校对、批注和修订技巧

完成Word文档编辑后，还需要进一步地检查、校对后再打印，这样可以减少失误。Word 2016提供了拼写和语法检查、查找和替换、批注文档和修订文档等功能。

拼写和语法检查

1.拼写和语法检查

使用拼写和语法检查功能，可以减少文档中的单词拼写错误和中文语法错误。具体操作步骤如下。

步骤1：打开“文件”功能区“选项”命令弹出“Word选项”对话框，在“校对”选项页中选择“在Word中更正拼写和语法时”组中的“键入时检查拼写”“键入时标记语法错误”“随拼写检查语法”等复选框，单击“确定”按钮。

步骤2：若文档中出现了错误的拼写，就能看到提示的红色波浪线。

步骤3：对于提示错误的拼写，单击“审阅”功能区“校对”功能组中的“拼写和语法”按钮，在弹出的“拼写检查”窗格中更正或忽略设置；或在快捷菜单中选择正确的拼写或“全部忽略”“添加到自动更正”等命令进行错误更正。

2.统计文档字数

使用“审阅”功能区“校对”功能组中的“字数统计”按钮可以快速统计所选文档或全文的字数。查询文档字数的方法有以下两种。

方法1：选中要统计字数的文本，单击“审阅”功能区“校对”功能组中的“字数统计”按钮。在弹出的“字数统计”对话框里，可看到详细的统计信息。

方法2：单击右键Word 2016状态栏，在弹出的快捷菜单中勾选“字数统计”命令，即可在状态栏中显示选中文本的字数及文档的总字数。

3.插入与删除批注

批注是多个用户对同一个文档进行协同处理的手段之一，通过使用批注，作者可以清楚地看到他人对原文的修改建议。插入与删除批注的具体操作步骤如下。

步骤1：打开文档，选中要添加批注的文本，单击“审阅”功能区“批注”功能组中的“新建批注”按钮。

步骤2：在窗口右侧建立一个标记区，标记区中会为选中的文本添加一个批注框，在批注框内输入批注的内容。

步骤3：用户可以单击批注框内的“答复”命令输入答复内容或单击“解决”命令，完成对批注内容的解答。

步骤4：用户可单击“批注”功能组中的“删除批注”按钮或单击右键要删除的批注，从弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令。

4.修订

为了使文档作者能看到文档修改前后的情况，Word 2016提供了修订功能。在修订文档时，可以根据修订内容用不同的标记状态，让审阅者可以更直观地看到文档的变化。文档作者可以接受修订，也可以拒绝修订。

1）增加修订建议

要增加修订建议，只需将编辑状态转入修订状态，然后直接对文档进行修改即可。具体操作步骤如下。

步骤1：单击“审阅”功能区“修订”功能组中的“修订”按钮。

步骤2：在编辑区完成文档的编辑。这时，被删除的内容将被标上删除记号；新增的内容用其他颜色显示，格式的更改会用类似批注的方式说明。

步骤3：完成修订编辑后，再次单击“修订”按钮，即可退出修订状态。

2）处理修订建议

在修订状态下的所有编辑均被视为修订建议，退出修订状态后，修订建议仍会显示在文档中。对于修订建议的处理只有接受或拒绝两种。处理修订建议的具体步骤如下。

步骤1：选中要处理的修订建议。

步骤2：如果接受，则单击“审阅”功能区“更改”功能组中的“接受”按钮，这样修订就正式生效。若要接受所有的修订建议，则可单击“接受”下拉列表中的“接受所有修订”命令。(www.xing528.com)

步骤3：如果不采纳修订建议，则单击“更改”功能组中的“拒绝”按钮，这时被选中的修订建议就被直接删除。若要删除所有的修订建议，可单击“拒绝”下拉列表的“拒绝对文档的所有修订”命令。

3）修订标记显示设置

单击“审阅”功能区“修订”功能组中的功能扩展按钮，在弹出的“修订选项”对话框中，用户可以修改修订的显示设置。单击“高级选项”按钮，在弹出的“高级修订选项”对话框中，用户还可以对修订进行更详细地个性化设置。

【思政小课堂】

“全心全意为人民服务”是中国共产党始终坚持的根本宗旨。中国共产党从成立之初就担负起了为中国人民谋幸福、为中华民族谋复兴的历史使命。在此后的革命历程中，党始终坚持开展斗争为人民、依靠人民闹革命，在人民的帮助、支持下，才能够一次次化险为夷、绝境逢生，从弱小走向壮大。进入抗日战争时期，毛泽东在总结中国革命经验教训的基础上，充分论述了人民对于革命战争的重要性，提出了“全心全意为人民服务”的思想，并在党的七大上将其正式写入党章，成为党和人民军队必须坚守的宗旨。践行全心全意为人民服务的宗旨，就要在任何时候都必须把人民利益放在第一位，把实现好、维护好、发展好最广大人民根本利益作为一切工作的出发点和落脚点。

【拓展练习】

1.为深入学习贯彻习近平总书记在党史学习教育动员大会上的重要讲话精神，组织引导广大党员干部和群众积极参加党史学习教育。请你使用Word 2016制作一份学习党史的通知。

（1）标题：二号、红色空心华文行楷、加粗、居中、段前段后0.5行。

（2）正文：仿宋、四号、固定行距30磅。

（3）页面设置：A4纸张，页边距：常规，装订线靠上1 cm。

（4）落款：左缩进20字符，居中。

2.请你在认真学习中国共产党党史后，写一篇学习体会，并按以下要求进行排版。

（1）标题：二号宋体、居中、段后0.5行；

（2）正文：四号宋体、行距24磅，将文章第三段内容分成两栏，栏宽相等并加分隔线。

（3）页眉：“学院党史学习体会”，右对齐。添加页码：页面底端，普通数字2。

（4）页面设置：纵向A4纸张，常规页边距。

3.请你使用Word相关功能，为党史学习教育的优秀分子制作一份电子荣誉证书。

（1）页面设置：横向B5纸张，页边距上下为5 cm，左右为3 cm。

（2）15磅红色艺术型页面边框；页面背景设置为羊皮纸纹理。

（3）添加艺术字“荣誉证书”，艺术字格式（填充：金色，主题色4；软棱台）；华文琥珀88磅，居中；外部阴影，偏移：中。

（4）正文：宋体、一号、3倍行距。姓名部分：楷体、一号、加粗、加下划线。

（5）使用邮件合并功能完成所有优秀分子的荣誉证书制作。

4.请您将广大党员干部和群众积极参加党史学习的体会及笔记收集起来，制作一份作品集。

（1）插入“奥斯汀”封面页，并按要求设置块中的摘要。

（2）插入自动目录。

（3）将所有学习体会合并为一个文档，并添加页眉“党史学习体会及笔记”，在页面底端添加普通数字2页码。