合同销毁结果-企业合同管理实用大全

实践生活中，很多企业和个人在签订合同和履行合同中注重合同的保管，但是却在合同履行完毕之后就销毁了，这其实给企业留下了很大的隐患。合同是最有效的证据之一，合同虽然履行完毕，但是法律诉讼时效却一般在两年以上。所以，企业签订的合同一般情况下应当在履行合同后保存两年方能销毁，这样就避免了企业在履行合同后又被诉讼的风险。

【案例分析】上述案例中，总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1.在本公司合同档案中未能找到与对方例行续签的经济合同。

2.某公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行违约责任赔偿。”

3.某公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12%。（彼时银行同期借款利率是5.85%），按照此利率的3倍计算的违约利率为36%，与其合同约定的相符。

至此，案情基本明朗，某公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据商务公司负责某公司的业务人员所说，商务公司之所以没有找到与某公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，某公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，某公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，但是私下却在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

附：某企业《项目部合同管理办法》作为参考

第一章　总则

第一条　为了进一步加强项目合同管理工作，具体指导集团公司直属项目部的合同订立、履行、变更和终止的行为，明确各相关方的职责，避免集团公司蒙受不必要的经济损失，特制定本办法。其他项目部可参照执行。

第二条　项目部在项目履行过程中订立、履行、变更和终止合同，应当在本办法的指导下进行。不按照本办法签订的合同引发的合同事故，责任人必须承担相应责任。

第三条　合同作为明确经济关系双方权利、义务的依据，具有法律约束力，与合同有关并经双方确认的文书、图表、传真件、数据电文等均视为合同的组成部分。

第四条　本办法所指合同包括建设工程、劳务、借款、买卖、租赁等经济方面的合同，不包括劳动合同。

第五条　企业发展处、监察处作为集团公司合同综合管理部门，根据法定代表人的授权，对合同的法律事务进行动态监督管理。有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由企业发展处、监察处实行指导；经济核算办公室对于项目合同的起草和履行情况，实施过程指导和跟踪。

项目部计划财务是合同管理的主责部门，负责对整个合同的运作统筹管理。

第二章　合同订立流转程序

第六条　与外界达成经济往来意向，经协商一致，除特殊情况外，应当在履行前订立书面合同，与合同有关的一切事项均须以书面形式记载。

第七条　参加谈判和签订合同，必须由两人以上共同承办。

第八条　签订前，项目部经办人须认真审查对方主体资格、资信能力，并对合同合理性负责，同时要求合同对方及代理人签署承诺书。

第九条　项目部签订合同应当按照集团公司标准文本签订，其他合同在公司没有下发标准文本前由项目部自行拟稿，合同内容包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。

第十条　为减少法律风险，各单位在工程分包时须以劳务合作形式进行。其他合同须分别按下发的标准文本拟定合同。

第十一条　分包合同，一律要求对方在签约前交纳不低于合同总金额5%～10%的履约保证金，并直接交至项目部财务。

第十二条　集团公司组织的内部劳务、工程物资采购竞标确定中标人后，应同时按标准文本草拟合同稿，进入合同审核流转程序。

第十三条　按标准文本草拟或自行拟稿完毕后，经办人填写合同审核流转单（一式两份），将合同稿一并交项目经理审核。合同审核流转单须明确填写，主要内容应有签订背景情况（应包括是否属业主指定或同意签订）、竞标情况、与二次测算的量价对比及其他影响审核的重要事宜，以作为审核的事实依据。

第十四条　项目经理对合同稿进行审核，同意则交企业发展处法律审核，否决则退回。项目部签订金额10万元以下的合同，由项目经理审核决定，但不得肢解合同以规避审核。

第十五条　企业发展处根据法律、规章制度要求对合同稿审核并签署审核意见，同意则继续流转。

第十六条　法律监察室对合同稿予以否决的、则由经办人根据情况退回，或者要求继续流转合同稿同时将法律监察室意见予以保留。

第十七条　集团公司及项目部印章保管人以流转完毕的合同审核流转单签署的意见作为能否用印的依据。无合同审核流转单或合同审核流转单签署不同意意见或未按审核意见修正的，一律不许用印。

第十八条　审核意见签署在合同审核流转单上，作为财务部门做财务处理的依据。对符合审核条件的合同，缺少合同审核流转单的，财务不得作财务处理付款，除非经集团公司分管领导同意。(www.xing528.com)

第十九条　合同签章生效后，合同及审核流转单原件各一份交经济核算办公室归档，同时作为印章保管职责部门在核对合同审核流转单包括合同审核意见表原件后，留存复印件归档。

第二十条　项目部一律不得以我方名义为分包方对外发生经济关系签订合同、出具担保，特殊情况必须经集团公司分管领导同意。

第三章　合同履行过程控制

第二十一条　合同签订后，合同承办单位对所有的合同均应进行全面交底，以会议与书面相结合的形式向本单位主要业务部门相关人员介绍各个合同的范围、各方的责任与义务、合同的主要经济指标，合同存在的风险，履约中应注意的问题，将合同责任进行分解，具体落实到职能部门与个人。

第二十二条　企业发展处作为合同管理主责人，应当对项目各部门的履约情况进行管理、分析，协调各部门的联系，避免信息阻滞。

第二十三条　履行过程中，对出现合同未曾约定的新情况或对事先约定的事项进行变更的，均要及时形成书面文字，以有双方签章的补充协议、签证或会议纪录等形式记载，使之成为合同附件。

第二十四条　履行过程中，经办人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除及出现的新情况等重要事项，应及时向企业发展处和经济核算办公室汇报。

第二十五条　分包合同履行过程中涉及的重要书面文件，如计价单、现场签证原件等，在正式结算前不宜交分包方持有。

第二十六条　向对方发通知、要求等书面文件，必须要建立发文登记制度。当面送达的，必须要求其在与发文内容相同的书件上亲笔签章并保存该书件；邮寄送达的，必须以特快专递或挂号信形式送达，且要注明书件最主要意思表示内容；其他送达方式若不能以有效证据证明送达的，不宜采取。

第二十七条　时刻保持证据意识，注意及时收集、保管领款单、领料单、借据、双方会议纪要、信函往来等所有原始书面资料纪录。

第二十八条　分包合同履行前，必须要求分包方提供有其签章的人员组成名单，名单须注明人员分工负责的工作事项及其职务、身份证号码，同时要求提供身份证复印件。

第二十九条　拨付款项、材料，交接机械、设备、零部件，一般应要求对方合同签署人亲自签字领取，若领取人为非合同签署人，财务、保障等部门必须要求对方提供合同签署人签章的授权委托书。

第三十条　财务、工程、保障部门，应以月、季度、年为期限，与合同对方定期核对开累拨款、发料，并要求对方签章确认。

第三十一条　对劳务民工劳动报酬，发放前，分包方必须为其雇佣的民工每人办理个人银行信用卡或存折，并将列有经民工确认的工资标准、卡号（或存折）、民工姓名的工资发放表书面报我项目部。工资发放时，我方根据双方合同中所列民工名单，按分包方与民工商定的工资标准将工资直接发入民工个人银行信用卡或存折，并由分包方以自己名义对发放的工资进行签章确认。

第三十二条　合同变更、解除等事宜同样须遵守合同审核程序。

第三十三条　合同作为对外经济活动的重要法律依据和内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时归档。

第三十四条　合同承办单位应建立有关合同订立、审核、履行、纠纷处理等情况的登记台账，要有一定的保存期限，不得随意处置、销毁、遗失，并每季度末向企发处和经济核算办公室报送一次合同统计报表。

第三十五条　企业发展处会同审计处，将合同管理检查纳入审计范围，项目部合同管理是否规范，将直接影响审计评价结论。

第四章　责任

第三十六条　因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而造成损失的，作为合同责任事故追究其相应的经济和行政责任。

第三十七条　因违反合同签订审核流转程序、或因故意、重大过失造成损失的，责任人应负全额赔偿责任。

重大过失指根据国家法律法规、集团公司既有制度、文件及本办法规定，责任人员应负有相关职责，但在工作实际中因自信、疏忽大意而没有尽自己的职责，而造成损失的情况。

第三十八条　其他责任按集团公司文件制度执行。

第三十九条　项目经理对工程项目管理中出现的责任损失负整体责任。对因项目部部门负责人、经办人未按制度、程序办事造成的损失，相应承担责任，具体责任比例视具体情况确定。

第五章　附则

第四十条　本办法适用于集团公司及其直管项目。

第四十一条　本办法自发布之日起生效实施，由企业发展处和经济核算办公室负责解释。