Word、Excel、PPT高级应用：两类模板及使用方法

日常应用中，我们经常会利用模板来建立文档，以便获得一定的预设格式或内容。

用户通过1.4.2小节中讲到的方法新建的Word空白文档，实际上都是在Word默认的一个名为“Normal.dotm”的模板基础上新建的一个空白文档。缺省状态下，这个空白文档具有“标准”格式，例如纸张大小为A4、纸张方向为纵向、有默认字体等。模板文档“Normal.dotm”存放于“C:\Users\用户\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”文件夹中。

Excel的缺省工作簿模板名为“Book.xltm”，其存放位置及维护方式与“Normal.dotm”相同。Excel的用户模板的使用及维护方法与Word相同，仅文件扩展名不同。

PowerPoint没有缺省模板，但用户模板的操作及维护方式也与Word相同，仅文件扩展名不同。

文档模板本质上有两类：第一类是用模板扩展名标识的标准模板文档，Word的标准模板文档扩展名为“.dotx”和“.dotm”，Excel的为“.xltx”和“.xltm”，而PowerPoint的为“.potx”和“.potm”，其中前者不含宏而后者含有宏（“m”即代表“Macro”）。第二类为普通的Office文档，例如“.docx”“.xlsx”或“.pptx”，被用于作为“模板”。

这两类文档都可以包含一定的内容（例如机构logo）、一定的占位符，特别是包含一定的格式，例如某些特定的字符样式（字体、段落格式包）、特定的布局特征等。

Office对这两类“模板”的处理是不同的，用户必须通过不同的方法利用这两类“模板”。

（1）第一类：标准模板。在Windows的资源管理器中双击这类模板时，并不是直接打开模板，而是基于选中的模板新建一个文档、工作簿或演示文稿，即装入了模板的内容与格式，然后新建一个“文档n”“工作簿n”或“演示文稿n”（其中“n”为新建文档顺序，可以是1、2、3……）。在保存这样的新建文档时，程序会自动引导到“另存为”功能，保证用户将文档另存为一个工作文档。

当我们将某一个特定文档另存为标准模板文档时，在“另存为”功能中选中“.dotx”等作为扩展名后，程序会直接将存盘位置引导到“我的文档”文件夹下的“自定义Office模板”文件夹，具体位置为用户定义的“我的文档”的位置，例如“C:\Users\用户\Documents\自定义Office模板\”中，这里的“用户”即登录Windows的用户名。个人模板存放位置的更改可以通过单击“文件”—“选项”—“保存”，然后修改“默认个人模板位置：”来完成。

在Windows资源管理器中，选中某个标准模板文档，单击鼠标右键，在右键菜单中选择“打开” 命令，Office即会打开这一模板，我们即可对该模板进行修改、调整。(www.xing528.com)

实 用 技 巧

了解当前窗口打开、编辑的是一个普通文档还是模板的方法是：观察窗口标题栏中显示的文件扩展名，如果扩展名为“.dotx”或“.dotm”等，即是打开了模板。

图1-11　新建Word文档和个人自定义模板的使用

当我们通过“文件”选项卡（文件操作页）的“新建”功能来新建一个文档时，就可以通过保存在“自定义Office模板” 文件夹中的“个人”模板来获得各种工作文档模板。例如，如图1-11所示，在Word的编辑状态下，单击“文件”—“新建”，然后在查找和浏览模板的页面上单击“个人”，即可获得自定义的工作文档模板，单击某一模板即可在此基础上建立一个新文档。

（2）第二类：普通Office文档。这类文档包含一定的内容和一定的格式，严格意义上讲不能称为“模板”。当我们打开某个这类所谓的“模板”时，实际上打开了该文档本身，这时需要注意的是，不要因我们进行的编辑而损坏了原文档本身，应该及时将作为模板使用的文档“另存为”工作文档。

由上面对比可以看出，真正的“模板”应该还是Office的标准模板，使用这类模板才能在系统层面上保证原模板不会被随意改动。

当然，一个机构的工作文档模板，从管理上讲，应该与该机构的管理流程、管理要求与优化密切相关联；从技术上讲，则应该在仔细区分文档类别，调整了机构标识、内容、布局结构、格式甚至颜色搭配以后统一发布使用，并具有严格的版本控制流程。