企业合同保存及管理实务合同文本备案、集中保管、付款依据

企业签署的合同文本除了及时报企业对口业务部门备案外，均应交由项目部业务对口部门负责人集中保管留存，并向项目部财务部门提交一份原件作为付款依据。其他任何人包括项目经理在内，不得保管任何已经签署生效的合同文本，以避免有关人员违规操作、业务部门情况不明乃至合同丢失、违法违纪等不良现象给项目部和企业带来的被动局面。

【案例】某公司就曾发生过项目经理与材料供应商签署合同后，将合同文本长期私自存放，一直不与业务部门见面，结果造成了文本丢失。该经理中途调离后，也未对此事进行通报和补救。工程竣工后，公司其他人员在毫不知情的情况下，被合同对方抓住漏洞、告上法庭，该公司最终不仅如数赔付了合同价款，而且还支付了数目庞大的违约金和滞纳金，导致项目严重亏损、企业名誉扫地。因此，公司领导和其他业务人员如需调阅合同，阅后必须及时交还合同保管人，不能以任何借口留存。

合同管理的考核与激励

企业档案存放保管后不能将之付诸于脑后，不再进行查看。企业有关部门应每半年对各项目部合同管理工作进行一次检查，形成书面检查与考核报告，考核结果纳入奖金考核体系。公司根据公司控制部的检查与考核报告每年至少一次委托外部审计机构对合同管理工作进行审计。

1.对于有以下情形之一的项目部和个人，公司予以表彰和奖励：

（1）为公司挽回和避免重大经济损失；

（2）检举、揭发利用合同进行违法活动有功；

（3）合同管理工作业绩突出。

2.对于有以下情形之一的项目部和个人，公司予以处罚：

（1）不按公司合同管理办法订立、变更或解除合同；(www.xing528.com)

（2）订立有重大缺陷的合同或无效合同、虚假合同；

（3）与对方恶意串通订立合同，以谋取个人或小集体利益损害公司合法权益；

（4）未经授权或越权限订立合同；

（5）发生争议隐瞒不报或擅自处理争议；

（6）擅自放弃权利对公司造成损害；

（7）泄漏合同意向、商业秘密或其他相关秘密；

（8）涉嫌利用合同进行其它犯罪活动的。

企业只有谨慎而行，才能避免风险。

我们回到本章开头的案例，进行解析。