Excel数据处理与分析：长文本完整展示

如图1.4.3-1所示，当用户在B1单元格中输入的内容超过了单元格的宽度，右侧又为非空单元格时，则不能显示全部内容。

那么如何才能让B1单元格中的内容全部显示呢？下面我们介绍四种不同的方法。

图1.4.3-1　当输入的内容超过单元格宽度时

（1）调整单元格的宽度

如图1.4.3-2所示，选择A1：C1单元格区域，切换至“开始”选项卡，单击“单元格”组中“格式”命令右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中单击“自动调整列宽”命令。

设置完成后，即可以看到所设置区域的每一列都以最合适的列宽显示，效果如图1.4.3-3所示。

图1.4.3-2　设置为“自动调整列宽”

图1.4.3-3　设置“自动调整列宽”的效果

（2）自动换行

若要在不改变列宽的情况下显示单元格的全部内容，用户可以通过设置单元格自动换行来实现。选择B1单元格，切换至“开始”选项卡，在“对齐方式”组中，单击“自动换行”命令，Excel即对超过其列宽的内容自动调换至同一单元格内的下一行显示，如图1.4.3-4所示。（在自动换行模式下，再次单击此命令，为取消“自动换行”操作。）

图1.4.3-4　设置“自动换行”的效果

（3）手动换行

使用上文所说的“自动换行”，文本会根据单元格的列宽自动调整每行的字符数。而如果使用手动换行，用户可以自由选择换行位置，使换行后的数据更加符合要求。

如图1.4.3-5所示，选择B1单元格，鼠标双击单元格中要换行的位置进入编辑状态，然后按下Alt+Enter组合键换行。

完成换行后，按Enter键结束输入，即可看到换行效果，如图1.4.3-6所示。

图1.4.3-5　使用Alt+Enter组合键在单元格内换行

图1.4.3-6　手动换行的效果

用户还可以利用手动换行制作常见的斜线表头：(www.xing528.com)

第一步：打开工作表，选择要制作斜线表头的单元格（如A1单元格），输入内容，如“日期姓名”。

第二步：鼠标定位到“日期”和“姓名”中间，按Alt+Enter组合键在单元格内换行，效果如图1.4.3-7所示。

第三步：鼠标定位在日期的前面，不断地添加空格，直到添加至合适的位置，如图1.4.3-8所示。

图1.4.3-7　使用Alt+Enter组合键在单元格内换行

图1.4.3-8　添加空格调整第一行的位置

第四步：选中A1单元格，按下Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框，切换至“边框”选项卡，选择“\”斜线，操作完成后，单击“确定”按钮关闭对话框完成设置，操作如图1.4.3-9所示。

设置完成后的效果，如图1.4.3-10所示。

图1.4.3-9　添加斜线边框

图1.4.3-10　“斜线表头”制作完成的效果

（4）缩小字体填充

如果用户要在既不改变单元格列宽，又不改变单元格行高的情况下完整显示单元格内的所有字符，就既不能使用“自动调整单元格列宽”功能，也不能使用“单元格内换行”功能。只能使用“缩小字体填充”功能，让内容适应单元格的大小。

如图1.4.3-11所示，选择B1单元格，按下Ctrl+1组合键，打开“设置单元格格式”对话框，切换至“对齐”选项卡，在“文本控制”选项区域中勾选“缩小字体填充”复选框，操作完成后，单击“确定”按钮关闭对话框完成设置。

设置后的效果，如图1.4.3-12所示。

图1.4.3-11　勾选“缩小字体填充”复选框

图1.4.3-12　“缩小字体填充”的效果

需要注意的是，“自动换行”功能和“缩小字体填充”功能相互冲突，二者不可同时设置，只能取其一进行设置。如果发现“自动换行”复选框是灰色的，无法勾选，那么就要先取消勾选“缩小字体填充”复选框，方可设置。反之，如果发现“缩小字体填充”复选框是灰色的，无法勾选，那么就要先取消勾选“自动换行”复选框，方可设置。到底使用哪一种方法来使长文本全部显示，主要取决于具体情形和个人需要。