（一）及时接听，礼貌应答
电话铃响后，礼貌的做法应是及时接听，切忌拖延、不接或直接挂断。接听电话应遵守“铃响不过三声”的原则，尽量减少受话人的等待时间。若电话铃响超过三声才接听电话，则应在接通后先向受话人道歉，如“对不起，让您久等了”等。
正常接通时，首先应向受话人问好并作自我介绍，自我介绍的方式也可分为普通社交模式和公务社交模式，普通社交模式中可相对随意，如“您好！我是××”；公务社交模式中则应更加正式，并加入相关的信息，如“您好！我是××公司××部门××（本人姓名），请讲”等。
若受话人不是自己，则在确定受话人后尽量快速转接，切忌置之不理、挂断电话或在电话旁大声呼叫或交谈。
若受话人不在或不方便接听，则应礼节性表示歉意并建议其稍后再拨或者代为传达留言信息，由对方自行选择，切忌不停追问；若对方属于拨错电话，则应友好告知自己基本信息，力所能及帮助对方查询正确电话，切忌粗鲁挂断甚至斥责对方。
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秘书小周办公室正好两台电话同时响起，小周手忙脚乱，这边说几句还没讲完，那边又说几句，结果两个客人都十分不满。
分析：两个电话同时响起，小周应尽快接听两个电话，迅速了解基本情况，区分轻重缓急，记录事情不急的一方的电话号码，告知对方待会打过去，然后挂断；优先接听事情紧急的那一个电话。(www.xing528.com)
（二）仔细倾听，做好记录
无论自己是受话人还是代接人，都应当仔细倾听发话人的讲话，并不时地回应对方（如说“嗯”“哦”“是的”“好的”之类的话），让对方感受到自己在被倾听，切忌默不作声或轻易打断对方的话。
同时，在通话过程中应区分通话性质，必要时做好通话记录（包括发话人来电时间、来电人姓名、来电事由等内容），对重要信息可保证准确和避免遗忘。若作为代接人为他人做通话记录，则应注意保护受话人的隐私，切忌四处宣扬、问东问西等。
（三）结束通话，礼貌挂断
接听电话的一方一般不宜率先提出结束通话的要求，而应让对方先提出。若确有其他原因需主动终止通话，则应向发话人充分说明并表示歉意，如有需要，可约定稍后回电。
若遇发话人打起电话没完没了，则应在通话中委婉提醒（如“我不再占用您的宝贵时间了，下次再聊吧”），切忌粗鲁打断或直接挂断。
结束通话后，应先按扣机键，然后放下话筒。
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