一、目的
规范公司合同档案的管理，避免失误，提高经济效益，保证定单的有效运作及账款的回收。
二、适用范围
公司合同的管理。
三、相关职责
业务科负责合同档案的管理。
四、工作内容及要求
（1）业务员应充分了解客户并对客户的信誉度做出准确评估。
（2）业务员依据具体项目要求拟定详尽规范的合同及相关合同附件内容。
（3）业务副总对业务员预签的合同予以审定并组织评审，应严格按照《合同法》及公司的管理规定对符合的合同予以批复，并监督业务员针对合同具体条款在合同期的正常履约。
（4）合同签订后应及时对合同进行归档。其中，包括合同的文档归类及合同电子文档的保存，以及合同的报价明细表。
（5）如合同（工艺）发生变更或出现生产事故，在应收账统计时应有所体现。业务在进行应收账统计工作时，应严格遵守应收账款管理规定。事故单的处理应填写《事故报告》。
（6）客户回款后应及时把现金支票及相关凭证交到财务科，协助财务科进行合同结算工作的进行，并在应收账款中及时对已结算的应收款进行销账，并及时处理发票事宜。
五、相关制度
（一）合同签订的基本要求
（1）业务员签订合同必须使用公司的合同范本文件；客户有特殊需要的，提交业务副总审批或经公司法律顾问审阅方可使用。
（2）在签订合同前，业务员需严格按照相关流程规定，自觉做好工艺及价格评审工作。
（3）签订前，应综合考虑公司执行合同的能力、原材料的价格趋势和合同标的物生产周期及制作、交付过程的全部细节，尽可能留有余地以确保合同的履约，确保公司的信誉。
（4）合同的变更需另作补充协议、变更说明，不得在原文件（或作业单）上更改。
（5）所有合同签订前必须经过审批程序，审批过的合同方可开具生产作业单进入生产环节。
（二）合同签订的权限
（1）业务员可签订不低于报价标准的合同，低于报价标准的合同应及时请示业务副总。
（2）合同金额在10万～30万元需由业务副总签字。
（3）合同金额超过30万元需由总经理签字。
（4）各级管理者应认真审核每项明细并及时处理解决合同中的问题。
（三）合同存档管理
（1）签订合同需一式三份：业务员一份、业务副总备案一份、客户一份。
（2）合同结算后，仍需保存一年，一年后可自行销毁，合同电子版需永久留存刻盘备案。
（3）合同编号必须以计财部核发的号码编写，作业单使用合同号码。
（4）合同编号规则：每月从第一单起始，发生合同数量即为每月最后一个合同号码，例：07年6月共签订26单合同，合同编号自 CY 07-06-001至 CY 07-06-026。
（四）作业单管理
营业员与客户签订合同后，应根据不同业务的具体要求，相应对设计、制作、印刷等各生产部门开具生产作业单，并具体负责协助管理此项业务，如在工作过程中遇到困难要及时向上级部门反映，以便及时解决问题，切忌私做主张，轻率决定。
六、工作程序与标准
（一）签订合同双方的信誉度评估
与客户正式签订合同是合同管理的基础，在与客户签订合同时务必做到严谨、规范。应以《合同管理制度》作为签订合同的依据。
（二）合同的拟定与提案(www.xing528.com)
业务员与客户沟通后，商定合同事宜，其主要包括以下几方面内容：
（1）合同所涉及的订单工艺要求、安全生产周期、付款方式；
（2）签订双方的履约责任；
（3）签订订单的质量要求；
（4）合同所涉及的交货事宜；
（5）合同所涉及的双方违约责任。
（三）合同的审定
与客户签订合同前，合同必须由销售主管审定后方可签订。如遇特殊项目还需报公司上级领导批示。合同的审定内容包括以下几个方面。
1.订单的工艺审定
根据订单的直接业务员提供的客户信息，审定订单的耗材及工艺技术参数的可行性。
2.订单的价格及付款方式的审定
（1）根据实际可行工艺方案对报价做合理评定。
（2）根据相关业务员提供的客户方资质资料信息对客户方的付款方式进行评定。
（3）订单的生产周期审定：正确合理评核生产周期，保证订单合同的顺利履约。
（四）合同正式签订
合同正式签订由双方法定代表人直接签署或由法定代表人指定代表人签署，并加盖双方合同专用章。
（五）合同备案流程
业务员在签订承印合同后应将合同文件及相关材料备案到相关部门，具体如下。
（1）业务员需将合同单原件、客户方营业执照复印件、客户信息文件（包含客户方地址、电话、联系人、开户行账户等）上交财务部门，由财务部门建档备案；
（2）业务员需将合同单的准印文件（包含新闻出版部门下发的委印单，工商部门下发的印刷许可证等）上交行政部门，由行政部门核准建档备案；
（3）业务员本人也应对其所发生的承印合同的所有文件信息自建档备案，以便查询结算，包括合同文本（含变更项）、报价明细、客户收货清单、准印文件、给客户开具发票的签收单、客户的发货通知单等。
（六）合同统计流程
所有进入生产环节的合同都需要进行合同统计，具体如下：
1.业务部门统计
业务员应将自己所有签订的合同单进行统计汇总，方便查询核对。对发生生产变更及特殊款项的合同单及时办理相应手续，上交财务部门核准处理。
2.财务部门统计
财务部门应对业务员上交的每单合同进行价格核准，对发生变更或特殊款项核实后及时处理。对于不符合公司价格体系的合同单在业务员未做出合理解释前不予统计，业务部门应在合同统计后及时督促业务科进行合同结算及相关事宜。
3.生产部门统计
生产部门应针对所有流入生产的合同单首先进行检阅是否经过审核流程，未经审核工单应不予安排生产，返还业务部门，然后进行统计，及时与业务部门沟通生产进度及产品品质问题。及时与财务部门核对材料成本等事项，一旦发现异常应立即予以通知。完工交货后，应将收货单及时返还业务科予以记录。
（七）合同结算流程
（1）业务员应及时按照合同签订情况和合同统计结果进行合同结算；
（2）财务部门应按合同单签订情况及时督促和业务员进行合同结算；
（3）如不能及时进行合同结算，或不能够履行合同约定，业务员应及时上报财务部门和上级领导；
（4）合同结算后应由财务科在合同单上加盖“已结款”销账章。
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