Excel数据有效性制作多级联动下拉列表教程

技巧介绍：我们在Excel工作簿中会经常看到多级联动下拉列表，使用这种方法可以有效地避免数据输入错误，大大提高工作效率。那么，应该怎样制作多级联动下拉列表呢？

1 在Excel中打开“素材\第06章\实例103\城市与地区多级联动”工作簿，首先制作第一级下拉列表，选中A10：A11单元格区域，选择“数据”选项卡，在“数据工具”选项组中单击“数据验证”下拉按钮，选择“数据验证”选项，弹出“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表选择“序列”选项，在“来源”文本框中选择A1：B1单元格区域，如图6-5所示。

图6-5 制作第一级下拉列表

2 设置完成后即可查看效果，如图6-6所示。

3 接下来制作第二级下拉列表，第二级下拉列表需根据第一级下拉列表的选择来显示第二级的菜单内容，如第一级选择湖南，则第二级需要选择的菜单是长沙、常德、益阳等，选中A1：B6单元格区域，选择“公式”选项卡，在“定义的名称”选项组中单击“根据所选内容创建”按钮，弹出“以选定区域创建名称”对话框，取消选中“最左列”复选框，如图6-7所示。

图6-6 查看第一级下拉列表

图6-7 单击“根据所选内容创建”按钮

4 在“定义的名称”选项组中单击“名称管理器”按钮，弹出“名称管理器”对话框，可查看上一步创建的名称，广东=广州、深圳、汕头、东莞、佛山；湖南=长沙、常德、益阳、湘潭、株洲。如图6-8所示。

图6-8 单击“名称管理器”按钮

5 选中B10：B11单元格区域，单击“数据验证”选项，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“=INDIRECT（$A10）”，如图6-9所示。

图6-9 设置数据验证条件

6 设置完成后即可查看效果，如图6-10所示。(www.xing528.com)

7 最后来制作第三级菜单，其实制作第三级菜单和制作第二级菜单的方法类似，选中D1：E6单元格区域，选择“公式”选项卡，在“定义的名称”选项组中单击“根据所选内容创建”按钮，弹出“以选定区域创建名称”对话框，取消选中“最左列”复选框，如图6-11所示。

图6-10 查看第二级下拉列表

8 在“定义的名称”选项组中单击“名称管理器”按钮，弹出“名称管理器”对话框，可查看上一步创建的名称，如图6-12所示。

图6-11 制作第三级菜单

9 选中C10：C11单元格区域，单击“数据验证”选项，在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“=INDIRECT（$B10）”，如图6-13所示。

图6-12 单击“名称管理器”按钮

图6-13 设置数据验证条件

10 设置完成后即可查看效果，如图6-14所示。

图6-14 查看设置效果

技巧拓展

下面介绍INDIRECT（ref_text，[a1]）函数。Ref_text为对单元格的引用，此单元格可以包含A1样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文本字符串单元格的引用。如果ref_text不是合法的单元格的引用，函数INDIRECT返回错误值#REF！或#NAME？。如果ref_text是对另一个工作簿的引用（外部引用），则工作簿必须被打开。如果源工作簿没有打开，函数INDIRECT返回错误值#REF！。a1为一逻辑值，指明包含在单元格ref_text中的引用的类型。如果a1为TRUE或省略，ref_text被解释为A1样式的引用。如果a1为FALSE，则ref_text被解释为R1C1样式的引用。