高效输入工具：计算机应用技能

1.自动填充

填充柄能够快速批量输入大量有规律的数据，当鼠标指针位于单元格右下角时，其形状会由空心十字形变为实心十字形，此时按住鼠标左键并拖动即可实现数据在单元格内的自动填充。例如，输入一个班的学号时，并不需要一个一个手工输入，只需要输入起始的一个学号，然后将鼠标指针悬停在单元格右下角，待出现填充柄后，向需要的方向按住鼠标左键并拖动，即可填充所需学号，如图3.36所示。继续输入，完善表头，输入专业为“中文”并使用填充柄自动填充至其余单元格，如图3.37所示。

图3.36　使用填充柄输入学号

图3.37　自动填充专业

填充内容不仅可以是有规律的数值，也可以是相同或有规律的文本。

图3.38　填充有规律的文本

那么哪些有规律的文本是可以这样填充的呢？实际上，这个文本叫做“自定义序列”，用户可以根据自己的使用需要个性化设计自己的“自定义序列”。例如，为幼儿园制定一张各年级活动安排表，新建一个空白文档，单击“文件”→“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，如图3.39所示，选择“高级”选项卡，拖动滚动条到“常规”选项组，单击“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框，如图3.40所示。

在该对话框中的“输入序列”框中输入需要自定义的序列“小班，中班，大班”，而后单击“添加”按钮，则自定义的数据序列被添加到对话框左侧的“自定义序列”列表框中，如图3.41所示，最后对两个对话框都单击“确定”按钮进行关闭。

这样，下一次就可以通过填充柄直接填充该序列了。

除了文本、数值，日期和时间也一样可以自动填充，请大家自己练习。

图3.39　“Excel选项”对话框

图3.40　“自定义序列”对话框

图3.41　已添加的自定义序列

2.导入外部数据

使用填充柄快速输入的数据仍然是局部的，如果用户已经有了大量原始数据在其他位置，例如Access数据库文件、网页上或者文本文件中，Excel也支持从以上类型的文件中直接导入大量完整数据。这里以导入TXT文本文件中的数据为例进行介绍。首先建立一个TXT文件，在其中输入如图3.42所示的内容，注意同一行中文本的分隔使用Tab键，换行时使用Enter键。完成后，保存文件并关闭。

(www.xing528.com)

图3.42　需要导入Excel的文本文件

图3.43　获取外部数据组

在Excel 2016中，选择“数据”选项卡，单击“获取外部数据”组中的“自文本”按钮（如图3.43所示），打开如图3.44所示的“导入文本文件”对话框，选择刚才创建的文本文件“导入excel的数据.txt”，单击“导入”按钮，弹出“文本导入向导－第1步，共3步”对话框，如图3.45所示。

图3.44　“导入文本文件”对话框

图3.45　“文本导入向导－第1步，共3步”对话框

检查一切无误后，单击“下一步”按钮，打开如图3.46所示的对话框。

图3.46　“文本导入向导－第2步，共3步”对话框

单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导－第3步，共3步”对话框，如图3.47所示。

图3.47　“文本导入向导－第3步，共3步”对话框

单击“完成”按钮，弹出“导入数据”对话框，如图3.48所示，若需修改导入数据放置位置的起始单元格，则单击“现有工作表”下方文本框右侧的扩展按钮暂时折叠该对话框，并在目标工作表上单击导入数据需要的起始单元格位置，这里选定为“＄D＄1”，设置完毕后，单击“确认”按钮，则返回到Excel的工作区并已导入数据，如图3.49所示，导入的数据从D1单元格开始，按照分隔符的限定，显示在工作区中。

图3.48　“导入数据”对话框

图3.49　完成导入数据的Excel工作区

在Excel 2016中导入Access、SQL Server、XML等程序里的数据文件的方法和上面介绍的类似，大家可以自己尝试练习一下。