如何使用表格进行数据计算-计算机应用技能

成绩单、课程表、简历等经常都会制作成表格的样式，下面就来介绍文档制作中和表格相关的内容。

1.创建表格

Word 2016提供了6种创建基本表格的方法。在“插入”选项卡的“表格”组中单击“表格”按钮，在弹出的下拉菜单中显示了插入表格的方法，如图2.56所示。在图2.56上方显示的单元格面板上选择第一种方法，若按住鼠标左键向右、向下拖动最多可以创建10×8的表格，而行列数大于这个数值的表格就需要使用“插入表格”对话框手动输入了，如图2.57所示，这也是创建表格最常见的方法。

图2.56　“表格”下拉菜单

图2.57　“插入表格”对话框

2.修改表格

表格插入完成后，很多参数都是默认的，如行高和列宽、表格的对齐方式等，而在实际应用过程中还需对表格进行一些调整。单击表格的某一单元格，功能区中会出现“表格工具”，使用它的“布局”选项卡中的命令按钮可完成表格的布局，如图2.58所示。

图2.58　“表格工具”的“布局”选项卡

1）增加、删除行数和列数

（1）选择表格的某一列或行，在“表格工具”的“布局”选项卡的“行和列”组中单击相应按钮，如“在上方插入”、“在左侧插入”，即可增加行或列。也可以使用右键快捷菜单进行。

（2）将光标定位在表格行末，按回车键，表格会在当前行下方增加一个空白行。

（3）要删除行和列，可以选中行或列，单击“行和列”组中的“删除”按钮，或使用右键快捷菜单操作，即可删除行或列了。

2）设置列宽、行高

（1）将鼠标指针放置于行的下边界，鼠标指针变成后按下鼠标左键并向下拖动可以改变行高。

（2）将鼠标指针放置于列的右边界，鼠标指针变成后按下鼠标左键并向右拖动可以改变列宽。

（3）若想精确地控制表格的尺寸，单击图2.58中“表”组中的“属性”按钮，在弹出的“表格属性”对话框中，选择“行”和“列”选项卡分别进行行高与列宽的设置，如图2.59所示。在“行高值是”下拉列表中有“最小值”和“固定值”可选。当设置为“最小值”时，表格的行高会随着单元格中的内容进行自动调整；当设置为“固定值”时，行高是不允许发生变化的。

图2.59　“表格属性”对话框

　　3）合并、拆分单元格

（1）合并单元格：选择两个或多个连续的单元格后，在“表格工具”的“布局”选项卡的“合并”组中单击“合并单元格”按钮。

（2）拆分单元格：光标置于合并后的单元格中，在“表格工具”的“布局”选项卡的“合并”组中单击“拆分单元格”按钮，在弹出的“拆分单元格”对话框中设置相应的参数，如图2.60所示。

图2.60　“拆分单元格”对话框

3.对齐方式

在对表格的排版中，很重要的一点就是如何安排好文字的位置。在图2.61中，文字与单元格的大小与位置不是很合适，整张表格看起来不是很协调，如果要让它更美观一些，可以考虑改变文字对齐方式。

图2.61　表格示例

Word中一共提供了9种单元格内文字的对齐方式，在“表格工具”的“布局”选项卡的“对齐方式”组中有9个按钮（图2.62），分别表示相应的垂直对齐和水平对齐方式。图2.63显示了在单元格中分别应用这9种对齐方式后的效果，这样读者对单元格内的文字对齐方式就不会有什么疑问了。

图2.62　单元格内文字的对齐方式

图2.63　文字在单元格中的对齐方式

在图2.63中，表格的第一行采用的是“靠上”垂直对齐方式，而最后一行采用的是“靠下”对齐方式，因此文字和表格的边框线十分接近。如果想修改的话，就在图2.62所示的“对齐方式”组中单击“单元格边距”按钮，弹出“表格选项”对话框。默认情况下，单元格的上、下边距都为0厘米（图2.64），如果将其下边距设置为0.5厘米，那么表格的效果将发生变化，如图2.65所示。

图2.64　“表格选项”对话框

图2.65　修改单元格下边距后的对齐效果

4.美化表格外观

Word中提供了丰富的表格样式可以快速地应用到选中的表格中，如果你觉得这些样式不具有个性的话，可以使用“边框和底纹”对话框来自己装饰表格。“表格工具”有“设计”和“布局”两个选项卡，单击“设计”选项卡，功能区出现相应的组，如图2.66所示。

图2.66　“表格工具”的“设计”选项卡

1）自动套用表格样式

在图2.66所示的“表格样式”组中，单击“其他”按钮可以显示Word提供的所有内置样式。将鼠标指针移动到某种样式上，表格的外观就会有所变化。

自动套用表格样式使得表格立刻漂亮了很多，但在实际操作时经常会碰到这样的问题：如果表格原先已具备一定的格式，那么应用了表格样式后，原先的格式就会被自动清除。如果想在保留表格原先格式的前提下继续套用表格样式，则需要在选中表格样式时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“应用并保持格式”命令即可，如图2.67所示。(www.xing528.com)

图2.67　使用样式的右键快捷菜单

2）边框和底纹

同一个表格中不同的单元格可以设置不同的边框样式，如线型、颜色和底纹等，另外边框不一定非要是封闭的。在图2.66所示的“设计”选项卡的“边框”组中单击对话框启动器，即可打开“边框和底纹”对话框，所有边框和底纹的设置都可以在此对话框中进行。

图2.68是一张添加了边框后的表格，表中内外边框的样式都不同，下面就以此例来进行介绍。

图2.68　使用边框后的表格示例

（1）设置表格边框：选中整张表格，在“边框和底纹”对话框中，在“边框”选项卡的“设置”选项区域选择“自定义”，选择线条样式，如双横线，然后在右边“预览”区域的图示中，分别在其上、下、左、右边框进行单击，此时预览效果是双横线的外边框。继续选择合适的线条样式，如虚线，在右边“预览”区域的图示中，单击中间的边框线，如图2.69所示。单击“确定”按钮后，内外边框线即可设置完成。

（2）设置单元格边框：选中第2行第2列的单元格，在如图2.70所示的对话框中，选择2.25磅的线条，在“预览”区域的图示中，分别单击上侧、下侧、右侧的边框，即可进行设置。最后单击“确定”按钮，完成设置。

图2.69　为表格设置不同样式的内外边框

图2.70　设置单元格的边框

　　除了边框外，表格中还可以设置底纹，在“边框和底纹”对话框的“底纹”选项卡中可以完成设置，这里就不详细介绍了。

5.表格的特殊操作

1）跨页断行

什么是跨页断行呢？图2.71就是一个跨页断行的例子，在操作表格时经常会遇到这样的情况。默认情况下，表格的设置是允许跨页断行的，这样当某一个单元格中的内容不能在一页内完全显示时，剩余的内容会在下一页内显示，也就是说同一个单元格跨越了两页，显然这样的表格不美观。

图2.71　允许跨页断行的表格效果

如果想修改跨页断行的设置，则选中表格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“表格属性”命令，在弹出的对话框中单击“行”选项卡，然后取消选中“允许跨页断行”复选框（如图2.72所示），此时原本跨页的单元格被整体移动到下一页。

2）重复标题行

一般来说，表格的第一行是标题行。如果表格中有很多行，内容需要显示在若干页中，可除了第一行外，其他页中的表格就不再显示标题，这给表格的阅读者带来不少麻烦。此时若想为跨页的表格设置标题行，只需选中标题行，然后在“表格工具”的“布局”选项卡中单击“重复标题行”按钮即可。

图2.72　取消跨页断行的设置

6.使用排序和公式

1）数据排序

为了提高表格内容的清晰度，表格中的信息有时需要按照一定的规则排列，具体操作方法是：在“表格工具”的“布局”选项卡的“数据”组中单击“排序”按钮，出现如图2.73所示的“排序”对话框，设置表格按照“主要关键字”进行排序；如果“主要关键字”相同，则按照“次要关键字”排序；若“次要关键字”也相同，则按照“第三关键字”排序。

需要注意的是，如果表格是有标题行的，则要选中“排序”对话框底部的“列表”选项区域的“有标题行”单选按钮，“主要关键字”等下拉列表中才会出现正确的标题内容。

图2.73　“排序”对话框

2）使用公式

Word针对表格中的行和列中的数据，可以计算出总数、平均值或最大值等。

（1）简单的行、列计算：如果要完成图2.74所示表格中“总分”的计算，可以使用Word中提供的公式。将光标定位在第2行的最后1列，单击“表格工具”的“布局”选项卡的“数据”组中的“公式”按钮，在弹出的“公式”对话框中可以看出，利用默认的公式即可。将光标定位到第3行最后1列，按照刚才的方法继续计算，值得注意的是“公式”对话框中会自动出现公式“＝SUM（ABOVE）”，此时应该将公式中的参数“ABOVE”修改成“LEFT”才能进行正确计算。

图2.74　使用公式计算表格中数据

（2）复杂函数：使用时需要注意函数和参数，包括运算符都要是英文的半角符号。Word中有以下常用的函数。

①ABS（表达式）：求绝对值。

②AVERAGE（数字1，数字2，…，数字n）：求n个数值的平均值。

③COUNT（数字1，数字2，…，数字n）：统计变量的个数。

④INT（表达式）：取整数。

⑤MAX（数字1，数字2，…，数字n）：取n个数值的最大值。

⑥MIN（数字1，数字2，…，数字n）：取n个数值的最小值。

⑦MOD（被除数，除数）：取余数。

⑧SUM（数字1，数字2，…，数字n）：计算n个数值的总和。

函数中的参数可以是数字，也可以是单元格的地址，其中列号用字母“A”、“B”表示，行号用数字“1”、“2”表示，如“A1”、“B2”等；也可以用如“LEFT”、“RIGHT”、“ABOVE”等表示一个区域的地址。