自定义数字格式结构|Excel数据处理与分析

要掌握自定义数字格式，首先要了解自定义数字格式的结构和组成规则，下面以示例的方式进行更直观的说明。

（1）自定义数字格式做判断——使用区段规则作为判断依据

代码结构分为四个区段，中间用英文半角的分号“；”分隔，每个区段代码对不同类型的数据内容产生作用，其结构顺序为：正数；负数；零值；文本。用户可以将此区段规则作为依据设置条件做出判断。

如图1.6.1-1所示，可以看到A1：A7单元格区域中有正数、负数、零值和文本，现在要求分别对正数、负数、零值和文本做出不同的判断，将正数定义为“盈利”，将负数定义为“亏损”，将零值定义为“持平”，将文本定义为“筹建”。

选择A1：A7单元格区域，按下Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框，切换至“数字”选项卡，单击“分类”列表中的“自定义”选项，在右侧的“类型”文本输入框中输入“"盈利"；"亏损"；"持平"；"筹建"”（注意使用英文半角的双引号和分号，最外面的一对中文双引号不要输入），操作完成后单击“确定”按钮关闭对话框完成设置，操作如图1.6.1-1所示。

设置后的效果，如图1.6.1-2所示。

图1.6.1-1　设置自定义的数字格式①

图1.6.1-2　设置自定义数字格式的效果①

对比图1.6.1-1，可以发现原来的正数现在以文字“盈利”显示，原来的负数现在以文字“亏损”显示，原来的零值现在以文字“持平”显示，原来的文本“无”现在以文本“筹建”显示，如图1.6.1-2所示。由此可见，通过自定义数字格式，可以对正数、负数、零值和文本做出判断。

（2）自定义数字格式做判断——对区段进行条件设置

除了使用区段规则直接作为分隔依据外，也可以对区段设置所需要的条件，其结构顺序为：条件值1；条件值2；不满足条件值；文本。(www.xing528.com)

如图1.6.1-3所示，A、B、C列分别为数学成绩、语文成绩和英语成绩，要求对各个成绩做出判断，判断的条件为：大于等于80分的成绩显示为“优”，小于80分但大于等于60分的成绩显示为“中”，小于60分的成绩显示为“差”，文本显示为“缺考”。

选择A2：C8单元格区域，按下Ctrl+1组合键，在打开的“设置单元格格式”对话框中，切换至“数字”选项卡，单击“分类”列表中的“自定义”选项，在右侧的“类型”文本输入框中输入“[＞=80]"优"；[＞=60]"中"；"差"；"缺考"”（注意使用英文半角的双引号和分号，最外面的一对中文双引号不要输入），操作完成后单击“确定”按钮关闭对话框完成设置，操作如图1.6.1-3所示。

图1.6.1-3　设置自定义的数字格式②

设置完成的效果，如图1.6.1-4所示。

图1.6.1-4　设置自定义数字格式的效果②

结合图1.6.1-3和图1.6.1-4，能够发现满足条件“＞=80”的数字被显示为“优”，不满足条件“＞=80”但满足条件“＞=60”的数字被显示为“中”，既不满足条件“＞=80”又不满足条件“＞=60”的数字被显示为“差”，文本“无”被显示为“缺考”。由此可见，通过设置数字格式，可以做简单的条件判断。虽然通过自定义数字格式可以对数据区间做出简单的判断，但是设置条件最多只能存在四个，如果条件多于四个，则无法通过自定义数字格式进行设置。

（3）区段结构的简写规则

在实际应用中，也可以不必都按照四个区段结构来编写格式代码，少于四个区段也是被允许的，简写区段代码遵循的规律如下：

当自定义数字格式的代码只有一个时，格式代码作用于所有类型；当自定义数字格式的代码只有两个区段时，第一区段作用于正数和零值，第二区段作用于负数；当自定义数字格式的代码只有三个区段时，第一区段作用于正数，第二区段作用于负数，第三区段作用于零值。

但当自定义数字格式中有包含条件时，代码区段不能少于两个：当代码区段有两个时，第一区段作用于满足条件值1，第二区段作用于其他；当代码区段有三个时，第一区段作用于条件值1，第二区段作用于条件值2，第三区段作用于其他。