1.预览报表外观
电子报表建立好后，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整，具体操作如下。
（1）从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，弹出预览窗口，如图4-26所示。
图4-26 预览电子报表
（2）在预览窗口中使用“设置”按钮、“页边距”按钮、“打印”按钮设置文档的各种属性，使用“缩放”按钮改变预览窗口中文档的预览尺寸，使用“分页预览”按钮进行文档的分页预览。就本例而言，显然需要修改以下几个方面：
1）应加上表格标题。
2）“年龄”字段中的记录值应当居中。
3）“工资额”字段末应加入“总计”值。
4）调整页边距，使表格居页面中间。
2.加入标题
为了加入标题，首先需要在报表前插入一行，其次还要合并此行中的各列。
（1）单击“关闭”按钮，结束“预览”，返回中文Excel2003的操作窗口。然后单击行号1，从“插入”下拉菜单中选择“行”命令，如图4-27所示，于是在原“行1”前将插入一新的行，而原来的“行1”将变成“行2”，如图4-28所示。新行将使用已经存在列定义，您可以为每一个单元格填入内容，但由于它将用于书写工资表的标题，所以应当合并各列，成为一个单元格（单列）从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。
图4-27 选择“行”命令
（2）选中第一行的A、B、C、D单元格，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“设置单元格格式”命令，在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，如图4-29所示，选中“合并单元格”复选框，单击“确定”按钮，于是第一行的A、B、C、D单元格合并为一个单元格，其地址为A1。
图4-28 插入新行
图4-29 选中“合并单元格”复选框
（3）在A1单元格内输入“员工工资表”，并设置好标题的文字字体与大小尺寸，结果如图4-30所示。
图4-30 在A1单元格中输入“员工工资表”
3.调整列中的文字位置
由图4-30可见，这份“员工工资表”的文字位置需要做调整，标题应放置在报表的中央，其他单元格中的内容应在各自单元格的中间（居中）。其操作过程如下：
拖动鼠标选定A1：D9工作区域，单击鼠标右键，弹出快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令，在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，在“水平对齐”下拉列表中选择“居中”项，如图4-31所示。单击“确定”按钮，关闭“单元格格式”对话框，各单元格中的文字就会居中，各列的栏目名与内容对齐，阅读时不容易出错，如图4-32所示。另外，拖动列标间的分隔线，可以调整各列的显示宽度，并带动单元格中的内容移动显示位置，但不能将此位置固定在单元格中的某一处。
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图4-31 选择“居中”项
4.添加“总计”单元格
中文Excel2003提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计”，计算指定列中所有数值的和。其操作步骤如下所述。
（1）单击“工资”列最后单元格的下一空白单元格即D10单元格，从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，如图4-33所示。
图4-32 各单元格中的文字居中
图4-33 选择“函数”命令
（2）在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗口中选定“SUM”函数，如图4-34所示，然后单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框。
在“选择函数”列表窗口中选定某个函数后，它的功能描述字符将显示在列表窗口的下方，据此可了解该函数的功能。操作时，可先从“选择类别”下拉列表框中选定某类函数，然后从“选择函数”列表窗口中选择某个函数。
（3）“函数参数”对话框中Number1地址列表中已自动填入了需求总计的单元格范围，如图4-35所示，如与实际地址不一致，可重新填入，单击“确定”按钮，就能在工作表中看到工资的总计值。
（4）在A10单元格中输入“总计：”作为标题，这样“员工工资表”就基本建立起来了。此时可以选择“文件”下拉菜单中的“打印预览”命令，再一次预览您所设计的工资报表，如图4-36所示。
图4-34 选定“SUM”函数
图4-35 SUM函数计算的结果信息
图4-36 “员工工资表”预览
5.调整页边距，使表格居页面中间
由图4-36所示的预览效果图可知，目前“员工工资表”的页面布局不太合理，需要调整页边距，以使整个表格处于页面中央，其操作步骤如下所述。
（1）在预览窗口单击“页边距”按钮，如图4-37所示。
图4-37 页边距设置
（2）逐个拖动页面上方的小黑条到合适的位置，以设置页面左边距、右边距、列间距，拖动页面左边的小黑条到合适的位置，以设置页眉、页脚、上边距及下边距，如图4-38所示，到此，“员工工资表”基本完成了。
图4-38 页边距设置
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