（一）基本要求
1.合理地添加客户联系人名单
为了降低退回率，企业进行电邮营销时应该遵守基本的规则。首先，公司应友好地询问新客户是否愿意将该公司邮件地址加入到他们的联系人列表中、是否愿意订阅商务邮件。最好不要购买客户名单，公司的电子邮箱要能够接受客户咨询电子邮件。
2.合适的邮件发送频率
商业邮件应当尽可能快地向收件人发送，这样客户就不会购买商品半年甚至更久后才收到公司的新闻通讯电邮。有数据表明，大多数被访问的人希望每两到三周收到来自所喜爱的品牌的电子邮件，即每个月的电子邮件数不应超过3封。文摘类电邮篇幅较小，因此比新闻通讯邮件发送得更频繁。文摘电邮和新闻通讯电邮发送数量的比例不应低于2：1。促销优惠券邮件不可以每周都发送，否则客户会觉得厌烦。较明智的做法是将该类邮件分为两类，一类在传统的销售季发送，另一类发送给特殊的客户。例如，忠实客户和长期未回复的客户。通过个性化设置，促销和折扣产品可以以生日礼物或当季最佳产品的名义推销给客户。以上措施均有利于提高客户转化率。
3.公司应该遵守有生意往来的国家的反垃圾邮件政策，即ESP指南，[2]通常包含以下几个方面：
（1）非订阅类链接的有效期要大于30天，客户的退订要求10天内实现。最好的情况是链接有效期在3个月以上。
（2）物理邮寄地址。在电子邮件正文的签名栏中提及现实存在的收件地址，该地址最好是英文形式，因为很多ISP会拒收非英文邮件。
（3）不强制要求客户提供个人信息，如ID、电话号码、银行卡信息等。
（4）“发信人”“收件人”和“回复地址”栏内的信息均合法有效。路由信息（包括起始域名和电邮地址）能被准确辨认出发件公司。
（5）邮件标题与邮件正文内容直接相关。
（6）拒绝违法内容。邮件正文内容不可涉及少儿色情内容或恐怖主义。
以上是大多数国家法定ISP指南上的基本要求。除了降低收件人对邮件的质疑，数字营销经理还应该使邮件看起来更友好更引人注目，以便更好地与客户进行沟通。
（二）发件人主体问题的解决(www.xing528.com)
发件人地址包含公司域名、良好的发件人IP和域名信誉，遵守认证协议，越满足这些，越容易躲过垃圾邮件拦截器的阻拦，从发件人主体方面提高邮件送达率。其中，有以下三种认证协议：
1.SPF
SPF是Sender Policy Framework的缩写，是一种以IP地址认证电子邮件发件人身份的技术，是非常高效的垃圾邮件解决方案。接收邮件方会首先检查域名的SPF记录，以确定发件人的IP地址是否被包含在SPF记录里。如果在，就认为是一封正确的邮件，否则会认为是一封伪造的邮件并给予退回。
2.DKIM
DKIM是由互联网工程任务组开发而成的，针对的目标是互联网最严重的威胁之一：电子邮件欺诈。一般来说，发送方会在电子邮件的标头插入DKIMSignature和电子签名资讯。而接收方则透过DNS查询得到公开金钥后进行验证。
3.DMARC（基于域的消息认证、报告以及一致性）
DMARC是基于现有的DKIM和SPF两大主流电子邮件认证协议的发展，作用在于阻止来自合法域的欺诈行为。
（三）合适的邮件主题
一封没有主题或者主题过于模糊的电子邮件，收件者很有可能选择忽略或者删掉。为避免这种情况，数字营销经理应当在邮件主题栏中详细清楚地阐释意图，不得过于夸张。而并不仅仅是为了销售而销售。如果是字母型主题，则最好控制在28到39个字母或者4到6个单词；如果是中文，则主题应该控制在16个字之内。合适主题应包括的字眼是：信息简讯、更新、新闻、近期活动、发件人名称。一定要在主题中写清公司名称。最好在主题行开头就表明公司名称。另外，邮件主题应该简短直白。简单、短小且阐释足够清晰的邮件主题能够在一定程度上保证邮件打开率，被用户浏览产生营销价值，除非公司品牌辨识度很广且声誉很好，那可以在主题内容方面做一些新的尝试，选择个性化差异化的营销思路。邮件的主题不得太倾向于热促风格。典型的新闻通讯邮件应该采用“软销售”策略。此类电子邮件有利于与客户建立长期的良好的合作关系并树立品牌和产品的良好形象。如果客户已经订阅促销或者新闻通讯类邮件，那么客户不会希望收到在主题行有“九折，现在就看!”这样字眼的电子邮件。
（四）合适的邮件内容
对客户无差别地发送无个性化内容的电邮，营销效果最差。74%的受访者表示，当收到与他们的兴趣无关的邮件时他们会觉得很恼火。某公司对客户订阅邮件的原因进行了调查，结果发现有四类：第一类占58%，表明他们订阅邮件的目的是及时收到打折和促销信息。这也从一个角度解释了为什么促销电邮在非销售季节打开率较低但取消订阅率最低。这类邮件含有客户期待的信息，但却几乎不会为公司盈利。为了达到更好的营销效果并与客户建立良好的关系，公司应积极与此类客户保持联系，调查他们不同的兴趣、爱好类别，然后按照客户的个性化需求发送促销邮件；第二类占39%，受访者表示订阅邮件是为了参与新奇好玩的活动，也就是被好奇心所吸引。此类客户是潜在的长期客户，公司应重视此类客户并收集他们的电邮信息。为了更好地提供服务，公司应立即询问客户的电子邮件地址以便之后发送促销信息；第三类受访者来自忠实客户。此类客户钟情于品牌本身，非常热衷于订阅该公司的商业邮件，但通常不会给予任何反馈。此类客户订阅邮件的目的是随时跟进公司动态，满足内心期待与交流。这也意味着该公司已经享有一定的声誉并拥有一大批忠实客户群。此类客户会为公司定期发出的感谢邮件和每半年举行的季节性促销活动点赞；第四类占26%，受访人表明他们希望每天接收公司的动态信息。此类客户的定位类似第三类客户，但是他们需要的是摘要类的邮件。
因此，对于公司而言，进行网络调查与电子邮箱调查同样重要。向客户群批量发送邮件进行市场调研时，为了提高客户的参与度，调研邮件中可以附加一些促销码。公司服务客户的真诚度可以体现在与销售指标相比更注重保护客户个人隐私的做法上。[3]公司可以每季度或半年进行此类调查。明智的做法是开始问一些普遍问题，然后逐渐涉及私人问题。问卷的开头应该设计一些封闭式问题，然后是选择题。尽量避免开放式问题。还应该注意的是，和电邮一样，问卷调查中应避免诋毁性言语或者禁忌话题。每个国家或地区，客户群体的情况不同，因此，直接询问客户的月收入、性别和年龄等问题可能会被认为是无礼的。
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