Word2003文档的多种视图方式及切换

Word 2003提供了多种查看文档的方式，同一文档可按不同需要以多种方式显示在屏幕上。主要有普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图等。各种视图方式可在Word主窗口的“视图”菜单中选择和切换，也可通过视图按钮切换，视图按钮位于文档编辑区的左下角，如图3-7所示。

图3-7　Word文档视图

1.普通视图

普通视图布局简单，不显示页边距、页眉、页脚等信息。文本输入超过一页时，编辑窗口将出现一条虚线，这就是分页符，如图3-8所示。

图3-8　普通视图

2.页面视图

页面视图即“所见即所得”，主要用来查看文档的打印外观。页面视图可显示文档每一页的页面布局，它用实际的尺寸及位置显示页面、正文以及其他对象如页眉、页脚、图片等。分页符不是一条虚线而是显示页边距，如图3-9所示。

图3-9　页面视图

3.Web版式视图

Web版式视图是查看网页形式的文档外观。Web版式视图以屏幕页面为显示基础，而不是以打印稿为基础，隐藏了分页标志及页眉、页脚等设置，以提高屏幕的可视性。Web版式视图适用于注重编辑文档内容而忽视文档外观的场合，如图3-10所示。

图3-10　Web版式视图

4.大纲视图

大纲视图是查看大纲形式的文档，并显示大纲工具。大纲视图是一种可压缩的轮廓观察器，常常用于建立文档的大纲，检查文档的结构。如果文档中定义有不同层次的标题，可以将这些文档压缩起来，只看这些标题，也可以只看某一特定层次以上的标题。大纲视图还可以很容易地移动文档的各段，把一个整段压缩成一行，从而通过这一行的方式来看这一段的文本，如图3-11所示。

图3-11　大纲视图

5.阅读版式视图

用阅读版式视图查看文档，可以利用最大的空间来阅读或批注文档。阅读版式视图在缩小页面的同时不改变文字大小，同时隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，如图3-12所示。(www.xing528.com)

图3-12　阅读版式视图

6.几种视图的比较

在Word的几种视图中，通常使用的是页面视图，它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来，因此也是平时用得最多的。

在使用了文档结构图之后，文档的内容经常无法在屏幕上完全显示出来，这时可以使用普通视图或大纲视图。每个视图都有不同的设置，在“文档结构图”的视图中，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，选中“窗口中自动换行”前的复选框，如图3-13所示，该复选框在“大纲视图和普通视图选项”选择区中，单击“确定”按钮，文档的内容就在窗口中完全显示出来了。

图3-13　“视图”选项卡

在普通视图中因为不像页面视图中那样一页一页看上去那么明显，因此它的分页使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。

Web版式视图的最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且可以添加文档背景颜色和图案。

大纲视图中在每一个段落的前面都有一个标记，在该视图中查看和重新组织文档的内容非常方便；它跟文档结构图有些像，也是根据段落的大纲级别有层级地设置，前面有小正方形段落的级别是正文，而这些前面有加号的段落则在文档结构图中都有，也就是说，在大纲视图中的文档也可以折叠和展开。

大纲视图的界面中有一个“大纲”工具栏，如图3-14所示，单击大纲工具栏上的“折叠”按钮，这一部分的层级就折叠了一层，再单击，又折叠了一层，在这个层级的下面出现了一条下划线，这就表示这个层级已经完全折叠了起来；单击“展开”按钮，可以展开一个层级，再单击，又展开一层。这和文档结构图很像，若只想展开此层下面的层级，把光标定位到这个段落中，单击“展开”按钮，就只有这项所包含的层级展开了。光标在哪里，就展开哪个项目的层级。

图3-14　“大纲”工具栏

大纲视图的另一个作用就是可以方便地调整段落的大纲级别，调整各个级别的顺序等，选中一个段落，单击“大纲”工具栏上的“下移”按钮，这个段落就和下面段落互换了位置。

“大纲”工具栏还有一个用途就是可以方便地设置文档的大纲级别。单击“大纲”工具栏上的“显示所有标题”按钮，展开所有层级，把光标定位到一个大纲级别为“正文”的段落中，单击“大纲”工具栏中的“提升”按钮，这个段落就和它原来的上一级段落同级了，单击“降低”按钮，段落的大纲级别就降了一级，单击“降为正文文字”按钮，就可以把它变回正文了。

大纲视图还有一个很有用的功能，就是制作主控文档。用主控文档可以方便地对系列的文档进行组织和管理，也可以创建文档间参考资料、目录和子文档索引等，而且不必一一打开即可打印多篇子文档、拖曳移动大段文本以及子文档。如果处理一篇几百页的文档时，Word的速度很慢，使用主控文档会既快又方便。

在大纲视图中单击任意段落前面的标记（包括加号、减号和小正方形）可以选中这个段落和它下面的所有从属于这个段的段落。

上下拖动段落的标记可以改变段落及其下属段落的位置。

左右拖动段落的标记可以改变段落及其下属段落的大纲级别。

显示不同级别的大纲可以通过单击大纲工具栏上的级别按钮来实现，单击首句按钮还可以使大纲视图中显示的所有段落只显示第一句。