著名会计师事务所报告的多级列表与标题应用

当文档需要分出章节时，建立多级列表就成了必须的步骤。

手工编制标题的多级列表对于有可能进行较大改动的文档是一件非常费时劳心且吃力不讨好的事。而用好了自动的多级列表，可以让我们随时插入新的章节，甚至可以在导航窗格中通过拖放的方法大范围调整章节次序，因为Word都能自动维护章节标题的多级列表，完全不必操心编号列表会混乱。可以说，顺畅地使用多级编号是能够熟练应用Word的一个重要标志。

如果是添加简单的多级列表（即列表库中已经有满意的列表格式），则与上两节讲解的项目符号、编号操作相同，即单击“开始”选项卡—“段落”组—“多级列表”下拉按钮，然后选择即可。如图6-5左图所示。

图6-5　添加多级列表与“定义新多级列表”对话框

说明：

　与编号类似，Word将多级列表主要分为“列表库”“列表样式”和“当前文档中的列表”三类。同样，在“列表库”中的图标上单击鼠标右键，可以将其从库中删除；在“当前文档中的列表”中的图标上单击右键可以将其保存到列表库；对于“列表样式”，在样式列表的图标上单击鼠标右键可以对其修改。

　如果需要新的多级列表，可以单击组合列表框下端“定义新的多级列表”，弹出如图6-5右图所示的“定义新多级列表”对话框。缺省打开的对话框实际上是一个“减配版”的多级列表定义器，适用于对选中的列表进行修改。例如，输入列表格式并设置字体，选择编号样式，设置对齐方式，设置位置，等等。但是，如果用这个“减配版”的定义器来进行详细的多级列表定义，则几乎不可能获得想要的结果！解决此问题的诀窍在于对话框左下角的“更多”按钮，单击这个按钮，就获得了“完整版”的多级列表定义器，可以精确完成所有的多级列表工作。至于“完整版”定义器的操作方法，请看下文针对实例的介绍。

图6-6　“定义新列表样式”对话框

　单击组合列表框底端的“定义新的列表样式” 后，即弹出“定义新列表样式”对话框。如图6-6所示。修改“多级列表样式”对话框与此内容形式相同。在对话框中可以对多级列表样式的编号字体、字号等属性进行定义调整。单击“格式” 按钮可以设置更多的格式选项。还可以选择这个样式的范围是“仅限此文档”还是“基于该模板的新文档”。单击“确定”按钮后将保存到样式库中。需要注意的是，这个对话框中“将格式应用于”关联的级别不是段落级别。即使定义为“第一级别”，这个段落也不会出现在导航窗格！因此，这里定义的多级列表样式，只是为了进一步定义与段落级别（标题）关联的多级列表所作的准备而已。直接使用“列表样式”中的样式来配置文档的多级列表，效果并不好。

　多级列表一般需要与文档标题相关联，而上面直接打开的多级列表定义器只是一个“减配版”，不能很好地完成实用的多级列表定义。当单击这个“减配版”的“定义新多级列表”对话框左下角的“更多”按钮后，我们获得了“完整版” 的多级列表定义器。如图6-7所示。我们结合一份某著名会计师事务所2019年关于AI产业报告的格式，来说明如何完整地定义令人满意的多级列表标题。

图6-7　点击“更多”之后的“定义新多级列表”对话框

图6-8左图是这一份报告的正文第一页，我们可以看到标题编号采用了一种比较特殊的形式，一级标题采用大写中文数字“一，二，三（简）…”，而二级标题为“1.1，1.2，1.3…”。这显然是事务所专为中国顾客准备的报告，读者可以参见本书第6章提供的样例文档，类似的还有面向全球的报告。那如何实现这样的多级列表呢？

操作步骤

【Step 1】　新建文档，在文档中录入文档多个一级标题、二级标题的内容。(www.xing528.com)

【Step 2】　单击“设计”选项卡—“文档格式”组—“主题”按钮，在下拉列表中选择一种主题。例如，选择“大都市”主题，在“样式集”中选择“线条（简单）”样式集。

【Step 3】　在文档中选中作为一级标题的段落标题。同时选中多个段落标题（可以按住Ctrl键，然后点选段落标题）。例如，选中样例文档中的“AI发展新趋势”和“人工智能技术发展腾飞”两段标题。

【Step 4】　在“开始”选项卡的“样式”组的“样式库”中选择“标题1”样式。这样，选中的段落标题就成为了文档的一级标题，但此时还没有多级列表形成的编号。

【Step 5】　按【Step 4】的方法，将一级标题下的段落标题设置为二级标题。

【Step 6】　将鼠标指针停留到某个一级标题上，单击“开始”选项卡—“段落”组—“多级列表”下拉按钮，在下拉的组合列表中选择下端的“定义新的多级列表”，弹出“定义新多级列表”对话框。如果这个对话框左下角的按钮为“更多”，则单击该按钮，打开详细的多级列表属性定义选项窗口。

【Step 7】　在“此级别的编号样式”选择框中通过下拉列表选中“一，二，三（简）…”，“输入编号的格式”录入框中便出现了有阴影的序号“一”。

图6-8　多级列表实例

【Step 8】　在输入框的数字前后录入“第”和“章”，后者后面可以加一个空格。

【Step 9】　在对话框右侧上端的“将级别链接到样式”选择框中通过下拉列表选择“标题1”，同时“要在库中显示的级别”选择框确定为“级别1”。

【Step 10】　在对话框下端勾选“制表位添加位置”，在微调录入框中将数值更改为2.4厘米。

【Step 11】　单击“确定”按钮。这时，我们发现文档中的一级标题具有了“第一章”“第二章”等一级编号。

【Step 12】　将鼠标指针停留到某一个二级标题上，单击“开始”选项卡—“段落”组—“多级列表”下拉按钮，在下拉的组合列表中选择下端的“定义新的多级列表”，弹出“定义新多级列表”对话框。此时，左上侧的“单击要修改的级别”框中被选中的数字为“2”，中间的“输入编号的格式”框中却是一个别扭的“一.1”。

【Step 13】　如【Step 9】，在“将级别链接到样式”中通过下拉列表选择“标题2”，同时将下面的“在库中显示的级别”确定为“级别2”，然后选中中间的“正规形式编号”，我们看到“输入编号的格式”框中的“一.1”已经自动更改为“1.1”的形式了。单击“确定”按钮，文档中所有属于“标题2”的列表都被调整为图6-8右图的格式。

【Step 14】　最后，将“标题1”居中即可。

　上述实例效果可参考本书提供的实例文件，至于设置的动态效果，可参见本书提供的视频演示。