如何设计数据透视表|计算机应用基础

新创建的数据透视表是一个空表，必须经过设计才能得到数据的分析结果。图12-17和图12-18分别显示了新创建的和经过设计的数据透视表的效果。

图12-17　新创建的数据透视表

图12-18　已设计的数据透视表

1.数据透视表字段列表

创建数据透视表时，Excel会显示“数据透视表字段列表”窗格，如图12-19所示。通过该窗格，可将字段添加到数据透视表及重新排列和定位字段，或者从数据透视表中删除字段。默认情况下，单击数据透视表中的任意位置，“数据透视表字段列表”窗格会自动出现。要手动显示或隐藏该窗格，可以单击【数据透视表工具：选项】工具选项卡【显示】组中的【字段列表】按钮。

图12-19　字段列表窗格

默认情况下，“数据透视表字段列表”窗格分为两个部分：上半部分是“字段节”，用于在数据透视表中添加和删除字段；下半部分是“区域节”，用于重新排列和定位字段。若要更改“字段列表”窗格的视图，可单击窗格右上角【字段列表视图】按钮，如图12-20所示，在下拉菜单中单击选择需要的视图即可。

图12-20　更改字段列表视图

2.数据透视表字段列表的工作方式

为了在创建数据透视表或数据透视图的字段布局时，获得所要的结果，必须了解数据透视表字段列表的工作方式，以及排列不同类型字段的方法。图12-21所示为字段列表工作方式示意图。

图12-21　字段列表工作方式示意图

❶“字段节”列表和数据源

数据源可以是Excel工作表区域，也可以是一个外部数据源。在简单应用中，数据源通常包含一个由字段（列）和记录（行）组成的表格数据，Excel从中获得各字段的字段名，显示在“数据透视表字段列表”窗格“字段节”列表中。

当数据源中的数据发生改变时，可在单击【数据透视表工具：选项】选项卡【数据】组中的【刷新】，Excel将重新从数据源中提取字段，并更新数据透视表中的数据。如果要更改数据源，可单击该组中的【更改数据源】打开“更改数据透视表数据源”对话框进行更改。

可以在“字段节”列表中勾选字段的复选框，将该字段添加到“区域节”中，默认情况下，数值字段将添加到“数值”区域，非数值字段将添加到“列标签”区域。使用鼠标拖动字段的方法可将字段移动到特定区域。在“字段节”列表中取消字段的复选框的选择，该字段将从“区域节”的四个区域中删除。

任何字段只能添加到“报表筛选”“行标签”或“列标签”区域一次。如果试图将同一字段多次添加到这些区域，那么该字段将自动从原来的区域中移出，并放入新区域。

❷“报表筛选”区域

将字段移动到字段列表中的“报表筛选”区域，该字段会同时移动到数据透视表中的“报表筛选”区域。

如图12-22所示，将字段移到数据透视表中的“筛选”区域后，Excel为每个“筛选”字段提供一个行，用于显示字段名和设置筛选条件。

另外，在“字段列表”窗格“字段节”列表中，将鼠标指向某个字段，然后单击字段名旁边的筛选下拉箭头，可以在将字段添加到报表之前进行筛选。如果数据透视表需要分析大量数据，这种方法有助于减少更新报表所需的时间。

图12-22　透视表中的“筛选”

❸“列标签”区域

将字段移动到字段列表中的“列标签”区域，该字段会同时移动到数据透视表中的“列标签”区域。当某字段被移动到“列标签”区域，Excel将从源数据表的字段中提取不重复值，填充到数据透视表“列标签”区域，如图12-23和图12-24所示。

图12-23　“列标签”数据来源

图12-24　“列标签”提取结果

❹“行标签”区域

将字段移动到字段列表中的“行标签”区域，该字段会同时移动到数据透视表中的“行标签”区域。与“列标签”一样，Excel以相同的方式从源数据表的字段中提取不重复值，填充到数据透视表“行标签”区域，如图12-25和图12-26所示。

图12-25　“行标签”数据来源

图12-26　“行标签”提取结果

5“数值”区域(www.xing528.com)

将字段移动到字段列表中的“数值”区域，该字段会同时移动到数据透视表中的“数值”区域。

与“行/列标签”不同，Excel为移动到“数值”区域的字段指定了一种汇总方式，并将计算的结果填充到数据透视表中“数值”区域的每个单元格。默认情况下，数值字段采用“求和”汇总，并为该汇总字段命名为“求和项：＜字段名＞”，而非数值字段采用“计数”汇总方式。

要更改“数值”区域字段的汇总方式，如图12-27所示，在“字段列表”窗格“区域节”的“数值”区域中单击字段名，在出现的快捷菜单中单击【值字段设置...】打开“值字段设置”对话框，如图12-28所示。在该对话框中，除了可以设置汇总方式的计算类型外，还可以自定义名称、设置数字格式及更改值显示方式。

若要快速更改汇总方式，可在【数据透视表工具：设计】选项卡【计算】组中【按值汇总】的下拉菜单中进行选择，如图12-29所示。

图12-27　值字段设置菜单

图12-28　值字段设置

图12-29　汇总方式

也可以在【数据透视表工具：选项】选项卡【活动字段】组中更改汇总字段名称，或打开“字段设置”对话框，功能区如图12-30所示。

图12-30　【活动字段】组

对于数据透视表中“数值”区域的每个单元格，我们可以用以下步骤来理解其求值过程：

（1）分别从单元格所在列的“列标签”与所在行的“行标签”上获取一个值，并根据标签所属字段得到一个筛选条件。例如，如图12-31所示，“数值”区域单元格B5所得到的筛选条件可理解为：（［季度］="1季度"）且（［类别］="家电类"）。

（2）将筛选条件应用于来源数据表。例如，在来源数据表中应用图12-31中B5单元格的条件，可得到如图12-32所示的结果。

（3）应用“数值”区域字段的汇总方法，对筛选结果表中该字段的数据进行汇总。例如，图12-31中B5单元格的字段为“销售额”，汇总方式为求和，得到汇总值“364.33”，可以理解为公式“=SUM（F8，F24，F40，F56）”的计算结果。

图12-31　“数值”区域单元格

图12-32　来源数据表的筛选结果

由于可对同一字段采用不同的汇总方式，“数值”区域允许添加已放置在其他区域的字段，也允许在“数值”区域多次添加同一字段。

3.数据透视表中的总计

默认情况下，Excel会为数据透视表的行和列自动添加总计，如图12-33所示。要更改总计，可以在【数据透视表工具：设计】工具选项卡【布局】组【总计】菜单中选择总计方式，如图12-34所示。

图12-33　数据透视表中行与列的总计

图12-34　更改总计

4.数据透视表中的分类汇总

可以为“列标签”和“行标签”区域中的字段设置分类汇总，如图12-35所示。

默认情况下，Excel根据字段所放置的区域及层次自动决定是否进行分类汇总。若要改变分类汇总，可选择该字段，单击【数据透视表工具：选项】选项卡【活动字段】组中的【字段设置】打开“字段设置”对话框进行设置，如图12-36所示。对话框中分类汇总选项说明如表12-2所示。

图12-35　数据透视表中的分类汇总

图12-36　分类汇总设置

表12-2　“字段设置”对话框中分类汇总选项说明

若要快速显示或隐藏当前的分类汇总，右击字段项，然后选中或清除【分类汇总“＜标签名＞”】旁的复选框。还可以在【数据透视表工具：选项】选项卡【布局】组中的【分类汇总】下拉菜单中更改分类汇总的显示方式。