在日常工作中要注意随时保存正在编辑的文档。操作时有如下几个要点：
保存文档有多种方式，最简捷的是按组合键“Ctrl+S”，或者是单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。
建议将工作文档保存到除C盘以外的其他分区或者其他硬盘。因为C盘是系统引导盘，在某些特殊情况下需要重装操作系统时就会被格式化，若不注意的话会导致工作文档和历史文档丢失，甚至引致巨大损失。
可以通过单击“文件”—“选项”—“保存”，打开Office选项的“保存” 组，然后修改“默认本地文件保存位置”来更改Office的工作目录。实际上，在Windows Vista之后的版本中，Windows都在操作系统层面增加了“库” 的概念，默认将文档和媒体文件纳入到“库”当中。如图1-19所示，我们可以在“库”里增加一个新的“库”，将之取名为“工作文档”，然后将这个“工作文档”库的文件夹选定为C盘以外的其他分区或硬盘上的文件夹，即实现了方便地将文档保存到更为安全的其他分区或硬盘上的特定文件夹中的目的。
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图1-19 为Windows的“库”增加一个工作文件夹
一般来说，定期将各类工作文档复制到专门备份用的硬盘或移动硬盘中，将之从工作系统中隔离出来，才是最为稳妥的备份策略。
“另存为”的功能是将文档作为副本另存为其他文件名或另存到其他位置。需要注意的是，我们需要谨慎处理“另存为”的操作和副本文件。首先，需要考虑在“另存为”一个副本之前是否需要将编辑修改的信息保存到当前文件中，如果需要，则先存盘，再用“另存为”去保存副本；其次，需要注意，执行完“另存为”之后，Office当前打开的就是被另存的文件副本，这时我们就要注意文件版本的维护了。
“另存为”有时又是用以改变文档类型的重要方法。例如，将当前文档另存为一个模板，或者导出为PDF文件。只需在单击“保存”按钮之前，选择合适的“保存类型”，然后按照提示操作，即可改变文件类型。
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