Word、Excel、PPT管理文档及属性

1．管理文档

“管理文档”的操作实质上是Office在编辑过程中定期地保存文档的五个最近的副本，这样，即使在编辑工作中因为某些误操作，特别是误删除操作而丢失了一些有用的内容，也可以通过打开Office所保存的这些早期版本，把丢失了的内容找回来。这一功能在某些时候特别有用。

2．文档属性

Office文档除了具有文件名、大小、创建时间、修改时间和存储位置等文件常规属性外，还拥有标题、主题、作者、主管、单位等文档摘要属性，这些属性一方面扩展了Office文档的常规特征，另一方面，可以作为“文档部件”为文档编辑所用。而且，Office文档还可以添加自定义属性，以便对文档进行管理。

我们以修改Word文档的摘要属性为例，方法步骤如下：

操作步骤

【Step 1】 在编辑界面上单击“文件”选项卡标签，切换到“文件”页面。

【Step 2】 如图1-18所示，单击“文件”页面左侧的“信息”项，“文件”页面的操作区域切换到与文件信息相关的内容。

图1-18　修改文档摘要属性(www.xing528.com)

【Step 3】 单击“属性”按钮，打开下拉列表。

【Step 4】 单击下拉列表中的“高级属性”按钮，弹出属性设置对话框。

【Step 5】 单击属性设置对话框的“摘要”标签，在摘要页中修改“标题”“主题”等摘要信息。

【Step 6】 单击“确定”按钮，即完成了文档摘要信息属性的修改。

Office文档还可以添加“自定义”属性。操作方法前四步与上面介绍的相同，第5步则单击“自定义”标签，然后输入或者选择某一自定义属性的“名称”，再选择其“类型”，录入类型的“取值” 后，单击“添加”按钮，即把这一属性添加给了这一文档，最后单击“确定”按钮即可。

文档属性和自定义属性可以通过“检查文档”功能删除。

温馨提示

为了节省篇幅和增强可读性，在本书后面的讲解与讨论中，凡是连续的“单击”操作，我们不再用单独的步骤来讲述，而是通过用一字线将这些单击对象连接成串的方式来表示。例如，上面的操作步骤1～4表示为：单击“文件”—“信息”—“属性”—“高级属性”。