Office文件高级应用教程

Office文件，也称为Office文档，实际上是含格式的文本、图形和媒体（例如图片、图形等）的集合，并且以“文件”为单位存放于硬盘等存储介质上。一个文件就是一个具有特定格式的、可以用某个应用程序打开的独立数据包。

在计算机中，特定的文件要用特定的程序打开，因为只有相应的程序才能识别和解码某种文件的格式。而文件的类别通常用文件扩展名来标识，例如Word标准文件的扩展名在Word 2003之前都为“.doc”，Excel和PowerPoint则分别为“.xls”和“.ppt”。

但是，随着应用需求和计算机环境的发展，Office不可能一直沿用几十年前制定的文件格式。从Office 2007起，微软就在“标准通用标记语言XML”的基础上，设计了“Office开放的XML（Office Open XML，OOXML）”标准，将Office的文件格式提升为ZIP压缩的一组包含多个文件夹的XML包。这一标准在开放性、健壮性、存储效率、安全性等方面均有巨大优势，获得了国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）的支持并成了国际标准。而文件扩展名总体上说只是在原扩展名后增加了一个字符“x”。

因此，我们常用的“.docx”“.xlsx”和“.pptx”文档实际上都是压缩包，如果需要了解其具体的组成部分或者提取某个文件中的图片等媒体文件，可以将其文件扩展名更改为“.ZIP”，然后将其解压即可。

实 用 技 巧

如果需要获得一个“.docx”“.xlsx”或“.pptx”文档中的所有原始图片（或PPT中的音频），只需将这个文档的扩展名改为“.ZIP”，然后将其解压，这样，在解压后的文件夹的二级子文件夹media中，即可看到文档中的所有媒体文件。

Office一直是向下兼容的，也就是说，高版本的Office能够打开较低版本Office保存的文件，打开后会在文件扩展名后显示提示“[兼容模式]”。(www.xing528.com)

Office使用扩展名分别为“.dotx”“.xltx”和“.potx”的Word、Excel和PowerPoint模板文件，模板文件是包含特定格式和样式的特殊Office文档。

Office使用扩展名以“m”结尾的“启动宏的文档”，例如“.docm”等，在打开这类文件时会提示启动宏。

虽然Word、Excel和PowerPoint文件有时被统称为“Office文档”，但严格的名称分别为“Word文档”“Excel工作簿”和“PowerPoint演示文稿”。

温馨提示

基于效率和可靠性的考虑，建议将旧的兼容模式的“.doc”文件、“.xls”文件和“.ppt”文件都分别转存为“.docx”“.xlsx”和“.pptx”文件。