常用的中文邮件服务机构及账号设置

1.电子邮件概述

电子邮件（E-mail）是Internet上使用最广泛的服务之一。与传统邮件的传递方式类似，电子邮件采用存储转发的方式进行传递，根据电子邮件地址（E-mail Address）由网上多个主机合作实现存储转发，从发信源节点出发，经过路径上若干个网络节点的存储和转发，最终使电子邮件传送到目的邮箱。电子邮件通过网络传送，与传统邮件相比，其最大的优点是方便快速、费用低廉。

与传统方式寄送信件时必须写明收件、寄件人地址类似，使用电子邮件服务也必须要拥有一个电子邮箱，而每个电子邮箱应有一个唯一的电子邮件地址。电子邮箱是由提供电子邮件服务的机构为用户建立的。默认情况下，任何人都可以将电子邮件发送到某个电子邮箱中，但是只有电子邮箱的所有者输入正确的用户名和密码，才能查看邮箱中的内容。

用户发送电子邮件时，邮件将被送到收件人的邮件服务器，存放在属于收件人的邮箱中。邮件服务器都是24 h工作的，随时可以发送或接收邮件，即发信人可以随时发送邮件，收件人也可以随打开自己的信箱阅读邮件。因此，收发电子邮件不受地域或时间的限制，双方的计算机不需要同时打开。

1）电子邮件地址

每个电子邮箱都有一个电子邮件地址。电子邮件地址是由用户向电子邮件服务机构申请，或由该机构向用户分配的。常用的中文邮件服务机构有163邮箱（http://mail.163.com）、QQ邮箱（http://mail.qq.com）等，用户可登录这些网站申请自己的电子邮件地址。大多数电子邮件服务机构都为个人用户提供免费邮件服务。

电子邮件地址的格式为

用户名@主机域名

其中：

（1）“用户名”是由用户给定的，其规则由提供邮件服务的机构规定，通常只允许包含字母、数字、连字符（减号“-”）等，不允许包含空格、逗号、分号等字符。

（2）“@”读作“at”，用于分隔用户名和主机域名，表示该邮件地址的“用户”在（at）某个“主机域名”。

（3）“主机域名”是邮件服务机构的域名，Internet根据该域名查找邮件的目的地。

例如：content@mail.gov.cn就是一个电子邮件地址，表示在“mail.gov.cn”邮件主机上的一个名为content的电子邮件用户。

2）电子邮件的格式

电子邮件包括两个基本部分：信头和信体。信头相当于信封，信体相当于信件内容。

（1）信头。

信头中通常包括收件人、抄送、主题三项。

①收件人：收件人的E-mail地址，若有多个收件人，地址之间用分号（；）隔开。

②抄送：表示同时可以接收到此邮件的其他收件人地址。事实上，在“收件人”中输入多个收件人或在“抄送”中输入多个收件人地址效果是相同的。

③主题：邮件的标题，简明扼要地用一句话说明邮件大致内容。收件人邮箱的邮件列表会列出每个邮件的主题，通过阅读该主题，收件人可明确邮件的大致内容。

（2）信体。

信体是邮件的正文内容，可以是文字、图片、超链接等，还可以包含附件，附件可理解为“包裹”，如音频、视频、文档等。事实上，附件可发送任何文件，但有些邮件服务器禁止发送扩展名为“.exe”的程序文件（可执行文件，Executable File），此时，用户可使用压缩软件将它们打包成压缩文件后再发送。

2.Outlook 2010的使用

使用电子邮箱通常有两种方式。其一，使用Web邮箱，即通过浏览器登录到邮件服务提供机构的网站来收发电子邮件，如163邮箱（http://mail.163.com）、QQ邮箱（http://mail.qq.com）等。Web邮箱不会将邮件内容（特别是附件）自动下载到用户的计算机，因此具有更好的安全性。但用户无法在未连接Internet时访问Web邮箱。其二，使用电子邮件客户端软件。常用的电子邮件客户端软件有腾讯公司的Foxmail、微软公司的Outlook等。使用电子邮件客户端软件可将邮件的副本下载到用户计算机，用户可在未连接Internet时阅读已下载的邮件。

使用各种电子邮件客户端软件操作方式基本类似。例如，发电子邮件时，需要填写收件人的邮件地址、主题和邮件主体。下面以Microsoft Outlook 2010为例，介绍电子邮件的撰写、收发、阅读、回复、转发等操作。

1）启动Outlook 2010

依次单击【「开始」按钮】→【所有程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Outlook 2010】，即可启动Outlook 2010。

2）账号的设置

在使用Outlook收发电子邮件之前，必须先对Outlook进行账号设置。

在首次打开Outlook时，会自动进入账户设置向导。也可以在打开Outlook 2010后，依次单击【文件】→【信息】→【添加账户】命令，打开“添加新账户”向导。这两种账户设置的实质是相同的，在此仅介绍后一种设置方式，步骤如下：

（1）在打开的“添加新账户”对话框中，选中“电子邮件账户”，单击【下一步】，将出现如图3-8（a）所示的“添加新账户”对话框。

（2）在对话框中填写好E-mail地址和密码等信息，单击【下一步】，Outlook会自动联系邮箱服务器进行账户配置，如果填写的信息无误，则账户将会配置成功。

完成账户设置后，将进入Outlook的工作界面，如图3-9所示。Outlook是Microsoft Office软件中的成员之一，与Word、Excel、PowerPoint一样，采用功能区操作界面，其操作方式也是类似的。有关功能区的操作方法，请参阅第2部分第4章“4.2以任务为导向的应用界面”。

图3-8　添加新账户

图3-9　Outlook 2010主界面

拓展阅读

账户设置的关键信息除了电子邮件地址、用户名和密码外，还包括服务器的账户类型及收、发邮件的服务器信息。

通常情况下，Outlook会正确地填写这些信息，若测试账户设置未能通过，则需要在如图3-8（a）所示的对话框中选择第三个选项“手动配置服务器设置或其他服务器类型”，单击“下一步”，将打开如图3-8（b）所示的对话框，手动配置服务器信息。

电子邮件服务使用POP（邮局协议）接收邮件，使用SMTP（简单邮件传输协议）发送邮件。有的电子邮件服务机构限制了客户端软件对POP、SMTP服务器的访问。可以登录Web邮箱，并在“设置”功能中打开这些服务。通常，还可以在Web邮箱中查看的接收邮件服务器和发送邮件服务器的地址。图3-10所示为网易邮箱的“设置”页面，在该页面中可设置开启或关闭POP3/SMPT服务，在其下方显示了POP3、SMTP等服务器的地址。

图3-10　网易邮箱的“设置”页面

3）撰写与发送邮件

账户设置好后，就可以收发电子邮件了。撰写与发送邮件的操作步骤如下：(www.xing528.com)

（1）启动Outlook 2010。

（2）单击功能区【开始】选项卡【新建】组中的【新建电子邮件】，出现撰写新邮件的窗口，如图3-11所示。窗口上半部为信头，下半部为信体。

图3-11　使用Outlook 2010撰写邮件

（3）填写信头。例如：

收件人：zhangsan@163.com（可以给自己发邮件，也可以给他人发邮件）。

抄送：lisi@163.com（可选项，可有可无）。

主题：测试邮件［允许不填，若不填写，收件人可能看到“（无主题）”等字样的标题）］。

（4）撰写信体。

可以在邮件中输入文字，并设置文字格式。还可以在功能区的【插入】选项卡中单击相应命令来插入图片、表格等内容。

（5）插入附件。

单击功能区【开始】选项卡【添加】组中的【附加文件】可以为邮件添加附件，这些文件将与邮件一并发送给收件人。添加的附件将出现在“附件”框中，若要从邮件中删除某附件，右击附件并在弹出菜单中单击【删除】，或单击选中附件后按键盘上的【Delete】。

（6）单击【发送】按钮，即可将邮件发送给“收件人”和“抄送”中的所有联系人。

4）接收和阅读邮件

启动Outlook后，如果要查看是否有电子邮件，可单击功能区【发送/接收】选项卡【发送和接收】组中的【发送/接收所有文件夹】（或单击该组的其他命令），如图3-12所示。此时，会出现邮件发送和接收的对话框，提示发送和接收进度。接收完邮件后，即可以阅读邮件了。

图3-12　发送和接收邮件

阅读邮件的操作步骤如下：

（1）在Outlook左侧窗格的用户账户节点下的“收件箱”，窗口工作区域将出现一个预览邮件窗口，预览窗口左部为邮件列表区，收到的所有信件都会以“发件人”“日期”“主题”的形式列出；右部是邮件预览区。

（2）若要简单地浏览某个邮件，在邮件列表区中单击一个邮件并单击，则该邮件内容便显示在邮件预览区中。若要详细阅读或对邮件进行更多操作，可以双击将其打开。

5）保存附件

若邮件中包含附件，在邮件的预览窗口或阅读窗口的邮件图标右侧，会列出附件的名称。

通常，Outlook在接收邮件时已将附件下载到用户计算机中，若要将附件保存到其他的文件夹中，右击文件名，在快捷菜单中单击【另存为】即可。

6）回复邮件

若需要回复邮件，即给发件人回信，可在邮件阅读窗口的功能区【响应】组中单击【答复】或“全部答复”（见图3-13），打开“答复”窗口进行回复。

图3-13　答复邮件

回复邮件的方法也撰写新邮件类似，且回复时，发件人和收件人的地址已由系统自动填好，原信件的内容也都显示出来作为引用内容。编写回信，这里允许原信内容和回信内容交叉，以便引用原信语句。撰写好回信内容后，单击【发送】即可完成回复。

7）转发邮件

用户也可以将收到的邮件转发给其他收件人。例如，将邮件发布的通知、文件发送给同事等。转发邮件的操作步骤如下：

（1）在邮件阅读窗口中，单击功能区【响应】组中单击【转发】，如图3-14所示，打开“转发”窗口。

（2）填写“收件人”或“抄送”地址，多个地址之间用逗号或分号隔开。

（3）若有必要，也可以编辑待转发的邮件，或在邮件中撰写附加信息、添加附件等。

（4）单击【发送】，完成转发。

图3-14　转发邮件

8）使用Outlook联系人

联系人是Outlook中十分有用的工具之一。利用它不但可以像普通通信录那样保存联系人的姓名、生日、工作单位、E-mail地址、邮编、通信地址、电话和传真号码等信息，还可以在发送电子邮件时自动填写电子邮件地址、在Word中使用邮件合并自动批量发送邮件等功能。下面简单介绍联系人的创建和使用。

添加联系人的操作步骤如下：

（1）在Outlook左侧窗格中单击“联系人”，Outlook的主界面将切换到联系人管理视图。主界面中将列出已有的联系人名片，显示了联系人的姓名、E-mail等摘要信息。双击联系人名片，即可查看或编辑该联系人的详细信息。选中联系人名片，单击功能区【通信】组中的【电子邮件】，就可以给该联系人编写并发送邮件了。

（2）单击功能区【新建】组中的【新建联系人】，即可打开联系人资料填写窗口。

（3）填写好联系人的各项信息后，单击【保存并关闭】即可新建联系人。

另外，在邮件的预览窗口或阅读窗口中，可以右击E-mail地址，在弹出菜单中单击【添加到Outlook联系人】，即可快速将该电子邮件地址添加到联系人中。