如图3.3.1-1所示，切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，在打开的下拉列表中选择“数据验证”命令，即可打开数据验证对话框。
接着如图3.3.1-2所示，在打开的“数据验证”设置对话框中，可以看到“允许”下拉列表中包含了“任何值”“整数”“小数”“序列”“日期”“时间”“文本长度”和“自定义”等多种条件类型，用户可以根据实际需要进行设置。使用数据验证对单元格设置了限制条件后，用户在输入不符合条件的数据时，Excel在默认情况下会自动弹出警告窗口阻止用户输入。
图3.3.1-1 选择“数据验证”命令
图3.3.1-2 数据验证的允许类型
（1）任何值
允许用户输入任何数据，没有设置任何验证条件，这也是所有单元格的默认状态。
（2）整数
允许用户输入整数和日期，不允许输入小数、文本逻辑值等类型的数据。在选择使用“整数”作为允许条件后，还需要在“数据”下拉列表设置数值允许范围，数值的允许范围包含了“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”和“小于或等于”，如图3.3.1-3所示，用户可以根据需要进行选择。
图3.3.1-3 整数允许的范围
在设置具体的数据范围时，除了直接输入数值，还可以使用公式。例如，在A列设置允许整数的范围必须大于B列中的所有数值，可以在“数据”下拉列表中选择“大于”，然后在下面的文本输入框中输入公式“=MAX（B：B）”。
（3）小数
允许用户输入小数、时间、分数、百分比等数据，不允许输入整数、文本和逻辑值等类型的数据。与整数条件类似，在选择使用“小数”作为允许条件后，同样需要在“数据”下拉列表设置数值允许范围，数值的允许范围包含了“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”和“小于或等于”，如图3.3.1-4所示，用户可以根据需要进行选择。
图3.3.1-4 小数允许的范围
在设置具体的数据范围时，除了直接输入数值，同样还可以使用公式。例如，在A列设置允许小数的范围必须小于B列中的平均值，可以在“数据”下拉列表中选择“小于”，然后在下面的文本框中输入公式“=AVERAGE（B：B）”。
（4）序列
使用序列作为允许条件，可以制作“下拉式菜单”，即由用户指定多个允许输入的项目，如只允许输入“销售部”“技术部”“财务部”三项信息。
打开“数据验证”对话框，在“来源”文本输入框中输入“销售部，技术部，财务部”（注意：项目与项目之间使用英文半角的逗号隔开），如图3.3.1-5所示，操作完成后单击“确定”按钮关闭对话框完成设置。
返回工作表中，在选中单元格的时候会出现一个下拉箭头，点击下拉箭头显示这些允许输入的项目，单击即可输入，如图3.3.1-6所示。
图3.3.1-5 设置下拉式菜单(www.xing528.com)
图3.3.1-6 使用下拉式菜单输入
该功能在Excel 2010之前的版本中，只能在文本输入框中直接输入项目而不能通过引用单元格区域来实现，而在Excel 2010及以后的版本中，改成了既可以输入又可以引用的方式。引用单元格区域的方法明显是更方便的：先把允许输入的项目输入到单元格区域，点击“来源”文本框右侧的折叠按钮，返回工作表中选取即可。（注意：输入到单元格中的项目不可以删除，删除后则下拉式菜单里的项目也不复存在，无法使用。）
（5）日期
允许用户输入日期，但由于日期型数据实际上也是数值的一部分，因此也允许输入设定范围内的数值，但不允许输入文本和逻辑值等数据类型。在选择使用“日期”作为允许条件后，同样需要在“数据”下拉列表中设置数值允许范围，数值的允许范围包含“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”和“小于或等于”，如图3.3.1-7所示，用户可以根据需要进行选择。
图3.3.1-7日期允许的范围
在设置具体的数据范围时，除了直接输入数值，同样还可以使用公式，例如规定必须输入计算机系统当前日期之前的日期，可以在“数据”下拉列表中选择“小于”，然后在“结束日期”文本框中输入公式“=TODAY（）”。
（6）时间
使用时间作为允许条件，与使用日期作为允许条件的使用方法一致。只是在设定时间范围时，只能输入不包含日期的时间值或0～1之间的小数，否则将会提示错误。
（7）文本长度
用户使用“文本长度”作为允许条件，可以根据输入数据的字符长度进行判断而不限定数据的类型。在选择使用“文本长度”作为允许条件后，同样需要在“数据”下拉列表中设置数值的允许范围，数值的允许范围包含“介于”“未介于”“等于”“不等于”“大于”“小于”“大于或等于”和“小于或等于”，如图3.3.1-8所示，用户可以根据需要进行选择。
图3.3.1-8 文本长度的允许范围
例如，如果只允许输入18位的身份证号码，在“数据”下拉列表中选择“等于”，然后在下面的“长度”文本框中输入“18”即可。
（8）自定义
当上述七种内置的允许条件都不能满足需求时，用户可以选择“自定义”类型，然后通过使用公式来进行更具体的设定。例如，如果只允许输入偶数，则可以在“允许”类型中选择“自定义”选项，然后在下面的输入框中输入公式“=ISEVEN（A1）”，如图3.3.1-9所示。
设置完成后，如果在A1单元格中输入了奇数，则不符合设定条件，因此Excel会弹出警告窗口阻止此次输入，如图3.3.1-10所示。
图3.3.1-9 自定义允许条件
图3.3.1-10 输入了不符合允许条件的数据时
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