单击“日期和时间”按钮，弹出如图8-4所示的“日期和时间” 对话框，在其中可以选择某一格式的日期和时间。单击“确定”后在文档中就插入了日期或时间信息。如果没有勾选“自动更新”选项，则会将计算机当时的日期或时间作为字符串插入；如果勾选了“自动更新”选项，则插入的是一个Time域，在域上单击鼠标右键选择“更新域”后，日期或时间就会刷新到更新那一刻。其他控件将在其他章节展开讨论。

（3）“导航”组：

　可以在节与节之间、页眉与页脚之间切换。按节控制页眉、页脚，给文档页面配置增加了极大的灵活性。可参见8.2章节的讨论。

图8-5　页眉提示(www.xing528.com)

　“链接到前一条页眉”：这是保证相邻两节页眉与页脚保持统一的方法，所谓“前一条页眉”就是上一节的页眉。如果单击这个按钮，会弹出提示框，询问“是否要删除这一页眉/页脚，并将其链接到前一节的页眉/页脚中？”，如果选择“是”，则本节页眉/页脚就与上一节相同了（注意：此时“链接到前一条页眉”是“按下”状态，即选项字体、图标颜色为深灰色，并且页面右上角提示框显示“与上一节相同”，如图8-5所示）；否则，本节将保有与上一节不同的页眉/页脚。

　如果要取消“与上一节相同”的页眉/页脚，可再次单击“链接到前一条页眉”按钮。

　页眉和页脚是单独控制的，即在页眉单击“链接到前一条页眉”并确认，则页眉与上一节相同，但是页脚仍然是独立的。如果需要页脚也与上一节相同，需要再次点击这个按钮，虽然这个按钮还是被称为“链接到前一条页眉”。

温馨提示

进入页眉、页脚编辑状态后，在页面的上、下、左、右四个角页眉、页脚边缘处的提醒文字非常重要，它们提示此时正处在第几节中、页眉与页脚是否需要与上一节相同等。

（4）“选项”组：

　多选项“首页不同”：为封面服务，即使不分节，也可直接使封面不受正文页眉/页脚的影响。

　多选项“奇偶页不同”：一方面为类似“对称页边距”的页面服务。例如，让奇数页右对齐、偶数页左对齐，则双面打印时页眉/页脚也始终处于外侧。另一方面，可以在奇数页放置不同的内容。例如，在奇数页放置文档标题而偶数页放置标题1，既保证了页眉空间的留白又给读者提供了更多信息。（注意：奇偶页不同时，页码等某些特殊元素需从奇数页复制到偶数页，否则不会自动安排。）

图8-6　页眉位置大于上边距

　多选项“显示文档文字”：主要功能是设置在编辑页眉/页脚时正文文字是否显示。

（5）“位置”组：页眉/页脚距离顶端/底端的位置。这一位置是独立于页边距的。因此，在某些特殊情况下，例如，上页边距的值小于“页眉顶端距离”，页眉就会突出到页边距之外，造成对整个页面布局的影响。如图8-6所示，上页边距为1.27厘米，而“页眉顶端距离”则为1.5厘米。

调整方法可以点击微调按钮改变距离，或者直接在距离输入框中输入距离值后按回车键。