科学细致的会议策划是保证一场会议取得预期目的与效果的前提，高效的会议组织、精确的执行力度是保证会议圆满举办的关键。否则，再完美的会议策划都将付之东流。在会议中，每一项议程和环节，都需要会议组织者及工作人员严格遵守，并在实施过程中做到认真、细致、严谨，确保议程实施过程中每一环节的工作人员都能够明确权责并按时完成任务，只有这样才可能保证一场会议的高效运行。为了确保会议的顺利开展，会议组织者应从会议开始、会议进行、会议结束以及会后跟踪四个方面进行会议的组织与实施。
一、会前组织
会前组织是指根据会议策划进行会议的会前部署与会前检查。
1.会前部署
会议部署常常以“碰头会”的形式展开，通常是由会议的承办部门组织，由参会的各部门工作人员参与，可以再次梳理会议方案的细节，逐一明确会议流程中的具体事项和要求，使会议的相关议程具体到人、落实到事、精准到时，做到职责分明，时限清晰。
2.会前检查
会前检查可以分为场内检查和场外检查两大部分。场内工作人员需要在会前检查会场环境、设备设施、音响效果、音乐曲目、广告物料、会议资料、场地灯光、温度、通风、茶水供应、安全措施等等。场外工作人员要在会前检查安保服务、医疗救护、车辆配备与停放场地、食宿安全等环节。要全方位严谨细致地检查到位，对落实不到位或具有安全隐患的环节，及时发现、及时督促、及时整改。
3.会议签到准备
会议签到是会议组织中不可缺少的重要环节。在会前要做好会议签到的准备工作，安排好签到、材料分发、引导入座、礼品派送、后续安排等工作。要做好签到接待预案，例如，针对特别的嘉宾与领导，要在会议开始前半小时再次联系确认，以确保无缺席情况出现，进入会场要有专人负责全程接待；会议中遇到突发状况，比如领导临时不能参加会议、主席台座位问题、发言稿时间及内容问题、颁奖顺序的调整修改等，要及时汇报领导并处理，面对参会的新闻媒体工作人员要妥善安排。这些预案都要在会前进行部署和检查，相关人员要进行签到接待的演练。
二、会中组织
会中组织是指在会议进行的过程中进行组织和管理工作，保证会议有序、顺畅地按计划进行。
1.组织会议进程
会议中，主持人应根据事前议定的会议议程，控制好会议的节奏和时间，并根据会议的性质，即时调整会议的气氛。
2.保障设施设备
举办大型现场会议或视频会议时，组织者应随时观察各种设施设备的运行情况，会议中应由专人负责麦克风、调音台、投影仪、视频设备等硬件的调试，一旦发现问题必须及时汇报并解决，遇到突发事件时应当按照会前应急处理预案进行处理。
3.做好会议记录
无论何种规模的会议，都应安排专人进行会议的记录、摄影、摄像、录音等工作，全程记录留档保存。会期较长的重要会议，还要及时编写会议简报，报道会议的动态情况。
三、会后组织(www.xing528.com)
会后组织是指在会议结束后，要组织好离会服务工作，以保证会议的善始善终，避免出现虎头蛇尾的现象。
1.组织好参会人员的送别工作
会议结束后，会场内需要组织和引导各级参会者有序退场；会场外，要组织好车辆的安全离场工作，规范引导各类车辆按顺序离开，避免离场时出现拥挤现象。会后返程组织工作会给参会人员留下长时间的深刻印象，绝不能掉以轻心。
对于外地的参会嘉宾，应及时联系并按照会前安排的返程计划，协助嘉宾做好酒店的退房及送站的工作。
2.组织会场清理工作
会议结束后，要及时拆卸、撤走、清扫会场内外的临时性布置，归还借用、租用的设备、会议用品、用具等，恢复场地原貌并保持整洁；会议中涉及的文件、资料、会议记录等都需及时进行回收整理，并妥善、安全地保管好。
3.组织会议财务结算工作
会议结束后，需要及时结算会议组织过程中产生的各项费用，如场地租赁费、设备租赁费、住宿费、餐饮费和劳务费等；并与参会人员做到账款两清、准确无误。要妥善保管相关合同、账目收据，防止混乱丢失。
四、会后跟踪
1.会议文件的收集归档
职场中的会议常常会形成大量的文件及资料，会后一定要及时整理，按要求归档。其中，机密文件要做到一份不少地全部回收，有价值的文件要汇编成册、立卷存档，需要参会人员互相借阅学习的相关文件则必须进行签名登记，多余无用的文件按有关规定进行销毁。
2.撰写会议纪要
会议结束后，要及时进行会议记录、会议文件及相关材料的整理工作，并通过对会议精神的准确把握，归纳并概括会议的内容和成果，做好会议纪要工作。
3.持续跟踪会议决策的落实情况
一场重要的会议之后，组织者对于会议决策的传达要做到准确、及时、到位。组织者要按照会议纪要中需要落实与改进的事项，进行项目跟进和督导检查，并向上级领导汇报相关进展。
高质量的会议离不开科学的会议策划方案、高效的会议组织过程，以及执行力强的会务人员。做好会议的会前组织、会中组织、会后组织，并对会议决策落实情况进行持续跟踪和督促，能够让我们的职场会议更有质量、更有实效、更有价值、更有意义。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
