批量制作员工证-高效、便捷、专业

任务描述

起初，单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复地抄写邮政编码、收信人信息，比如地址、街道、电话等等。邮件合并功能便是从这些需求中研发出来的，能批量地处理这些业务，大大地提高了工作效率。后来，该功能被广泛应用，其名称一直沿用到现在。本任务主要利用Word邮件合并的功能批量制作员工证，完成图3-97效果。

图3-97　案例效果

任务目标

●会制作邮件合并的数据源；

●会利用邮件合并功能批量处理文档。

任务实现

邮件合并的操作步骤主要分为三步：创建数据源、创建主文档、把数据源合并到主文档。

一、创建数据源

新建一个文档，在“插入”选项卡内选择“表格”新建一个6行6列的表格，录入员工的主要信息，效果如图3-98所示。

二、创建主文档

此员工证的主文档即为上个任务所制作的员工证模板，如图3-99所示。

三、把数据源合并至主文档

在“邮件”选项卡中选择“开始邮件合并”组，单击“开始邮件合并”内的“普通Word文档”选项。如图3-100所示。

在“选择收件人”选项里选择“使用现有列表”，找到数据源所在位置，如图3-101所示。

图3-98　数据源效果

图3-99　主文档效果

图3-100　选择邮件合并文件

(www.xing528.com)

图3-101　选择数据源

在“编写和插入域”组内选择“插入合并域”选项，本选项当中的数据和主文档中的项目意义对应起来，如图3-102所示。

“完成”组内选择“完成并合并”选项，选择“编辑单个文档”，完成合并，如图3-103所示。

图3-102　插入合并域数据

图3-103　合并数据

得到最终批量生成的员工证效果，如图3-104所示。

图3-104　员工证效果

相关知识

一、准备数据源

一般情况下，我们考虑使用邮件合并来提高效率，正是因为我们手上已经有了相关的数据源，也就是数据记录表。

图3-105　邮件合并操作步骤　

二、创建主文档

主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。

三、合并数据和文档

最后利用邮件合并工具，将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。

邮件合并操作流程如图3-105所示。

任务总结

通过本任务的学习，大家学会了利用邮件合并功能来批量的生成文档，提高了工作效率，体会到了office办公软件的优越性。