如何创建、保存和打开文档-计算机应用技能

熟悉了Word的界面后，下面就开始讲解如何创建文档，任何文档的编辑都必须从创建文档开始，然后将其保存在自己需要的位置上。

1.创建文档

在Word中创建文档可以有很多种方式，但文档的类型只有两种：空白文档和从模板创建的文档。

创建空白文档最常用的方法是使用“文件”选项卡下的命令，具体操作方法是单击“文件”选项卡，在打开的窗口中选择“新建”命令，在右侧的选项区域中点击“空白文档”按钮即可创建一个空白的文档，如图2.5所示。

图2.5　“新建”窗口

除了空白文档外，Office应用程序还提供了许多模板，有的安装在系统中，有的是联机提供的，还有从Office.com上搜索并下载的模板。模板是具有一定格式设置和版式设置的文档，用户根据需要选择合适的模板来创建文档，将节省很多时间，提高工作效率。例如选择“简单传单”模板，模板中包含活动时间、活动地点、购票信息、主办方信息等，如图2.6所示。选择从模板来创建文档时，用户可以在模板的基础上保留自己所需的部分，删除不需要的部分，当然还可以增加一些新的元素。

图2.6　“简单传单”模板

其实空白文档也是根据模板来创建的，它就是Word的通用模板Normal.dotm，该模板是所有Word文档的起点。如果你还有所怀疑的话，就按照下面的方法进行确认。单击“文件”→“选项”，弹出“Word选项”对话框，选择左侧的“加载项”选项，然后在对话框底部的“管理”下拉列表中选择“模板”选项，单击“转到”按钮（如图2.7所示），即可打开“模板和加载项”对话框，在“文档模板”文本框中可以确认空白文档所套用的模板是Normal（图2.8所示）。

图2.7　“Word选项”对话框

图2.8　“模板和加载项”对话框

2.保存文档(www.xing528.com)

保存文档时可以选择“文件”选项卡下的“保存”或“另存为”命令，也可以使用快速访问工具栏中的“保存”按钮。在Word 2016中对“另存为”窗口的界面进行了改良，存储位置、浏览功能、当前位置和最近使用文档的排列都变得更加清晰，如图2.9所示。

图2.9　“另存为”窗口

第一次保存文档会弹出“另存为”对话框，在该对话框中可以选择文档保存的位置（路径）、文件名和文件类型。之后保存文档时只要不选择“另存为”命令，Word都会按照第一次的设置进行保存。

强烈建议不要将文件保存在我的文档、桌面或C盘的文件夹中，因为这三者都是占用C盘中的存储空间，一般情况下C盘是系统盘，若今后格式化C盘以重装系统，那么C盘中的文件便都被销毁了。

另外，保存文件时一定要注意文件的保存类型，因为Word 2016默认的保存类型为.docx格式，而在Word 2003或更低的版本中无法直接打开.docx格式的文档，需要下载并且安装一个文件格式兼容包，具体方法是登录微软（中国）下载中心搜索“Microsoft Office Word、Excel和PowerPoint文件格式兼容包”，下载后进行安装即可。

3.打开文档

打开文档是一项最基本的操作，因为编辑文档的第一步是将其打开。在Word 2016中，可以直接打开所有Word早期版本的文档，但它们是以兼容模式打开的，有些新功能会被禁用。

Word 2016采用全新的“打开”窗口（图2.10）。如果知道文档的存储位置，那么可以在“文件”选项卡中单击“浏览”命令，在弹出的对话框中选择要打开文档的所在位置，再选中所需文档即可。

如果所需文档是最近编辑的文档，可以尝试单击“文件”选项卡中的“最近”命令，然后在窗口右侧出现的最近使用的文档列表中进行查找，找到后单击选择即可打开。

图2.10　“打开”窗口

需要说明的是，最近使用的文档列表中显示的文档的个数是用户可以自定义的，在“Word选项”对话框中单击“高级”选项，在对话框右侧的选项区域中找到“显示此数目的‘最近使用的文档’”选项，然后根据需要进行设置。