段落格式化技巧，提升计算机应用技能

段落是文档的基本组成单位，可由文本、图形、公式及其他内容所构成。在文档中每按下Enter键一次，就插入一个段落标记，表示一个段落的结束。如果删除了一个段落标记，这个段落就会与下一个段落合并，下一个段落的格式也会消失，取而代之的是当前段落的格式。

段落格式设置涉及段落对齐方式、段落缩进、分页状况、段落与段落的间距以及段落中各行的间距等。当需对某一段落进行格式设置时，首先要选中该段落，或者将插入点放在该段落中，才可开始对此段落进行格式设置。

1.段落对齐方式

1）水平对齐

水平对齐方式分为左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐，在“开始”选项卡的“段落”组中都可以找到相对应的按钮。系统默认的对齐方式是两端对齐，文档的正文经常采用此对齐方式，而文档的标题一般设置为居中对齐。分散对齐用得较少，有些用户对两端对齐（图2.33）和分散对齐（图2.34）的区别不是很了解，分散对齐能使文档左右两边均对齐，而且所选段落不满一行时，将拉开字符间距使该行中的字符均匀分布，如图2.34所示。

2）垂直对齐

垂直对齐方式包含顶端对齐、居中、两端对齐和底端对齐。单击“布局”选项卡中“页面设置”组的对话框启动器，在打开的“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，从中可以设置垂直对齐方式。

图2.33　两端对齐的文本

图2.34　分散对齐的文本

2.段落缩进

在Word中输入文本时，不要通过空格键来控制段落首行和其他行的缩进，也不要利用回车键来控制一行右边的结束位置，因为这样做会妨碍Word对于段落格式的自动调整，此时应该利用段落缩进。

缩进是指段落中的文本与页面边界之间的距离。段落缩进方式有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。设置段落缩进方式的方法主要有三种。

（1）利用“段落”组中的命令按钮。单击“增加缩进量”按钮一次，段落向右移动1/2英寸，若单击多次，则段落依次缩进；单击“减少缩进量”按钮，则可减少或撤销缩进。在增加或减少缩进量的同时，标尺上的缩进标识符将移到被缩进的位置。

（2）按下鼠标左键并拖动标尺上的“左缩进”、“右缩进”标识符（图2.35）到所需缩进的位置再松开，即可完成缩进设置。如果文档中没有显示标尺，那么在“视图”选项卡的“显示”组中勾选“标尺”复选框即可。

图2.35　缩进标识符

（3）单击“段落”组的对话框启动器，在打开的“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡中输入左、右边界值，还可以在“特殊格式”下拉列表中选择某种缩进类型，即可准确地缩进段落。

3.间距

间距包含段落中的行间距以及本段落与前后两段之间的距离。行间距是指从一行文本的底部到另一行文本的顶部的间距，系统默认设置是单倍行距。段落间距是指前后相邻的段落之间的空白距离。

4.段落中的分页规则

有些文档的排版要求比较高，需要严格限制在段落中分页。在“段落”对话框的“换行与分页”选项卡中可以查看分页规则，主要有4种：(www.xing528.com)

（1）孤行控制：防止在一页的开始处留有段落的最后一行或在一页的结束处有段落的第一行。

（2）段中不分页：强制一个段落的内容必须放在同一页上。

（3）与下段同页：确保当前段落与它后面的段落处于同一页上。

（4）段前分页：从新的一页开始输出这个段落。

5.制表位

制表位是一个非常有用但常被忽视的一个工具，它是在水平标尺上设置的位置。在段首按下Tab键，可以发现光标向后移，若连续按下此键，文档编辑区中出现了连续多个制表符，如图2.36所示。值得注意的是，要想保证制表符清晰可见，必须使“段落”组中的“显示/隐藏标记”按钮处于选中状态。

制表位是段落的属性，每一个段落都可以设置其制表位的位置。默认情况下，每一个制表符可以占据2个字符的位置，当然用户也可以自己设置。什么情况下需要用到制表位呢？如果我们需要文档中某些段落中的文字之间保持相同的间隔，那就可以用制表位。如图2.37所示，要保证每道题的A、B、C、D选项保持对齐需通过插入制表位实现，可不能拼命按空格键来完成。

图2.36　制表符

图2.37　应用制表位的示例

1）插入制表位

设置制表位有两种方法。方法一：单击水平标尺最左端的制表位按钮（不断单击，可以切换制表位的对齐方式），然后在水平标尺上需要插入制表位的位置上单击鼠标左键，即可将制表位插入到当前位置。想要精确地设置制表位的位置，需要使用第二种方法：在水平标尺上需要插入制表位的位置上直接单击鼠标左键，即可插入一个制表位，双击这个制表位可打开“制表位”对话框，然后依次在“制表位位置”列表框中添加制表位的位置，如图2.38所示。从图中可以看出制表位的对齐方式有5种，用户需要根据自己的实际需要来选择。

图2.38　设置制表位

2）应用制表位

制表位设置完成后，在输入文档时，例如“A.125”，输入完成之后，按下Tab键即可跳到下一个制表位，继续输入“B.126”选项，从而保证每道题的选项实现对齐，如图2.39所示。

图2.39　按照制表位完成输入的示例

3）删除制表位

如果要删除制表符，只需将制表符拖离标尺，也可以在“制表位”对话框中单击“制表位位置”清单中的某个位置，单击“清除”或“全部清除”按钮。