快速录入重复数据-Excel数据处理与分析

重复数据的快速录入，可以通过“记忆式键入”和“从下拉列表中选择输入”两种方法进行操作。

（1）记忆式键入

记忆式键入功能对于要在同一列中输入与前面重复的文本内容而言非常方便。用户在输入的过程当中，Excel会智能地记忆之前输入过的文本内容（只能记忆文本内容，数值内容和公式不会被记忆），当用户输入的起始字符与该列中某一已有内容一致时，Excel会自动填写余下的字符，并呈黑色选中状态，用户只需按下Enter键即可完成输入。如果输入的起始字符在该列已有内容中存在多条对应记录，则用户必须继续增加字符内容，直到能够仅与一条内容单独匹配为止。如果用户不想采用记忆式键入功能输入的字符，则可以继续输入其他字符，也可以按Delete键或者Backspace键删除记忆式键入的字符后再继续输入新字符。

如图1.7.2-1所示，在A3单元格中输入姓名，因为此时在A2单元格中已经存在“张娜娜”，所以在A3单元格中再次输入一个“张”字后，Excel就会自动在单元格中填写余下的“娜娜”二字，并呈黑色选中状态。如果要确认输入，按Enter键即可；如果要输入的并不是“张娜娜”，则不用理会自动键入的字符，继续输入即可，也可以按Delete键或者Backspace键删除自动键入的字符后再输入新字符。

需要注意的是，记忆式键入功能只能在同列中使用，而且如果数据中间出现了空白行，则记忆式键入功能无法记忆空白行以上的内容，只能在空白行以下的区域内查找记忆项。

记忆式键入功能在Excel 2013及以后的版本中是默认开启的，如果用户发现无法使用，可以手动启用：

依次单击“文件”“选项”命令，在打开的“Excel选项”对话框中，切换至“高级”选项卡，在右侧窗口中的“编辑选项”组中找到“为单元格值启用记忆式键入”并勾选复选框，操作完毕后单击“确定”按钮关闭对话框完成设置，操作如图1.7.2-2所示。

图1.7.2-1　“记忆式键入”输入的字符(www.xing528.com)

图1.7.2-2　开启“记忆式键入”功能

（2）从下拉列表中选择输入

记忆式键入功能虽然好用，但是如果出现多个起始字符相同的内容时，就有点麻烦了，这个时候可以使用从下拉列表中选择输入。选择要进行输入的单元格，单击鼠标右键，从打开的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”命令，或直接按下Alt+↓组合键，就可以在单元格下方显示一个包含该列已有内容的下拉列表，如图1.7.2-3所示，此时可以按上、下方向键进行选择，选中后按Enter键即可完成输入，也可以使用鼠标直接点选。

图1.7.2-3　从下拉列表中选择输入

此方法与“记忆式键入”一样，同样只对同一列中的文本内容起作用，并且数据的中间也不能有空白行，有空白行会阻断Excel对数据的“记忆”。