计算机应用基础：XP版-精简文档，文档压缩率提高，节省空间

一份文档，我们每天写一些，不知不觉地文件已经变得很大，占用了大量磁盘空间，也使文件保存、重新分页、更新目录的速度下降。如何使自己的文档的字节数降到最低限度，可以使用如下的方法。

1.将文件另存

选择“文件”菜单中的“另存为”命令，将文件换名另存，然后对比一下两个文件，发现文件一下子小了很多。另外，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一空文档，将文本粘贴，最后保存，也可使文件变小。

2.取消嵌入TrueType字体

在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“保存”选项卡，如果确认文档中没有嵌入TrueType字体，就把这一选项取消。如果嵌入了TrueType字体，就选中“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入文档中使用的字体样式，减小了文档的尺寸。

3.合理插入图片

文档中插入图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸图片，尺寸较大的图片，可用画笔等图形工具将其长、宽适当缩小。图片格式最好是TIF、JPG、WMF等，少用高位真彩图片。

4.删除老版本

同一文档中保存了多个版本，会增加文件尺寸。单击“文件”菜单中的“版本”命令，可查看文档是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删掉，以减小文件字节。

5.压缩文档

如果有很多Word文档，一时用不到，但还需要长期保存，就可以利用Winzip等工具，将众多老文档做成一个压缩文件，然后删除原文档。对含有图形的文档，其压缩率是相当高的，也节省了不少空间。(www.xing528.com)

6.清除段落标记

从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车），消除这些不必要的段落标记，就会使文档“瘦身”，具体操作如下。

第一步，将正常的段落符号转换成别的字符。单击“编辑”菜单中的“替换”命令，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”，再重复一次，这时“查找内容”文本框中显示“ˆpˆp”，ˆp就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。接下来在“替换为”文本框中输入文档中没出现过的字符串，如“%@@”，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了，如图3-113所示。

图3-113　“查找和替换”对话框

第二步，要删去非正常段落符号。按Ctrl+H键，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“ˆp”，去掉“替换为”文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。

第三步，恢复正常的段落标记。也就是把“%@@”全部替换成“ˆp”，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。

实际运用中情况可能与此有所不同，但只要灵活使用“查找和替换”功能，类似的问题一般都能够解决。

灵活地应用“查找和替换”功能，能帮我们解决很多问题。可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等，每一项都很有用。比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。