计算机应用基础：设置数字格式，实现功能

通过应用不同的数字格式，可以更改数字在单元格中的显示外观。设置数字格式并不会更改数字本身的值，例如图9-41中，单元格中所显示的是具有货币格式的数字“¥ 128.36”，而该单元格的实际值为编辑栏中的“128.3568”。在进行计算、筛选及排序等操作时，使用的也是单元格的实际值。

图9-41　编辑栏和相关单元格

1.使用功能区命令设置数字格式

可以在【开始】选项卡【数字】组中的【数字格式】下拉列表对选择的单元格设置需要的数字格式。另外，【数字】组还为会计人员提供了常用的五个格式设置按钮，其功能如表9-8所示。

表9-8　常用数字格式

要点提示

为防止产生歧义，当单元格宽度过小而使数字、日期等格式不能完整显示时，Excel将在单元格中显示若干个“#”，以提示用户增加单元格宽度，或减小字体以显示完整值。

2.使用对话框设置数字格式

若要查看所有可用的数字格式，单击【数字】组右下角的【对话框启动器】，打开如图9-42所示的“设置单元格格式”对话框，然后在对话框“数字”选项卡中设置单元格的数字格式。

在分类列表中选择需要的数字类别，对话框右侧将出现该数字格式的详细格式设置，对话框的底部也会出现该类别的说明。

图9-42　设置数字格式

分类列表中，“常规”数字格式是单元格的默认数字格式，在具有此格式的单元格中输入内容时，Excel会对输入内容进行自动识别，并根据识别类型的默认格式设置到单元格。若单元格已指定了其他数字格式，Excel将不会再对键入的内容进行类型识别。

数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、科学计数和特殊只对数值型有效。如果为包含非数值型的单元格设置了数值型格式，并不会影响单元格的显示，当在该单元格中重新输入数值型值时，之前设置的数值型格式将被应用。

若单元格设置了“文本”类别，则单元格总是与输入内容一致，即使输入数字和公式也会当作普通文本对待。(www.xing528.com)

表9-9是微软公司对所有可用数字格式的说明。

表9-9　可用的数字格式

注：在“自定义”数字格式中，既可以使用内置的数字格式，也可以使用其中列出的符号组合成自定义数字格式。

表9-10　常用数字格式代码

续表

事实上，“自定义”数字格式包含分类列表中从“常规”到“特殊”所有的数字格式。要查看分类列表中某个数字格式的自定义格式代码，如图9-43和图9-44所示，先选择这个数字格式，然后再选择“自定义”，此时“类型”中显示的即为之前数字格式的格式代码。

图9-43　选择预置的数字格式

图9-44　在“自定义”格式中查看格式代码

拓展阅读

在Excel中，日期时间类型的数据实际上是一个小数（微软公司称之为“序列号”），其中，整数部分表示日期，小数部分表示时间。

整数部分表示的日期是指1900年1月1日数起的天数。Excel不能识别1900年之前的日期，最大的日期是9999年12月31日。若为负数或过大的数值指定日期格式，Excel将用“#”填充单元格。表示时间的小数，可看作一个［0，1）之间的刻度，指示从00：00：00.000到23：59：59.999之间的一个时刻，最小的时间刻度为1ms（0.001s）。例如：1/24=0.0416666666666667，表示1：00：00.000；反之，2：05：00.000用2*（1/24）+5*［1/（24*60）］=0.0868055555555556表示。