首先要说明的是，这里所讲的反驳索赔仅仅指的是反驳承包人不合理索赔或者索赔中的不合理部分，而绝对不是把承包人当作对立面，偏袒发包人，设法不给或尽量少给承包人补偿。反驳索赔的措施是指监理人针对一些可能发生索赔的领域，为了今后有充分证据反驳承包人的不合理要求而采取的监督管理措施。反驳索赔措施实际上是包括在监理人的日常监理工作中的。能否有力地反驳索赔，是衡量监理人工作成效的重要尺度。
对承包人的施工活动进行日常现场检查是监理人开展监理工作的基础。检查人员应具有一定的实践经验、认真的工作态度和良好的合作精神。人员素质的高低很大程度上将决定监理人监理工作的成效。检查人员应该善于发现问题，随时独立保持有关情况记录，绝对不能简单照抄承包人的记录。必要时应对某些施工情况摄取工程照片；每天下班前还必须把一天的施工情况和自己的观察结果扼要地写成 “工程监理日志”，其中特别要指出承包人在哪些方面没有达到合同或计划要求。这些日志应该逐级加以汇总分析，最后由监理人或其他授权代表把承包人施工中存在的问题连同处理建议书面通知承包人，为今后反驳索赔提供依据。
合同中通常都会规定承包人应该在多长时间内或什么时间以前向监理人提交什么资料供监理人批准、同意或参考。监理人事先可编制一份 “承包人应提交的资料清单”，内容包括资料名称、合同依据、时间要求、格式要求及监理人处理时间要求等，以便随时核对。如果到时承包人没有提交或者提交资料的格式不符合要求，则应该及时记录在案，并通知承包人。承包人的这种问题，可能是今后用来说明某项索赔或索赔中的某部分应由承包人自己负责的重要依据。
监理人要了解承包人施工材料和设备到货情况，包括材料质量、数量和存储方式以及设备种类、型号和数量。如果承包人的到货情况不符合合同要求或双方同意的计划要求，监理人应该及时记录在案，并通知发包人。这些也可能是今后反驳索赔的重要依据。
与承包人一样，对监理人来说，做好资料档案管理工作也非常重要。如果自己的资料档案不全，索赔处理终究会处于被动，只能是人云亦云。即便是明知某些要求不合理，也无法予以反驳。监理人必须保存好与工程有关的全部文件资料，特别是应该有自己独立采集的工程监理资料。
监理人通常可以对承包人的索赔提出质疑的情况有：
（1）索赔事情不属于发包人或监理人的责任，而是与承包人有关的其他第三方的责任。
（2）发包人和承包人共同负有责任、承包人必须划分和证明双方责任大小。(www.xing528.com)
（3）事实依据不足。
（4）合同依据不足。
（5）承包人未遵守意向通知要求。
（6）承包人以前已经放弃（明示或暗示）了索赔要求。
（7）承包人没有采取适当措施避免或减少损失。
（8）承包人必须提供进一步的证据。
（9）损失计算夸大等。
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