（一）做好通话准备
拨打电话前，发话人通常应做好通话内容、时间和环境方面的准备工作。
1.通话准备
拨打电话前，应提前拟定通话的要点或提纲，并熟悉与通话内容相关的文件或资料，以免通话时思维混乱，语言啰唆或不着要领。此外，如有条件，可提前了解受话人的基本信息，如姓名、性别、年龄、职务等，以免在称呼上出错。尽量给受话人留下积极、高素质的好印象。
2.选择时间
若想打电话合乎礼仪，则应选择合适的拨打时间并把握恰当的通话时长。
（1）拨打时间
如果打电话到受话人的住所，若了解受话人的生活习惯，则应根据对方的生活习惯来确定拨打时间。一般而言，应避免选择过早、过晚或对方休息的时间前去打扰打电话。若确因紧急事项而不得不打电话给对方时，在通话前需向对方道歉并说明缘由。若需打电话至受话人的单位，则应根据对方的工作时间来确定拨打时间。一般而言，应选择对方不太繁忙的时间段，避开对方休息的时间。若要打电话到海外，则还应考虑时差问题。尽量选择受话人方便的时间通话，以免引发对方不良情绪。
（2）通话时长
通话时长应控制好。若通话时间需要很长，应在接通后询问受话人的意见（原则上尽量简洁干练，缩短通话时间）并在通话结束时略表歉意，以示尊重。
（二）选择环境
拨打电话时，应提前找好相对而言安静的环境，营造良好的氛围。也应考虑受话人接听电话时所处的环境，避免在不良环境中通话，以免受话人听不清。此外，若通话内容涉及机密或隐私，还应提前询问受话人是否方便。
（三）耐心等待
拨打电话时，应耐心等待。一般而言，响铃超过6声或大约半分钟，还是无人接听，就可挂断电话。切忌在铃响未过3声时就挂断电话，或挂断后重复拨打。
（四）礼貌通话
拨通电话后，首先应向对方问好、表明自己的身份，并联系受话人通话，具体表现方式有以下几种：
普通社交模式：“您好！我是××（本人姓名），请问××（受话人姓名）在吗？”
公务模式：“您好！我是××公司××部门××（职位）××（本人姓名），请问贵公司××部门××（职位）××（受话人姓名）在吗？”
若电话由他人代接，则应在礼貌询问后，请其代为转接。若受话人不在，如若方便可请代接人转告来电事由或约其他时间再打，约好确定的时间，就应遵守约定，按时拨打。若电话由受话人亲自接听，则直接礼貌地与之通话。(www.xing528.com)
若通话过程中，有其他来电打进来，分清主次，说明情况，请对方稍做等待，接通后请对方稍等片刻，表明自己正在接电话，希望对方理解后再去接通第一个电话，通话完毕后，则应主动再次拨回第二个电话。若在拨打电话的过程中拨错电话，则应礼貌地向被打扰者道歉，不可直接挂断电话。
（五）礼貌挂断
通话结束时，应按照礼仪的顺序挂断电话。一般而言，通话双方无尊卑差别时，应由发话人先挂断、受话人后挂断；通话双方尊卑较大时，应由尊者先挂断、卑者后挂断，如上司与下属通话时，由上司先挂断、下属后挂断，男士与女士通话时，则由女士先挂断、男士后挂断等。
知识链接
礼貌用语
（1）您好！请问是×××单位吗？
（2）我是×××公司×××部（室）×××，请问怎么称呼您？
（3）您好！这里是×××公司×××部（室），请问您找谁？
（4）请帮我找×××同志。
（5）我就是，请问您是哪一位？……请讲。
（6）请问您有什么事？（有什么能帮您？）
（7）您放心，我会尽力办好这件事。
（8）×××同志不在，我可以替您转告吗？（请您稍后再来电话好吗？）
（9）对不起，这类业务请您向×××部（室）咨询，他们的号码是……［×××同志不是这个电话号码，他（她）的电话号码是……］
（10）您打错号码了，我是×××公司×××部（室）……没关系。
（11）对不起，这个问题……请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗？
（12）对不起，我打错电话了。
（13）不用谢，这是我们应该做的。
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