现有的数据流程分析多是通过分层的数据流程图（Data Flow Diagram，简称DFD）来实现的。它能精确地在逻辑上描述系统的功能、输入、输出和数据存储等，而摆脱了其物理内容，是结构化系统分析最基本、最重要的工具。
一、数据流程图的基本组成
数据流程图由四种基本符号组成。
1.外部项
外部项处于系统之外，是系统的输入源或输出去向。确定了系统的外部项，实际上就是明确系统与外部环境之间的界限，从而确定了系统的范围。
图5-6 外部项的画法
2.数据流（Data Flow）
表示数据的流向，符号是一个箭头。一个数据流由一个或一组确定的数据组成。
图5-7 数据流的画法
3.数据存储（Data Store）
数据存储指出了数据保存的地方。但它并不是指数据保存的物理地点或物理存储介质，而是对数据存储的逻辑描述。
图5-8 数据存储的画法
4.处理逻辑（Process）
也称为处理，是对数据进行的操作。处理逻辑对数据的变换方式有以下两种：
（1）变换数据的组成，即改变数据结构；
（2）在原有的数据内容基础上增加新的内容，形成新的数据。
每个处理逻辑都必须具有输入数据流和处理之后的输出数据流。由于处理逻辑表示对数据的加工处理，因此处理逻辑名称一般都是由动词和宾语表示，动词表示加工处理的动作，宾语表示被加工处理的数据。一张数据流程图中一般会有多个处理逻辑，因此要用编号来标示，不同的处理逻辑使用不同的编号。处理逻辑的画法如图5-9所示。
图5-9 处理逻辑的画法
二、数据流程图的特点
数据流程图是描述管理信息系统逻辑模型的主要工具，它有两个特点：
1.抽象性
数据流程图不考虑具体的物理因素。在数据流程图中具体的组织机构、工作场所、人员、物质流等都已去掉，只剩下数据的存储、流动、加工、使用的情况。这种抽象性使分析员能够很容易地总结出信息处理的内部规律性。
2.概括性
数据流程图把系统对各种业务的处理过程联系起来，形成一个总体，具有很强的概括性。通过数据流程图可以实现：
（1）系统分析员用这种工具自顶向下分析系统信息流程；(www.xing528.com)
（2）可在图上画出计算机处理的部分；
（3）根据逻辑存储，进一步做数据分析，可向数据库设计过渡；
（4）根据数据流向，定出存取方式；
（5）对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。
三、绘制数据流程图的方法
由于数据流程图在系统建设中应该反映将要建立的新系统的逻辑功能，因此在绘制数据流程图时必须坚持正确的原则和运用科学的方法。
1.明确的系统界面。
2.自顶向下逐层扩展。
管理信息系统是一个庞大而复杂的系统工程，不可能用一两张数据流程图就能够明确、具体地描述整个系统的逻辑功能，因此自顶向下的原则是绘制数据流程图的一条清晰的思路和标准化的步骤。
3.合理布局。
数据流程图各种符号要布局合理、分布均匀，以便于浏览和交流。一般数据来源的外部项尽量安排在左方，而数据主要去处的外部项尽量安排在右边，数据流的箭线尽量避免交叉或过长。
4.只反映系统逻辑功能。
数据流程图只反映数据流向、数据加工和逻辑意义上的数据存储，不反映任何数据处理的技术过程、处理方式和时间顺序，也不反映各部分相互联系的判断与控制条件等技术问题。
5.与用户共同商讨。
数据流程图绘制过程，就是系统的逻辑模型的形成过程，必须始终与用户密切接触，共同商讨，也要征求其他系统建设者的意见，取得一致认识。
四、数据流程图绘制的基本步骤
本部分以图书馆“进书”业务为例绘制数据流程图。“进书”业务主要指新书的验收、分类编号、填写、审核、入库。主要过程：书商将采购单和新书送给采购员；采购员验收，如果不合格就退回，合格就送编目员；编目员按照国家标准进行分类编号，填写包括书名，书号，作者、出版社等基本信息的入库单；库管员验收入库单和新书，如果合格就入库，并更新入库台账；如果不合格就退回。
1.识别系统的输入和输出，画出顶层图，即确定系统的边界，如图5-10所示。
图5-10 “进书”业务的顶层数据流程图
2.画系统内部的数据流、加工与文件，画出一级细化图，如图5-11所示。
图5-11 “进书”业务的第一层数据流程图
3.加工的进一步分解，画出二级细化图，如图5-12所示。
图5-12 “进书”业务的第二层数据流程图
数据流程图分多少层次要视实际情况而定，一般来说，由顶层、中间层和底层组成。顶层图说明了系统的边界，即系统的输入和输出数据流，顶层图只有一张；中间层的数据流程图描述了某个处理逻辑的分解，而它的组成部分又要进一步被分解，较小的系统可能没有中间层；底层图由一些不必再分解的处理逻辑组成。
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