主题自定义的会议纪要格式设置

1．“主题—样式集—样式”的设计思想

这里说的主题（Theme）并不是在“Office选项”里所说的能使Office应用程序本身呈现不同外观的Office主题，而是另一种能为Office文档提供专业和时尚外观的快速简便的方式。单击功能区“设计”选项卡下的“主题”按钮（Office 2007版和2010版的“主题”按钮位于“布局”选项卡中），即可设置Office文档的主题。

文档主题本质上是一组预先搭配好的格式选项，其中包括一组主题颜色搭配（即调色板）、一组主题字体（包括各级标题和正文文本字体）以及一组主题效果（包括线条和填充效果）。

Office引入文档主题的概念，解决了关于众多对象颜色、众多字体以及众多效果如何搭配的难题：利用主题，将颜色搭配（调色板）、字体搭配和效果进行组合，这些组合的形式多样，由此形成了“样式集”中能决定文档格式的各种样式的基本“模样”。

样式集里包含了一组具体的“样式”（正文、标题1、标题2、标题3、标题、副标题等），这些样式的颜色搭配、字体搭配和效果由主题决定。这给用户提供了多样的选择：通过选择某一个主题和某一个样式集，获得搭配好的颜色、字体和效果。

此外，用户还可以在这些缺省主题和样式的基础上进行修改，通过“保存当前主题”和“另存为新样式集”形成新的自定义主题和个性化样式集，从而通过用户的自我积累获得满意的个性化效果。由此，也形成了如图4-16所示的开放的“主题—样式集—样式”金字塔。

图4-16　“主题—样式集—样式”金字塔

我们可以用烹饪来比喻“主题”“样式集”和“样式”之间的关系：如果说各种颜色、字体和效果就像烹饪时所用的油脂、调料和香料的话，那么主题就是菜系，样式集就是各种调味风格，而样式就是各道菜的具体做法。

当我们不利用任何Word模板来创建一个新文档时（实际上此时是基于缺省模板“Normal.dotm”来创建文档），则获得了最基础的Word文档：主题为“Office”，样式集为“此文档”。

“Office”主题的颜色为“Office”（这是我们最常见的调色板），字体为“Office等线Light”（这是最无个性的字体），效果也为“Office”。

基于“Normal.dotm”模板获得的样式（如正文、标题、标题1等）也就是我们常见的那些毫无个性的、各级标题的行间距和段落间距有点“奇怪”的样式。

具体来说，主题、样式集与文档格式的关系可以用图4-17来表示。

图4-17　主题、样式集与文档格式的关系示意图

因此，要轻松获得更新颖或者更为标准化的文档基础格式，用户就需要在新建文档之后、编撰文档之前，选择某一个特定的主题，再选择某一个样式集。如有需要，还可以调整颜色、字体、效果，使新建的文档可以方便地利用在所选定主题中定义的、更有个性的颜色、字体和效果，也获得了选定的样式集中所设定的各类文本的格式。

Office的主题、样式集都是开放的，可以在日常工作中将所获得的，在颜色、字体和效果方面有特色的文档保存为自定义主题，以便未来调用；还可以将特定的文本、标题等格式的选项配置保存到样式集中，使其成为自定义样式。

利用这套机制，通过一段时间的积累，即可建立起文档的一整套“格式模板”。这样不仅可以使文档的基本格式配置获得事半功倍的效果，还可以让各种机构设置出自己的文档样式集，从而保证文档效果具有一致性、可调整性和辨识度。

温馨提示

主题中“效果”选项的使用效果并不像它的名称和图标那么出色。例如，“发光边缘”“上阴影”“反射”“极端阴影”等效果都不具有突出的个性，主题的效果也一直无法自定义。这些也许是微软公司为未来推出更出彩的Office版本所留的后手吧。(www.xing528.com)

2．选择主题

确定文档主题的方法非常简捷：单击“设计”选项卡—“文档格式”组—“主题”按钮下拉列表，在下拉列表中选择任意主题即可，如图4-18所示。（注意：图4-18中的“主题颜色”选择框是被拼接进来的，目的是向读者展示主题名为“Office”的“主题颜色”。）

可以看到：

图4-18　选择Office主题的步骤

　图4-18中的主题被分为了“自定义”和“Office”两组。

　Office提供的缺省主题被预先命名为“Office”“环保”“回顾”“积分”等，以“Normal.dotm”为缺省模板所新建的文档的默认主题就是名为“Office”的主题。

　在选择的过程中，当鼠标接触到某个主题时，文档中的各种样式就会同步发生变化。选择不同的主题后，就可以在所选定主题定义的主题颜色、主题字体和主题效果的基础上，再获得一组相应的样式集（不同的字体、颜色）、形状（包括SmartArt图形）的默认填充色与其他搭配色、图表的搭配颜色等。

3．自定义主题

将当前文档的颜色、字体和效果保存为特定的主题，以供未来使用。我们以文档“×××公司会议纪要”为例进行说明，如图4-19所示。

图4-19　保存当前主题

操作步骤

【Step 1】　在Windows资源管理器中，单击模板文档“×××公司会议纪要.dotx”，会以此模板为基础新建一个文档。在新文档中，单击“设计” 选项卡—“文档格式”组—“主题”下拉按钮。

【Step 2】　选择下拉组合列表框底部的“保存当前主题”选项，打开“保存当前主题”对话框。

【Step 3】　在“保存当前主题”对话框中，以合适的文件名（例如“庄重公文”等），按照扩展名“.thmx”将主题保存到合适位置中。一般保存主题的缺省位置为“C:\Users\用户名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes”，这里的“用户名”即为登录Windows的用户名。这样，自定义名称的主题就会显示在“主题”按钮的下拉列表中，并可以应用于任何新建文档了。

温馨提示

主题是一个格式包，其中只包含在原文档中已经被定义为样式的颜色（调色板）、字体、效果格式，不包含原文档的具体内容。如果需要具体内容，例如“×××公司会议纪要”，请从模板文档“×××公司会议纪要.dotx”中创建新文档。